~1 (Организация управления предприятием), страница 2

Именно высшее руководство предприятия легко поддается искушению думать, что судьба предприятия, рабочих и их семей зависит от решений руководства. На деле все обстоит совсем иначе: существование руководства зависит от работы сотрудников и от рынка. Умелая организация рабочего времени и хороший выбор ближайших сотрудников нередко являются одним из решающих элементов успешной или неуспешной деятельности высшего руководства.

Менеджер, и, прежде всего высший менеджер, должен быть не только исключительно образованным человеком, но и крепким по характеру человеком. Он должен быть активным бойцом и не бояться любых столкновений с акционерами, со своими сотрудниками, а при необходимости даже со своими коллегами.

Даже с чисто технической и коммерческой точек зрения управление предприятием в наши дни является столь сложным делом, что эту функцию почти никогда не может выполнять только один человек.

На многих западных предприятиях уже не существует генерального директора или председателя высшего звена руководства, а есть группа равноправных руководителей высшего звена управления. Задачи и функции каждого члена такой рабочей группы должны быть четко обозначены. Никому не предоставляется права вмешиваться в сферу деятель своих коллег, и в то же время все они вместе не должны опровергать мнения своих коллег. Наконец, многое в деятельности группы менеджеров зависит от сложившихся в ней чисто человеческих отношений.

На современных предприятиях большое внимание уделяется вопросам создания оптимальной организационной структуры. Создавая ее, необходимо иметь в виду, что она должна:

• обеспечивать достижение предприятием оптимальной рентабельности. Поэтому организационную структуру следует создавать по возможности простой, четкой и легко обозримой;

• охватывать по возможности минимальное количество промежуточных звеньев. Иными словами, командную и информационную системы необходимо создавать не столь громоздкими;

• обеспечивать условия подготовки менеджеров на перспективу.

Как раз это последнее обстоятельство часто упускают из виду даже на крупных, хорошо организованных западных предприятиях, поскольку, опираясь на личный опыт, менеджеры крайне редко допускают присутствие сильных потенциальных конкурентов. Но наличие сильных, хорошо подготовленных потенциальных менеджеров играет большую роль в деле обеспечения успешного функционирования предприятия в перспективе.

Только хорошо заинтересованные рабочие и служащие в состоянии внести существенный вклад в достижение предприятием высоких результатов, и лишь довольные всем служащие могут с высокой ответственностью относиться к работе своего предприятия. Положительные или отрицательные отношения между руководством, рабочими и служащими довольно скоро сказываются в положительном или отрицательном смысле на положении предприятия на рынке.

1. Особенности труда менеджера и выполняемые им функции.

Менеджеры - категория трудящихся, которой присущи свои особенности функционального содержания труда, с точки зрения влияния на результаты производственно-хозяйственной деятельности коллектива.

Функции управления - это особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект. Функции управления отражают содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы.

Все функции управления подразделяются на:

• основные - обязательные для любой системы управления, являются основополагающими всего процесса управления;

• специфические - отражают особенности конкретной управленческой деятельности работника, имеют отраслевую направленность (например, торговля).

К основным функциям менеджмента следует отнести планирование, организацию, мотивацию и контроль. Все функции менеджмента находятся в определенной взаимосвязи и взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности, окончание процесса действия одной функции является основой для реализации другой. Этот процессный подход лег в основу теоретических положений концепции организации управленческого труда.

Рассмотрим содержание основных функций менеджмента.

1. Функция планирования.

Эта функция решает вопросы, какими быть целям организации, что нужно предпринимать для достижения поставленных целей. Планирование как функция включает:

• прогнозирование;

• определение целей;

• разработку стратегии;

• разработку программ.

1. Функция организации.

Обеспечивает создание организационной структуры, т.к. в любой организации множество элементов требующих структурирования. Выполнение этой функции требует разработки, регламентации нормативных актов, воздействие на процессы производства и на организацию труда работников. Эта функция включает в себя:

• разработку организационных структур;

• делегирование полномочий;

• определение взаимоотношений в работе.

1. Функция мотивации.

Функция организует выполнение работы в соответствии с требованиями, планом, обязанностями и делегируемыми полномочиями. Необходимо, чтобы человек за свой труд получал вознаграждение, которое способствовало бы удовлетворению его личных интересов, потребностей. Она включает в себя:

• подбор и расстановку кадров;

• обучение персонала;

• координация.

1. Функция контроля.

Это процесс проверки выполнения деятельности, а также сравнения с намеченными целями и направлениями развития. Составляющие элементы этой функции управления:

• корректировка результатов;

• измерение результатов;

• разработка стандартов.

