97875 (Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области)
Описание файла
Документ из архива "Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "менеджмент" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "менеджмент" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "97875"
Текст из документа "97875"
33
Оглавление
Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 3 | |||
I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . . | 5 | |||
| 5 | |||
1.2. Контроль исполнения документов как разновидность функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
II. Контроль документооборота, как форма своевременности исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . . | ||||
2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . | ||||
официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
| ||||
| ||||
обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
документов в аппарате администрации области . . . . . . . . | ||||
Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | ||||
Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |
Введение
Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования в годы смут, войн и революционных потрясений.
Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль. Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.
Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства. Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность.
Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.
При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления.
Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота.
Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля.
В задачи работы входит следующее :
-
Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.
-
Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.
-
Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.
При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.
Глава I. Контроль, как функция управления
1.1. Сущность и содержание функции контроля
Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей.
Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация» 1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.
Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 .
Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации» 1 .
В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3
Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя.
В системе управления контроль решает несколько задач :
-
во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.
-
во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения.
-
в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.
Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -
решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:
-
быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней ;
-
иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти и поддерживать их ;
-
соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию ;
-
быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ;
-
быть простым и экономичным.1
Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :
-
Установление норм (стандартов).
-
Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление
фактических результатов с ожидаемыми).
-
Коррекция отклонения от норм и планов.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых
результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения :
-
ничего не предпринимать ;
-
устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ;
-
пересмотреть стандарты, если это необходимо.1
В реальной действительности выделяются три основных вида управленческого контроля :
-
предварительный ;
-
текущий контроль ;
-
заключительный контроль.
По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем существования.
Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и финансовых ресурсов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной
на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.
Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком
поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции :
-
Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
-
Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.1
-
Контроль исполнения документов, как разновидность
функции контроля
Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти и государственного управления.
Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1
Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов :
-
контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме
контрольных документов, специального контрольного подразделения.;
-
контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник,
специальная контрольная служба или технический работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
-
контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1
Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как 2 :
-
предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней ;
-
заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления ;
-
запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней ;
-
Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой
«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -
- в 10-дневный срок ;
-
письма предприятий и учреждений - 30 дней ;
-
приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.
Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей. Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.
Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.