97875 (Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области), страница 3
Описание файла
Документ из архива "Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "менеджмент" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "менеджмент" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "97875"
Текст 3 страницы из документа "97875"
ускорению исполнения документов, повышению исполнительской
дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
2.2.1. Контроль за исполнением поручений по официальным документам
Приоритетным направлением является осуществление постоянного и эффективного контроля за исполнением поручений губернатора по документам
высших органов государственной власти (правительственным документам).
Схема организации контроля за исполнением поручений губернатора по
официальным документам представлена на рис. 2.1. Рассмотрим ее более подробно.
| Губернатор области
| |||||||||
| Управление делами | |||||||||
| Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля)
| Первые заместители губернатора области
| ||||||||
| рассмотрению. 2. Постановка на контроль, доведение до исполнителей, | |||||||||
| контроль за сроками исполнения, сбор материала о реализации поручения. 3. Подготовка ежемесячных списков. 4. Закрытие «В дело». | Начальники структурных подразделений
| ||||||||
| Ответственные работники структурных подразделений (исполнители)
| |||||||||
- прохождение документов на исполнение
- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.1. Схема контроля за исполнением поручений губернатора по официальным документам
Поступающие в администрацию области официальные документы органов государственной власти Российской Федерации (в дальнейшем - правительственные документы) регистрируются в секторе контроля. При регистрации проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа с присвоением ему порядкового номера по электронной картотеке и заполняется регистрационно-контрольная электронная карточка в базе данных ПЭВМ и учетная карточка, прилагаемая к документу. Образцы регистрационно-контрольной и учетной карточек представлены в приложениях 1, 2. На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
-
орган, издавший документ ;
-
вид документа (указ, постановление, распоряжение) ;
-
номер и дата издания документа ;
-
содержание документа ;
-
поручение губернатора области с указанием даты и подписи ;
-
фамилия исполнителя, которому передан документ для исполнения или ознакомление.
На обратной стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа :
-
дата и номер отправляемого документа ;
-
дата снятия правительственного документа с контроля.
Начальник сектора контроля оформляет зарегистрированные документы к рассмотрению, то есть готовит проекты поручений и передает их для доклада губернатору, а в его отсутствие - заместителю, на которого возложены соответствующие обязанности. Рассмотренные губернатором документы, возвращаются в сектор контроля, где вносятся в электронную регистрационно-контрольную карточку документа поручения губернатора и сроки исполнения его. Документы, резолюция на которых содержит контрольное поручение, ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях, когда поручение содержит указание по подготовке проектов постановлений губернатора, предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и справок о состоянии обсуждаемого вопроса в области, информаций в вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1
Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора по правительственным документам возлагается на заместителей губернатора, управляющего делами, начальников департаментов, управлений и отделов. Если в резолюции губернатора поручение по правительственному документу дается сразу нескольким заместителям, то исполнение документа координирует заместитель, указанный в поручении первым или тот, кому поручен созыв или сбор.
Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет документ с учетной и регистрационно-контрольной карточками в приемную заместителя губернатора, в компетенции которого находятся решение вопросов, поставленных в правительственном документе. Заместитель губернатора рассматривает документ и определяет исполнителей, которые будут обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о результатах исполнения поручений. Контроль за сроками
исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Срок реализации поручений, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Если в самом правительственном документе определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом этой даты или мероприятия.
Помощник заместителя губернатора вносит необходимые указания в
регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение, содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а затем передает документ исполнителю.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения документа.
В случае, если срок исполнения правительственного документа был определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1
Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку.
Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного
документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,
если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.
Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие
непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.
Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением
поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :
2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора
В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.
Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и
форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
| Сектор документирования отдела документационного обеспечения управления делами | Первые заместители губернатора области
| ||||||||
| Сектор по работе с официальными документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) | Начальники структурных подразделений 1. Организация исполнения поручений. | ||||||||
| 1. Постановка на контроль, доведение до исполнителей. 2. Контроль за сроками исполнения. 3. Сбор материала об исполнении. | |||||||||
| Ответственные работники структурных подразделений (исполнители)
| |||||||||
| Контрольное управления департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления
| |||||||||
- прохождение документов на исполнение.
- прохождение документов после исполнения.
Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.
На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
-
вид документа (постановление губернатора) ;
-
орган, издавший документ ;
-
номер документа ;
-
дата издания документа и его регистрационный номер ;
-
краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;
-
ответственный исполнитель ;
-
номер пункта контролируемого документа ;
-
краткое содержание задания этого пункта ;
-
срок исполнения ;
-
отметка о снятии с контроля.
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.
