97875 (Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области), страница 2

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов ¹ :

• распорядительные документы высших органов государственной власти : Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ;

• распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области) ;

• распорядительные документы органа государственного управления (постановления губернатора области).

Кроме этих документов, на контроль также ставятся :

• протоколы совещаний при руководителе органа управления ;

• поручения руководителя ;

• входящая корреспонденция ;

• письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов¹ :

• постановку документов на контроль ;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения ;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ;

• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов ;

• снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных

подразделений.

1. Принципы организации и контроля исполнения документов

От систематичности и целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного управления. Контроль исполнения распорядительных документов базируется на общих и организационно-технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и контроль исполнения распорядительных документов органов государственного и муниципального управления. В них абстрагированы объективные условия развития государственного и муниципального управления, а также его закономерности.

К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся ¹ :

• массовость контроля ;

• повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни, которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы управления и их подразделения ;

• всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их требований ;

• реальность контроля, предусматривающую требования осуществления действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах, а не домыслах или предположениях ;

• объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов исполнения распорядительных документов органов управления, исключения трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ;

• результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов органов управления, выраженного в определенных количественных и качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач контролируемого распорядительного документа ;

• гласность контроля, формирующую требования широкого информирования населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти недостатки были допущены.

Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону контроля исполнения ¹ , а именно :

• системность организации и контроля исполнения ;

• личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем органа управления ;

• централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное подразделение или работника, с подчинением руководителю органа государственного управления ;

• единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации ;

• единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который готовил документ ;

• соответствие содержания распорядительного документа необходимым

условиям контроля его исполнения.

Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :

Глава II . Контроль документооборота, как форма контроля исполнения

2.1. Формы и методы контроля исполнения

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести :

• контрольные журналы ;

• регистрационно-контрольные карточки (картотека) ;

• письменные отчеты ;

• проверки ;

• обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых губернатором или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у руководителей структурных подразделений.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

В качестве методов организационной работы по исполнению поручений используются методы текущего, предварительного и последующего контроля. В соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. № 1536 «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» в аппарате администрации области при организации исполнения поручений губернатора по правительственным

документам используется также метод упреждающего контроля.

К мерам упреждающего контроля можно отнести ¹ :

• рассмотрение хода реализации поручений губернатора на коллегиях, совещаниях, семинарах, оперативных совещаниях, проводимых руководителями структурных подразделений ;

• направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах ;

• осуществление контрольных проверок исполнения поручений ;

• проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к ответственности виновных лиц и другие.

Для усиления контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора в аппарате администрации области была создана комиссия, утвержденная постановлением губернатора от 14.04.98 г. № 456-р. К сожалению, заседание комиссии проводилось всего один раз. На комиссии были заслушаны сообщения руководителей департаментов, комитетов и управлений, а также рассматривались их предложения о дальнейшей работе с распорядительными документами губернатора. С учетом возможностей и целесообразности исполнения распорядительных документов губернатора комиссией было предложено² :

• снять с контроля постановления и распоряжения ;

• изменить контрольный срок с принятием дополнительных мер по

исполнению постановлений и распоряжений губернатора ;

• отменить постановления и распоряжения губернатора, как нереализованные в связи с отсутствием финансирования.

Так, за 1998 год данной комиссией было снято с контроля 75 документов,

115 - изменен контрольный срок, 4 - отменено в связи с отсутствием финансирования¹

В работе с обращениями граждан, особенно контрольной ее части широко используются областные средства массовой информации. В местных газетах регулярно публикуются ответы на вопросы граждан по социально значимым проблемам, затрагивающим интересы больших групп населения. Также активно используются возможности областного телевидения и радио, на которых регулярно организуются «Губернаторские часы» и выступления руководителей структурных подразделений администрации области. Проверки жалоб и заявлений, поступающих от граждан, рассматриваются в некоторых случаях с выездом на место, что является особенно эффективным методо

2.2. Организация контроля исполнения документов

В аппарате администрации области сложилась определенная система контроля, в которую помимо работников, отвечающих за эту работу по должности, вовлекаются и сотрудники департаментов, комитетов, управлений, на которых руководителями данных подразделений возложен контроль за прохождением и исполнением распорядительных документов.

В настоящее время фактический контроль и проверку исполнения правительственных документов в аппарате администрации области осуществляет сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля), писем и заявлений граждан - отдел писем и приема граждан, входящей корреспонденции - сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия), постановлений и распоряжений губернатора области - сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля) и контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление). В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляют специалисты приемных и помощники руководителей, которые отвечают за работу с документами.

Функции сектора по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем :

• ведение автоматизированного учета контрольных документов, своевременное направление регистрационно-контрольных карточек руководителям структурных подразделений администрации области, которым поручается контроль ;

• контроль за сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ;

• ежемесячное информирование руководителей администрации области о

состоянии выполнения документов ;

• осуществление упреждающего контроля за исполнением документов, ежемесячное письменное информирование помощников руководителей подразделений администрации области о документах и поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящем месяце, а также о документах, сроки исполнения которых истекли.

Контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления обеспечивает :

• организацию проверок исполнения нормативно-распорядительных актов губернатора, а также состояние контрольной деятельности в департаментах, комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ;

• подготовку докладов о состоянии выполнения постановлений и распоряжений губернатора ;

• внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении, или неисполнении документов губернатора, к дисциплинарной ответственности.

Функции отдела писем и приема граждан, а также сектора документооборота отдела документационного обеспечения управления делами определены в Положениях об отделах.

В целях повышения четкости и оперативности в работе аппарата администрации области, улучшения его контрольной деятельности постановлением губернатора области от 30.06.97 г. № 711 утвержден регламент, в котором указаны основные положения по организации и контролю исполнения документов, поступающих в администрацию.

В аппарате администрации введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система контроля исполнения документов. Техническим средством контроля за исполнением документов является электронная регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ и ее бумажный дубликат. Организация контроля исполнения документов в администрации области предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до завершения исполнения ¹ :

• отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;

• обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия ;

• позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.

Ежемесячно анализируется состояние контроля за исполнением поставленных на контроль документов за истекший период и в виде обобщенной информации направляются материалы губернатору. Форма обобщенной информации представлена в приложении 9.

В сводках, представляемых руководству, указываются :

• общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя ;

• количество документов, поставленных на контроль за истекший месяц ;

• количество исполненных документов ;

• количество документов, не выполненных или выполненных позднее

установленных сроков ;

• причины задержек исполнения документов.

В структурные подразделения направляются :

• перечень документов, находящихся на исполнении (приложение 10) ;

• перечень документов, исполненных за месяц (приложение 11) ;

• перечень документов, сроки исполнения которых истекли (приложение12)

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по