97795 (Зміст і еволюція поняття мотивації), страница 4
Описание файла
Документ из архива "Зміст і еволюція поняття мотивації", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "менеджмент" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "менеджмент" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "97795"
Текст 4 страницы из документа "97795"
Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії. Тут обмежимось зауваженням, що одночасно з критерієм слід розробляти, як правило, декілька показників, які в сукупності певною мірою відображають ситуацію про стан досліджуваного об'єкта, які існують недоробки і що слід зробити, щоб їх усунути.
Рис. Здійснення кроків у процесі контролю
На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.
Для контролю чимало підприємств використовують ручну або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.
Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечт високу оперативність і надійність в роботі апарату управлінню Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогами єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.
В підприємствах і об'єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівники підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містятьсяі в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші, документи за вказівкою керівника підприємства.
На документах, що підлягають контролю, проставляється знак "К" або штамп "Контроль" і на кожен з них виписується картка. Ці картки поміщаються у контрольну картотеку, де окремо зберігаються картки на невиконані і виконай" документи.
Відповідальність за правильне ведення контрольне картотеки найчастіше покладається на секретаря під приємства. На титульній стороні контрольної карти вказується кореспондент, дата і номер документа, йогі короткий зміст і резолюція керівника. Зворотна стороні картки містить дату передачі документа для виконання прізвище виконавця та кому доручається робити відмітку про виконання і зняття з контролю.
При вчасному виконанні рішень контрольну картю погашають, а якщо рішення не виконано у визначений строк то контролюючий погоджує з керівником і виконавцем новиі строк, зазначаючи його на зворотному боці контрольне картки. Результати повторного контролю виконання рішенв також зазначають у картці.
Контрольні картки можна використати також для здійснення контролю усних вказівок і розпоряджень керівника. З цією метою в картках фіксується зміст найбільш важливих доручень й розпоряджень керівника, вказують виконавця і строки виконання.
На окремих промислових підприємствах і в об'єднаннях впроваджено і успішно функціонує універсальна автоматизована система контролю за виконанням і оцінкою якості роботи службовців (УАСКВ) на базі ЕОМ. Універсальна автоматизована система контролю виконання рішень (УАСКВ), що почала впроваджуватись у колишньому СРСР у 80-х роках, являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, і що визначають порядок видачі завдань підрозділам і працівникам підприємства, перевірки строків виконання і кількісної оцінки якості виконання цих завдань, автоматизованої переробки інформації, пов'язаної з контролем виконання і кількісної оцінки якості роботи колективів і окремих працівників, з їх моральним і матеріальним стимулюванням.
Технічною базою УАСКВ є центральний пункт системи (ЦПС), оснащений засобами прийому і передачі інформації, а також інформаційно-обчислювальний центр (ІВЦ) — у тій частині, яка обслуговує цю систему.
Функціонування УАСКВ здійснюється за такою схемою. Всі завдання, що підлягають контролю, передаються на Центральний пункт системи і після кодування пересилаються в Інформаційно-обчислювальний центр для введення в ЕОМ. Регулярно, до початку чергового місяця ЕОМ видає перелік завдань, які слід буде виконувати працівникам кожного підрозділу, а за 3 — 5 днів до закінчення строку виконання завдань ЕОМ видає нагадування. Виконавець повинен повідомити про виконану роботу свого керівника (куратора) і одночасно інформує про це ЦПС. При відсутності повідомлення про виконання завдання ЕОМ починає відліковувати дні запізнення, починаючи з дня, наступного після завершенім встановленого строку виконання. На підставі інформації про строки виконання завдань і оцінки їх якості ЕОМ щоденно розраховує показники кількісної роботи виконавців. Використання сучасних комп'ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень із строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.
Нині менеджери підприємств на контроль витрачають 35-40% робочого часу. До того ж здійснюється ця функція часто малоефективно спостерігається дублювання і безсистемність — одні ділянки роботи контролюються зайво часто, іншії залишаються поза увагою керівників та спеціалістів; длйі контролю не досить використовується документована інформація та ін.
3.1. Здійснення ефективного контролю
Подібно до того як прийоми лікування стають все більш дієвими при- удосконаленні діагностики хворого, менеджері виконує свої функції тим успішніше, чим глибше він проникає у суть явищ і процесів, більш вміло використовує сучасні методи і прийоми контролю, а потім приймає і реалізує обгрунтовані рішення.
