18638 (Бухгалтерский учет), страница 5

Документов заполняется очень много, поэтому надо знать их классификацию по различным признакам. По назначению документы подразделяются на:

1) распорядительные - дают право на совершение операции (приказы, наряды, доверенности и др.); 2) исполнительные или оправдательные - подтверждают факт совершения хоз. операции (акты, кассовые ордера, накладные и др.). Если в документе дано право на операцию и ее совершение, то такие документы наз-ся комбинированными, например, в наряде указывается задание на работу и фактич. исполнение); 3) документы бух. оформления, когда сам бухгалтер совершает операцию и подписывает документ (расчет амортизации основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.).

По месту составления документы бывают: 1) внешние, выписанные другими предприятиями (накладные, счета-фактуры поставщиков и др.); 2) внутренние, составленные на данном предприятии (отчеты, кассовые ордера и др.). Таких документов большинство.

По характеру отражения информации документы бывают: 1) первичные - отражают одну операцию в момент ее совершения (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер); 2) сводные - составляются на основе первичных документов и отражают много операций (кассовый отчет и др.).

По способу составления бух. док-ты подразделяются на: 1) разовые - отражают операцию в момент ее совершения: (кассовые приходн. и расходн. ордера, накладные и др.); 2) накопительные - отражают однородные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты на получение мат-лов, гот. продукции, когда за каждую дату отмечается количество отпущенных средств. Накопительные документы сокращают время на их оформление, экономят бумагу, но экономич. информация по таким док-там в бухучете по счетам записывается, как правило, в конце месяца.

Все бух. документы с момента их составления до момента передачи в архив проходят определенные стадии обработки. Движение документов с момента их составления или получения от других предприятий до момента передачи в архив называют документооборотом. Поступившие в бухгалтерию документы проверяются с 3-х точек зрения: 1) внешняя проверка — включает в себя проверку формы документа, чистоту, полноту и правильность заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствия подчисток; 2) проверка законности хоз. операций, т.е. соответствие законодательству РБ; 3) арифметическая проверка (таксировка, т.е. перемножение количества на цену; подсчет скидок, подсчет итогов). Документооборот предполагает ответственных лиц за обработку тех или иных документов, кратчайшие сроки такой обработки, определенные учетные регистры. За организацию правильного документооборота отвечает главбух.

14. Определить инвентаризацию и перечислить ее виды

Инвентаризацией называют проверку и документальное подтверждение фактического их наличия, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

В соответствии с Законом Республики Беларусь "О бухучете и отчетности" объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации или уполномоченным им органом в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Этим же законом определены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация проводится комиссией, назначаемой руководителем организации. Во время инвентаризации комиссия уточняет данные бухгалтерского учета основных средств, проверяет их хранение и эксплуатацию, выявляет излишки или недостачи.

С помощью инвентаризации величина объектов бухгалтерского учета приводится в соответствие с действительностью. Основными причинами появления не зафиксированных документами изменений в объектах учета являются: естественная убыль ценностей; ошибки в их подсчете, обмере, взвешивании; хищения; ошибки в учете; неудовлетворительные условия хранения ценностей и др.

Инвентаризации могут быть:

- полными (инвентаризуются все имущество и обязательства организации) и частичными (инвентаризуется часть имущества и обязательств);

- плановыми (проводятся по заранее утвержденному плану) и внеплановыми (проводятся в силу возникших обстоятельств с предупреждением Подотчетных лиц или же без такого предупреждения, внезапно).

Инвентаризация проводится комиссией в присутствии материально ответственного лица, которое перед началом проверки дает расписку о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: при передаче имущества государственной унитарной организации в аренду, его купле-продаже; при реорганизации или ликвидации (упразднении) организации; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества; в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непреодолимых при данных условиях обстоятельств; в иных случаях, предусмотренных законодательством республики.

При инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи объектов.

Объекты, не числящиеся в учете, оцениваются комиссией по восстановительной стоимости. Величину их износа комиссия определяет по действующему техническому состоянию объектов.

На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерской учета.

Недостачи или порча основных средств возмещаются за счет виновных лиц. В случае, когда виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостач или порчи относятся на внереализационные доходы и расходы.

Если конкретные виновники недостачи или порчи основных средств не установлены или суд отказал во взыскании с них стоимости недостающих объектов, то убытки относятся на финансовые результаты, а в учреждениях, состоящих на бюджете или финансировании собственников, - на уменьшение финансирования.

Удержания с виновных лиц производятся на основании приказа руководителя организации.

15. Охарактеризовать назначение и классифицировать учетные регистры

Каждая хозяйственная операция на основе первичного документа должна быть зарегистрирована (записана) в специальных бухгалтерских регистрах после того, как документ будет проверен и обработан. Регистры могут быть в виде книг, карточек, журналов, ведомостей и других таблиц и машинных носителей.

В регистрах должна быть отражена полностью сущность хозяйственной операции. Применяются десятки, сотни различных учетных регистров. Регистрация операций на машинных носителях должна воспроизводиться на бумаге (таблицы, ведомости) в виде, удобном для чтения. Учетные регистры делятся по назначению на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры — это такие регистры, в которых хозя. операции записываются в последовательности во времени их осуществления (например, кассовая книга, книга кассира-операциониста и др.).

