63596 (Анализ преимуществ и недостатков электронных коммуникаций)

РЕФЕРАТ

"Анализ преимуществ и недостатков электронных коммуникаций"

Содержание

Введение

Глава 1. Роль электронных коммуникаций в компаниях

1.1 Электронные коммуникации внутри компании

1.2 Преимущества и недостатки электронных коммуникаций

Глава 2. Ситуации для анализа

2.1 Комментарий №1

2.2 Комментарий №2

2.3 Комментарий №3

Заключение

Список литературы

Введение

Новые, базирующиеся на электронных средствах коммуникации организации являются принадлежностью постиндустриального общества. Если образ традиционных бюрократических организаций - дерево с расходящейся от высшего управляющего органа системой контроля и информационных потоков, то современные организации можно рассматривать скорее как разветвленные системы, комплексные сущности, в которых управление и деятельность осуществляются по-разному в разных центрах.

Применение высокоскоростных каналов связи, а также увеличение количества пользователей сети Internet позволило перевести процесс общения людей через сеть Internet на новый уровень взаимодействия - общение с собеседниками в реальном времени.

Образование электронных коммуникаций не только стирает грани расстояний, экономит время, но так, же и способствует увеличению большего обмена информацией между сотрудниками компаний, филиалами, представительствами и партнерами за рубежом.

Глава 1. Роль электронных коммуникаций в компаниях

Самое большое изменение в коммуникациях происходит благодаря новым электронным СМИ: электронная почта, системы, соединяющие людей внутри организации, Web-сайты, - все это открывает новые сферы деятельности для установления связей с общественностью и внутри компании.¹

Создавая систему внутренних коммуникаций в компании, необходимо использовать средства, наиболее подходящие для решения данной проблемы. Например, для внутренних коммуникаций с простыми рабочими на производстве проще создать локальную радиосеть, дающую ряд преимуществ, таких как массовый охват аудитории и соответственная реакция. В случае если в компании большинство персонала работает за персональным компьютером, проще делать электронные рассылки.

Сейчас каждая компания старается создать корпоративный веб-сайт для осуществления двусторонней связи с внешним миром. Со временем появилась идея создать нечто подобное для осуществления связи с собственными сотрудниками.

Внутренний сайт компании необходим, в первую очередь, для быстрого информирования персонала и незамедлительной обратной связи. Вовремя полученная сотрудниками информация позволяет оперативно реагировать на быстроменяющиеся тенденции рынка, а также предотвращать слухи, искажающие реальность. Предупреждение опасных для репутации компании действий позволяет экономить значительные суммы при минимальных затратах.

Проблема связи между центральным офисом и филиалами делает проблематичным оперативное общение и связь между сотрудниками. То же самое можно сказать и о большой компании. "Основным мотивом, побудившим создать внутренний портал у нас в компании, является отдаленность наших офисов друг от друга, - рассказывает Марина Краснощек, руководитель отдела маркетинга и сбыта IT-компании "Арт-мастер". - Административный офис находится в одном здании, производственный департамент (программисты) рассредоточены в других офисах. С помощью внутрикорпоративного портала мы решаем вопрос оперативного информирования сотрудников, проводим конкурсы, публикуем новости, а также создаем сплоченную команду".

"Создание и поддержание постоянного информационного поля - основная задача внутреннего сайта, - говорит Татьяна Шабаева, PR менеджер компании WEGA Distribution. - Мы предлагаем сотрудникам новости компании, предназначенные как для прессы, так и для внутреннего пользования".

Денис Пилипенко, менеджер отдела рекламы и PR компании "Евроиндекс", замечает: "Такой сайт предназначен исключительно для внутреннего пользования. На нем размещается внутренняя информация, подписка на издания, презентации и проекты, рассчитанные на персонал компании, а также полезные ссылки. На сайт может обратиться любой сотрудник компании для получения необходимых данных по внутрикорпоративным проектам, не отвлекая от работы сотрудников других отделов".

1.1 Электронные коммуникации внутри компании

В основном, электронные коммуникации можно представить четырьмя разновидностями, в зависимости от их величины и сложности:

Внутрикорпоративная рассылка по электронной почте;

Электронная страничка для сотрудников компании на внешнем корпоративном сайте;

Внутрикорпоративный веб-сайт;

Внутренний портал компании.

Внутрикорпоративная рассылка по электронной почте, наверное, самый распространенный способ оповещения сотрудников о каких либо новостях или грядущих событиях в большинстве компаний. Такой практике способствует наличие практически на каждом компьютере программ Outlook или The bat.

Основным достоинством такого рода общения есть то, что многопользовательское сообщение позволяет доставить необходимую информацию каждому из сотрудников компании, не отвлекая их от рабочего процесса. При этом сохраняется интерактивное общение между отправителем и получателем информации.