Ефективному контролю притаманні такі характеристики:
— стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;
— орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);
— систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати ні процеси, що відбуваються;
— своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;
— простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;
— об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;
— пристосування до міжнародних стандартів;
— вміле використання категорій формальної логік мислення, судження, умовисновки, поняття, визначені силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез і т. п.
Ефективність контролю підвищується, якщо працівники які його здійснюють, правомочні виконувати також координаційні функції.
Крім того, контроль повинен бути доцільним. Якщо контролювати кожний крок підлеглих і накладати стягнення за найменше упущення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Поєднання контролю з іншими функціями менедж менту дасть змогу зменшити обсяг контрольних операцій чисельність працівників, що їх виконують. Зокрема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці і виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства. У багатьох корпораціях Японії завдяки використанню ефективних способів організації, стимулювання праці і виховання працівників чисельність персоналу технічного контролю втричі менша порівняно з американськими корпораціями.
Нерідко система контролю зорієнтована не на оцінку кінцевого результату, а пріоритет віддається проміжним стадіям виробничого процесу. Крім того, часто контроль спрямовується головним чином на оцінку операцій, що здійснені або здійснюються і не досить контролюється якість розроблюваних планів та оперативних рішень. На практиці нерідко основна увага надається не розробці і всебічному обгрунтуванню рішень і систем підвищення зацікавленості в їх реалізації, а зусилля направляються переважно на посилення контролю за процесом виконання рішень.
Мабуть, доцільно ширше розглядати службову функцію контролю. Полягати вона повинна не тільки у вивченні процесу виконання рішень, але й активній участі у функціонуючому механізмі коректування рішень, раціоналізації всієї розпорядчої діяльності апарату управління.
Слід практикувати здійснення контролю за якістю прийнятих рішень. Дані такого контролю слід було б використовувати при оцінці індивідуальної діяльності менеджерів і вирішенні питань про їх службове просування.
Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації контролю виконання рішень важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спостереженням і дистанційним контролем. На практиці упродовж багатьох років очевидна перевага надавалась спостереженню з метою одержання інформації про стан та хід проведення виробничих та інших процесів безпосередньо на місцях їх здійснення.
Така практика призводила до зайвих втрат не тільки робочого часу менеджера, але й коштів на автотранспорт. Це стає зрозумілим, якщо врахувати, що, наприклад, в сільськогосподарських підприємствах Летичівського району Хмельницької області в середньому за п'ять "передбудовних" років місячний пробіг службового автомобіля становив 27.58 км, а в господарствах Черкаського району Черкаської області — 3150 км.
Тепер ситуація змінюється на краще. З одного боку, енергетична криза змушує більш обачливо підходити до використаня службових автомобілів, а з другого — чимало керівників переконались, що в багатьох випадках потрібну інформацію можна одержувати, скориставшись каналами диспетчерського зв'язку.
Диспетчерська служба господарства повинна проводити безпосередню перевірку і регулювання процесу виконання, облік і аналіз результатів виконання письмових і усних розпоряджень і вказівок в установлені строки та інформувати} про це службових осіб.
Ефективність контролю може зростати за рахунок добре, налагодженого оперативного планування. Мається на увазі своєчасна і якісна розробка календарних планів (графіків) виходу і реалізації продукції, сітьового графіка проведення польових, будівельних та інших робіт, графік статистичної звітності, графік передачі інформації на центральний диспетчерський пункт і т. п.
При здійсненні контролю за основними змінними (час, об'єм, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись інших вимог науки і передової практики: контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не практикуватись тотальний контроль, який породжує недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників; ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролю" ються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень; не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості; не використовувати критичну інформацію як козирну карту, про недоліки в роботі краще говорити на робочому місці; за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.
Навпаки, (завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою працюючих.
ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА
-
Афонин А. Основьі мотивации труда: организационно-зконо-мические аспекти.— К.: АЗУУП, 1994, с. 44—91.
-
Гелбрейт Дж. Индустриальное общество.— М.: Прогресе, 1969, с. 178.
-
Коллектив й воспитание личности.— М.: Педагогика, 1972, с. 217
-
Неру Дж. Взгляд на всемирную историю.— М.: Прогресе, 1969, с. 318.
-
Тейлор Ф.У. Принципи наукового менеджменту. М.: Контролінг, 1991, с. 49-57.