Систематические регистры — это регистрация операций однородных по экономическому содержанию, т.е. на счетах главной книги, журналов ордеров и т.д.

Комбинированные регистры — это регистры, совмещающие хронологическую регистрацию операций с систематизацией их по счетам. Например, в кассовой книге учет операций идет в хронологической последовательности отдельно по дебету счета 50 "Касса" и по кредиту.

По внешнему виду учетные регистры могут быть в виде книг, карточек или свободных листов. Книги представляют собой сброшюрованные, разграфленные листы. Листы книг пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписями директора и главного бухгалтера (на последней странице). Примером служит кассовая книга. Книги обеспечивают лучшую сохранность записей (листы нельзя заменить), но и вести книгу одновременно может только один работник.

Карточки представляют собой отдельные листы определенного формата. Карточки должны быть зарегистрированы в описи и храниться в картотеках. Используются они чаще для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), учета материалов и др.

Регистры в виде свободных листов очень широко распространены. Это различные журналы (журнал-ордера), ведомости (оборотные ведомости), машинограммы и другие таблицы. По видам учета регистры делят на регистры аналитич., синтетич. учета и комбинированные (журналы-ордера).В настоящее время внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п. Как справедливо утверждают исследователи: история развития бухучета - это, прежде всего эволюция учетных регистров.

В реальной практике на предприятиях применяется от нескольких десятков до нескольких сотен видов различных по форме и содержанию регистров. Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения регистров возникает потребность в их классификации по различным признакам: назначению, видам учета (степени детализации), по внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим. Рассмотрим важнейшие из этих классификаций.

По форме графления (схеме таблицы счета) регистры могут быть односторонние и двусторонние. В односторонних регистрах пояснительная текстовая часть располагается с одной стороны, а в двусторонних таблицах дебетовые и кредитовые записи располагаются по разным сторонам счета: дебетовые, как правило, по левой, кредитовые – по правой стороне. По односторонней форме, например, построена Кассовая книга, регистрац. журнал хоз.операций, мемориальные ордера и др.

Двустороннюю форму имеет Главная книга счетов, бухгалтерский баланс (форма №1 отчетности).

Сущ-ют и др. признаки классификации регистров. Так, например, по продолжительности ведения записей (отчетным периодам) различают регистры годовые, квартальные месячные. По уровню использования техники различают регистры машинного (автоматизированного) и безмашинного (ручного ведения, в зависимости от вида носителя информации – бумажные и безбумажные или машинные регистры. В последнем случае предприятие должно обеспечить возможность воспроизведения машинного регистра в виде, удобном для чтения, т.е. выводить его на экраны дисплеев или распечатывать на буме в виде машинограмм.

При отсутствии типовых форм для учета отдельных операций и процессов на предприятиях разрабатываются и утверждаются (согласуются) в министерствах (ведомостях) специализированные формы. Унификация учетной документации, т.е. приведение ее к единообразию – это одно из важнейших условий рациональной организации бухучета в отраслях экономики, позволяющих создать единую общегосударственную систему сбора и обработки информации для различных целей управления.

16. Раскрыть порядок записи в учетных регистрах, способы исправления ошибок в учетных регистрах

Многовековая практика применения учетных регистров выработала различные способы ведения в них записей. Применение того или итого способа записи определяется конкретными условиями ведения учета - видом учета, отраслевой принадлежностью предприятия, характером процесса и операций, особенностями объекта учета, формой регистра, типом используемых технических средств, действующими законами, стандартами и нормативами, навыками и уровнем квалификации персонала и другими. Рассмотрим более подробно некоторые способы ведения записей.

Напомним, что все записи хоз. операций на счетах в бухучете осуществляются дважды – по дебету одного счета и кредиту другого в одной и той же сумме. Двойная или диграфическая запись операций на счетах – это отличительный признак бухучета от других его видов (кроме внедряемой системы нац. счетов в статистике), где записи ведутся однократно (униграфическая запись). В частности, однократная запись применяется для ведения учета на забалансовых счетах, на счетах аналитич. учета, в оперативно-техническом учете и в других случаях. По числу одновременно получаемых копий (оттисков), различают простые (однократные) и копировальные (многократные) записи. Так, например, регистрация в Главной книге счетов, в журналах-ордерах и многих других регистрах ведется простой, обычной записью. В то же время каждый лист Кассовой книги заполняется под копирку в 2-х экземплярах. 2-й экземпляр (копия) после заполнения отрывается от книги и вместе с документами служит отчетом кассира о проведенных кассовых операциях.

Копирование особенно широко используется при выписке платежных, товарно-транспортных документов, при ведении записей на лицевых счетах и в других случаях. В зависимости от техники ведения различают безмашинные (ручные) и машинные записи. Ручные записи делают, как правило, чернилами, с четким написанием текстовой и, особенно, цифровой части, без помарок, подчисток, пропусков строк. Исправления записей осуществляются только установленными способами.

Бухгалтер должен знать, что его записи многократно читаются, а цифры подсчитываются, переносятся в другие регистры и отчетность, проверяются ревизорами, аудиторами, налоговыми, банковскими и другими службами. Поэтому и текстовая, и цифровая часть регистров всегда и всеми должна читаться и пониматься однозначно, в их первоначальном значении, что и вызывает потребность в выработке профессиональной аккуратности и каллиграфии.