Несмотря на удобство в пользовании и скорость передачи информации, такой метод общения не исключает ряда недостатков. Например, если очень часто присылать сотрудникам сообщения одинакового типа, то они будут удаляться непрочитанными как самый обыкновенный спам. Кроме того, существует риск излишнего увлечения работников компании перепиской.

Более продвинутым видом внутренних электронных коммуникаций является создание специализированного раздела на внешнем сайте компании. "В таком случае, - говорит Татьяна Шабаева, - туда можно поместить фотографии сотрудников и их контактную информацию с возможностью интерактивного общения. Также там можно оставлять информацию и оповещения для сотрудников компании".

Применение такого метода в сочетании с электронной рассылкой, безусловно, позволит повысить уровень коммуникаций внутри компании. Но для крупной компании в любом случае необходимо более соответствующее средство, которым является внутрикорпоративный веб-сайт.

"Внутренний сайт - это интерактивный ресурс, но в отличие от внешнего сайта, здесь пользовательской аудиторией являются только сотрудники компании. Внешние пользователи не имеют к нему доступа", - объясняет Денис Пилипенко. - В основном это сделано в целях безопасности, так как на сайте находится информация, которая зачастую является конфиденциальной".

Главное преимущество внутреннего сайта - возможность размещения больших массивов информации. Сюда можно поместить доску объявлений, форум, создать опрос сотрудников. С помощью такого ресурса при правильном его использовании можно эффективно управлять настроениями и мотивацией всего коллектива.

"В больших компаниях иногда бывает недостаточно одного внутреннего сайта, - замечает Марина Краснощек, - поэтому для внутренних коммуникаций используется внутренний портал компании. В его состав входят сайты отделов и департаментов, документация системы менеджмента качества, объявления, новости, форумы и прочее. Большим преимуществом внутреннего портала является то, что сотрудники непосредственно вовлечены в процесс общения. На форумах ведется оживленное общение по различным тематикам, каждый из сотрудников может вносить свои предложения и пожелания, влиять на работу компании. С помощью опросов мы получаем обратную связь и собираем идеи для развития компании. Таким образом, мы получаем великолепный инструмент для администрирования документации и управления процессами системы менеджмента качества, для управления компанией и настроениями внутри ее".

Преимущество такого портала в том, что с его помощью можно предоставлять интересную информацию для всего персонала компании. При правильной подаче информации данный ресурс позволяет сплотить коллектив, сделать его дружной командой. Но в маленьких компаниях внутренний портал абсолютно не нужен - здесь лучше использовать другие методы коммуникации, например, такие как собрания и непосредственное общение.

Электронные коммуникации пригодятся при осуществлении антикризисного PR внутри компании и для борьбы со слухами. Учуяв нездоровую атмосферу в коллективе, можно принять превентивные меры. Например, проводить периодический опрос сотрудников и на основании его результатов принять ряд решений по урегулированию ситуации. Опять же, решения по этим результатам можно опубликовать на внутреннем сайте, дабы сотрудники смогли увидеть, что компания оперативно реагирует на их замечания.

Электронные СМИ - это эффективное средство внутренних коммуникаций. Благодаря таким свойствам, как скорость и объем данных, а также возможность заинтересовать сотрудников, они, по всей видимости, вскоре станут самым распространенным инструментом внутреннего PR.²

Электронное общение все глубже проникает в офисные пространства по всему миру. С одной стороны, это дань моде, но с другой - психологический выверт. Для людей, склонных к интроверсии, электронная коммуникация дает возможность высказать то, что никогда не будет сказано при личном контакте. Интернет сделал коммуникационное пространство практически бесконечным. В то же время многие приверженцы электронной переписки как с клиентами и партнерами, так и с коллегами-соседями уповают на то, что электронная переписка позволяет сохранять конфиденциальность.

Почти каждая компания на сегодняшний день имеет как минимум часть электронных информационных коммуникаций сочетающих в себе:

Интранет для эффективной совместной работы служащих компании;

Интернет, обеспечивающий выход, к общедоступным серверам предоставляющий доступ к Интернет - услугам;

Контакт - центры, позволяющие интегрировать услуги для тех, кто не имеет постоянного доступа в Интернет;

Почтовую службу для рассылки материалов в письменной форме (документы, страховые полисы и т.п.).

А так же всевозможные электронные программные средства офисного общения между сотрудниками (корпоративный чат или форум)

Действительно, с развитием Интернета задача общения с сотрудниками и получения обратной связи стала куда легче.

Но почти нигде электронные коммуникации не являются единственным средством передачи информации, поскольку очень высока вероятность, что важная информация просто затеряется в ворохе электронных писем. В 43% случаев электронные коммуникации сопровождаются оперативными совещаниями и инструктажем.

Тем не менее, число компаний, в которых обычные сотрудники имеют возможность донести свои взгляды и точки зрения непосредственно до высшего менеджмента, остается достаточно малым.