В процессе деятельности менеджмента содержание функций управления меняется в зависимости от выполняемой работы, меняется, и объем функций. Единственное, что остается неизменным - это целевое назначение.

По сравнению с другими видами труда труд менеджера имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах. Специфика решаемых задач предопределяет преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда, в котором постановка целей, разработка способов и приемов их достижения, а также организация совместной деятельности составляют главный смысл и содержание труда людей, относимых к управленческому персоналу. У них особый предмет труда - информация, преобразуя которую руководитель принимает решение, необходимое для изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда работников управления - менеджеров - выступают, прежде всего, средства работы с информацией, а результат труда менеджеров оценивается по достижению поставленных целей.

Менеджмент, как особый вид трудовой деятельности, требует соответствующей организации труда работников, выпол­няющих функции управления на различных уровнях.

1. Элементы эффективной организации труда менеджера.

Под организацией управленческого труда принято понимать порядок, правила служебного поведения в аппарате управления, нацеленные на выполнение текущих и перспективных плановых заданий должностными лицами, специалистами и техническим персоналом в соответствии с действующими должностными инструкциями и положениями о структурных подразделениях.

Это определение вытекает из значения слова «организация» (в переводе с латинского - упорядочение чего-либо в сфере практической деятельности).

Содержание труда руководителя основывается на управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия и коллективом. В процессе осуществления управленческой деятельности, руководителю приходится систематически участвовать в решении задач, которые выполняют его подчиненные, постоянно общаться с людьми, получать от них и передавать им управленческую информацию, решать задачи, вытекающие из его личных, служебных обязанностей как руководителя предприятия.

Содержание труда руководителя предприятия включает создание организационно-технических и социально-экономических условий для эффективного труда работников, занятых в технологическом процессе, планирование и организация личной работы, организацию работы с подчиненными и многое другое.

Определяя формы участия в решении задач производственно-хозяйственной деятельности, руководитель должен распределить свое рабочее время на решение текущих и перспективных задач, рационально разделить функции между работниками аппарата, делегировать им обязанности и полномочия и определить формы своего участия в выполнении функций аппарата управления. От правильного распределения времени на решение текущих и перспективных задач зависит степень реаль­ного воздействия руководителя на производственный процесс и эффективность его труда.

Элементы эффективной организации труда менеджера включают:

1. Планирование и распределение рабочего времени.

2. Размещение и оснащение рабочего места. Создание комфортных условий труда и отдыха.

3. Рациональное использование технических средств.

4. Применение научно-технической, экономической, оперативно-производственной информации и коммуникации.

1. Планирование и распределение рабочего времени.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование времени. «Чем лучше мы распределяем свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах».

Чтобы составить план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделить их на долго", средне- и краткосрочные задачи. Установить их приоритет­ность и действовать в соответствии с ним.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей дает чувство уверенности и представления о наиболее целесообразной очередности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

• долгосрочные цели 3-5 лет;

• среднесрочные цели 1-3 года;

• текущие цели 1 неделя-3 месяца.

Схема планирования времени, (рис. №1) представлена, как закрытая система, в которой, отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние, в конце концов, воплощаются в планы дня.

Планируя работу на день, менеджеру необходимо определить:

1. Кому и какие поручения дать (с указанием срока исполнения).

2. Список лиц, с которыми необходимо переговорить.

3. Где побывать, что обсудить или проконтролировать (например, выполнение срочных и ответственных заданий).

4. Время для бесед с членами своего коллектива, для участия в собраниях, заседаниях.

Приспособление		План Жизни
Приспособление		Планы на несколько лет вперед
Годовой Итог		Годовой План
Подразделяется на
Квартальные итоги	Месячные итоги	Недельные итоги	Дневные итоги
Квартальные планы	Месячные планы	Недельные планы	Дневные планы

Рис. 1 Система планирования времени.

Оперативные гибкие планы можно использовать и для учета затрат времени, и для регистрации их выполнения. Целесообразно отводить время для подготовки к следующему дню (запись и анализ событий дня, подведение итогов, объема контроля, планирование на следующий день). Утром уточнять вопросы, намеченные с вечера и доводить их до членов коллектива. Рекомендуется использовать форму плана, в которой фиксируются плановые задания и фактическое их выполнение, а также изменения в ходе выполнения.

В качестве инструмента планирования и управления своим временем в повседневной практике следует применять наиболее эффективное средство - дневник времени. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря рациональному подразделению, должна быть удобной своей наглядностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, картотекой идей и инструментом контроля.

Планируя личную работу, руководитель обеспечивает нормальный ритм работы аппарата управления, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации.

Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость установленных приоритетов, сроков, резервов времени, повышения эффективности. Делегирования дел и уменьшения стресса.