instrukciya (Пример должностной инструкции секретаря-референта)

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
   принимается и увольняется директором.

2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное
   и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

• Уставом предприятия;

• Положением о функциональных службах предприятия;

• приказами (указаниями) руководства предприятия;

• нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
   специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но
   при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

2. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

• организации работы с документами, составления документации;

• организации управленческого труда;

• применения средств вычислительной и организационной техники;

• перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
  партнера;

• культуры труда и служебной этики;

• охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

• оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства
   в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут­
   ствия инспектора по персоналу).

7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

8. Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен;

1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан­
   сово-хозяйственную деятельность предприятия.

2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
   информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования
   и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
   принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
   выполнение.

5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их
   до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо­
   ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком­
   мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку­
   щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

7. Вести прием посетителей.

8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель­
   ности предприятия:

• оформление приказов по личному составу;

• оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
  — оформление трудовых книжек;

• оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

• оформление командировочных документов;

• оформление листов нетрудоспособности;

• ведение табеля учета рабочего времени;

• выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

1. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

2. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
   уничтожение. •

3. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-
   хозяйственной деятельности предприятия.

4. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
   объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
   и специалистам предприятия.

3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на­
   рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),
   международных правил оформления документов (ISO).

4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
   компетенции.

5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
   ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм
   и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
   служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятель­
   ности предприятия.

1. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".

2. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во­
   просам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой
   информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

1. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон­
   фиденциально" или "КТ".

1. Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подпись О.С. Васильева

28.02.96