В российских компаниях такая возможность, на удивление, встречается гораздо чаще - по данным исследования, проведенного на сайте www.hrm.ru, более 40% руководителей, принявших участие в опросе, узнают о том, что происходит на рядовых позициях, непосредственно от самих сотрудников.³

1.2 Преимущества и недостатки электронных коммуникаций

Рассмотрим, наконец, преимущества и недостатки электронных коммуникаций.

Однозначно ответить на этот вопрос невозможно. Преимущества электронной коммуникации - уничтожение расстояний, возможность отсроченного ответа, создание виртуальных сообществ по интересам.

Но электронное общение делает людей асоциальными, вредит живому общению, разрушает семьи и, в конечном счете, приводит пользователей к зависимости.

Любому пользователю сети, с другой стороны, известно, что опасность интернет зависимости действительно существует, но я глубоко сомневаюсь, что она многим хуже других зависимостей. К тому же любой плюс вообще немыслим без своего антипода минуса. А плюсов в сетевом общении - не счесть.

Еще может послужить постоянное вложение денежных средств в инновацию электронных коммуникаций. Ведь компьютерная техника развивается с периодом раз в два месяца, поэтому, чтобы компании идти всегда в ногу со временем нужно тратить много денежных средств на обновление средств коммуникаций.

Помимо затрат на новое оборудование или программное обеспечение, придется так же постоянно повышать квалификацию сотрудников компании, что тоже требует финансовых вложений.⁴

Глава 2. Ситуации для анализа

Каждая крупная организация нуждается в том, чтобы сотрудники были тесно связаны между собой и сплочены единой целью. Для этого люди должны получать оперативную информацию о жизни компании, принимать участие в обсуждении насущных вопросов, наконец, просто общаться… Именно таким образом удается добиться слаженной работы всех подразделений, выстроив нерушимый монолит. Этому немало способствует создание внутрикорпоративной сети и общего корпоративного портала. При этом ни для кого не секрет, что сотрудники зачастую выходят за пределы интранета и выходят в "свободное плавание" во Всемирную сеть. Поделиться своим опытом о создании и использовании сетевых ресурсов мы попросили ведущих экспертов по данному вопросу.

2.1 Комментарий №1

Дина Оборина, директор по развитию Центрa коммуникативных технологий "PRОПАГАНДА" (www.propaganda.ru).

"На мой взгляд, внутренний портал (интранет) выполняет функцию канала коммуникации. Интранет - инструмент накопления, поиска, анализа и передачи знаний. Неоценима роль интранета в деле адаптации и обучения новых сотрудников. Если говорить о внутренних коммуникациях, на практике используются, в большей степени, возможности информирования "сверху вниз" (т.е., интранет используется в качестве инструмента управления: публикуются нормативные документы, приказы, распоряжения и т.п.), в качестве инструмента "горизонтальных связей" он используется в меньшей степени, несмотря на наличествующие возможности. Хороший инструмент горизонтальных коммуникаций - внутренняя ICQ, позволяющая решать все возникающие производственные и непроизводственные вопросы напрямую, в режиме реального времени.

Относительно внешних ресурсов: на мой взгляд, один из системообразующих факторов мотивации - комфортные условия не только труда, но и "жизни" на рабочем месте. Возможность использования современных средств информации и коммуникации, ресурсов Интернет (в том числе форумов и блогов) - это уже необходимая часть нормальных условий для работы, важная составляющая "гигиены труда". Естественно, неограниченное пользование Интернетом является "пожирателем времени", но, на мой взгляд, любопытство и широта кругозора - одни из ведущих профессионально важных качеств специалиста, и их развитию нужно всемерно способствовать. Кроме того, в интернет - пространстве

завязываются весьма разнообразные социальные связи, позволяющие решать многочисленные производственные вопросы.

Однако я считаю незазорным сканирование использования сотрудниками тех или иных ресурсов. Знаю пример одной компании, боровшейся одновременно за расширение кругозора сотрудников и целевое использование Интернет-ресурсов с помощью организации ежемесячного соревнования за "максимальное использование Интернета". Списки сотрудников-победителей публиковались в интранете вместе со списком посещенных ресурсов"

Илья Стернин, эксперт Департамента организационной культуры и внутренних коммуникаций Центрa коммуникативных технологий "PRОПАГАНДА" (www.propaganda.ru)

"Расширение инструментов коммуникации - это всегда хорошо, поскольку дает большие возможности для общения и взаимодействия между людьми. Но с точки зрения корпоративной идентичности возможности вовлечения во внешние коммуникативные сети (ЖЖ, Мой круг) актуализируют принадлежность к другим социальным группам, а корпоративная принадлежность при этом отходит на второй план, ослабевает. То есть сотрудник приходит на работу и включается в "другую" компанию, забывая, где он находится в данный момент.