97875 (Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области), страница 5

с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.

В регистрационно-контрольной карточке указываются :

• фамилия, имя, отчество заявителя ;

• первичное или повторное обращение ;

• вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;

• регистрационный номер и дата получения обращения ;

• адрес заявителя ;

• краткое содержание обращения ;

• поручение губернатора или его заместителей ;

• ответственный исполнитель ;

• сроки исполнения ;

• отметка о снятии с контроля.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.

Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.

Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.

Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.

В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.

За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.

Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению¹ :

• решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ;

• решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ;

• решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон.

Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан.

К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах работы с обращениями граждан относятся :

• аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой повторное обращение ;

• ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает ему частично ;

Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов

3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области

Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации (регистрационные карточки и учетные карточки).

Другим важным направлением повышения эффективности контроля исполнения документов является контроль и оценка результатов труда работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов, в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных выплат.

...............Подготовка специалистов является весьма актуальной задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля исполнения в системе документооборота.

Заключение

Список использованной литературы

П Р И Л О Ж Е Н И Я

1 - Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145.

2 - Общая теория управления. М., 1994. С. 201.

1 - Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48.

2 - Мескон М., Альберт М. и Хеддоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. С. 225.

3 - Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994. С.400.

4 - Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления: В5 кн. М., 1992. Кн.4. С.14.

1 - Веснин Р.В. Основы менеджмента. М., 1997. С.115.

1 - Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.С. 251.

1 - Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. С. 16.

1 - Управление персоналом :Энциклопедический словарь. / Под ред. А. Я. Кибанова. М., 1998. С. 267.

1 - Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. С. 221.

2 - Государственная система документационного обеспечения: основные положения. М., 1996. С. 40.

1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997. С. 284.

1 - Основы делопроизводства в государственном аппарате. / Под ред. Р. Х. Богатеева. Казань. 1989. С. 94.

1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н / Д., 1997. С. 280.

1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997. С. 208.

1 - Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения

поручений Президента РФ» от 6 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. Ст. 5241.

2 - Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от 14 апреля 1998 г. № 456-р.

1 - Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной работы по исполнению

постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998. № 496.

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 20

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 17.

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 14

1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 20.

1 - Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.

Вологда. 1998.

1 - Миронов М. Письма во власть. // Российская газета, 1995, 23 мая.

1 - Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.