80995 (Логістика закупки молока на ТОВ "Брусилівський маслозавод"), страница 4

Не дивлячись на тих, що окремі елементи логістичної системи (транспорт, пункти обробки вантажів, засоби зв'язку і так далі) могли б належати постачальникам і виробникам на індивідуальній або спільній основі, фактично в перші роки зародження системи сучасних послуг за більшістю елементів зберігалася колишня власність, а їх діяльність координувалася за допомогою електронної техніки, загальною власністю, що є. Надалі стала виявлятися тенденція до спільного володіння постачальниками і виробниками деякими елементами логістичних систем, що працюють за програмою «Точно в рядків» (або здійсненню спільного контролю). Особливо це стало характерним для корпорацій з вертикально інтегрованими філіями, що поставляють матеріали іншим дочірнім фірмам, а також партнерам спільних підприємств, що беруть доля в розробці новітніх технологій.

Таким чином, дослідження нових логістичних систем збору і розподілу вантажів показали, що сморід набули широкого поширення в розвинених країнах з ринковою економікою, ставши з точки зору витрат і рівня обслуговування ефективними альтернативами колишнім системам транспортного сервісу.

Автоматизація планування закупівель

Ефективність управління підприємством багато в чому залежить від уміння правильно розпорядитися обмеженими оборотними коштами. Це особливо актуально в сучасних умовах стабільності економіки, що лише налагоджується. Найважливішою стороною управління оборотними коштами є можливість приймати своєчасні і оптимальні рішення по планеруванню закупівельної діяльності, ефективному підстроюванню її під пакет замовлень покупців з врахуванням динаміки майбутніх постачань, прогнозованого рівня продажів, потокового стану складів і вже сформованих замовлень на постачання.

В умовах невеликого підприємства відповідні рішення відносно нескладно приймати “з голови”, ґрунтуючись на здоровому глузді і загальному розумінні стану справ на власному підприємстві. Проте на крупних підприємствах, що мають безліч замовлень широкого асортименту від великого числа споживачів, така інформація вже не може уміщатися навіть в найсвітлішій голові. Для ефективного управління стає необхідним угрупування замовлень по номенклатурі, їх розподіл в часі і по постачальниках, що досить складно і при рішенні традиційними методами може наводити до того, що розпиляло і неефективному використанню оборотних коштів, не говорячи вже про можливі зриви постачань, що часто спричиняють за собою істотні штрафні санкції. Тут при ухваленні рішень на допомогу можуть прийти засоби автоматизації: комп'ютерна техніка і спеціальне програмне забезпечення. Багато західних економістів, ґрунтуючись на аналізі відповідної статистики, саме їм відводять найважливішу роль при здійсненні цілеспрямованої діяльності по коректуванню рівня запасів і їх оптимізації.

На шкода, на даний момент в більшості представлених на російському ринку систем автоматизації доки досить успішний вирішуються лише завдання потокового оперативного і бухгалтерського обліку, що відображають рух фінансових і товарних потоків підприємства лише за фактом їх здійснення. У кращому разі підтримується лише відносно невеликий перелік завдань бюджетування. Функції ж планерування, особливо планерування закупівель товару доки в більшій частині розробок залишаються збоку.

В зв'язку з цим певний інтерес представляють системи, що підтримують західні стандарти MRP1, MRP2, відповідно до яких інформаційні системи повинні не лише підтримувати функції обліку вже доконаних фактів руху товару, але і забезпечувати планерування процесу закупівель необхідних товарів у постачальників, ґрунтуючись на рівні запасів товару, що є в наявності, замовлень покупців, прогнозованих продажів, виробничих потужностей.

Як приклад комплексного вирішення завдань логістики розглянемо систему “КОНКОРД” (Concord XAL), що представляється на російському ринку фірмою Columbus IT Partner. Вона містить необхідні функції по автоматичному формуванню пропозицій на закупівлю товару і внесенню змін в існуючі замовлення на закупівлі в постачальників, а також може надавати користувачеві інформацію для аналізу існуючих замовлень покупців і оцінки можливостей їх своєчасного виконання.

При проведенні оцінки потреб система дозволяє враховувати, чи слід поповнювати запаси виходячи з оцінки загальної потреби за вказаний користувачем період, чи потрібно формувати окремі пропозиції по кожному зареєстрованому в системі замовленню, чи слід обмежувати постачання досягши встановленого мінімуму (максимуму) запасу товару, вибирати термін ініціації закупівлі і так далі

Слід зазначити, що “КОНКОРД” дозволяє готувати пропозиції організаційного характеру. Наприклад, система може порекомендувати скоротити термін постачання, прискорити виконання оформлених закупівель, збільшити об'єм вже зроблених закупівель замість створення додаткових і ін. При ряду умов можуть бути сформовані пропозиції по коректуванню постачань і виробничих планів, а також вказівки на доцільність пошуку інших постачальників товарно-матеріальних цінностей.

Этапи планування закупівель

Завдання автоматичного розрахунку потреб до системі “КОНКОРД” передбачає виконання наступних основних етапів:

завдання схеми планерування;

проведення розрахунку потреб;

використання результатів розрахунку потреб у формуванні закупівель.

Для автоматичного розрахунку потреб використовуються зведення про рівень товарних запасів із складської картотеки, а способи розрахунку регулюються параметрами управління автоматичного розрахунку потреб, що встановлюються в підсистемі автоматизації складського обліку. На результаті обробки цих даних за допомогою спеціальних функцій розрахунку потреб для одного або групи товарів модуля “Склад” автоматичний формуються пропозиції на закупівлю товарів і великий набір екранних форм і звітів за результатами розрахунку потреб. У результаті їх аналізу користувач приймає рішення схвалити або не схвалювати сформовані системою пропозиції.

Основною інформаційною базою для виконання розрахунків є набір параметрів, що зіставляються з шкіряною номенклатурною одиницею. Відповідно до них система розраховує споживи в закупівлях, необхідних для виконання сукупності замовлень. Оцінюючи потребу в товарі (сировині, комплектуючих і т. д.), система здійснює інтегральний аналіз наявності даного товару на складі, розмірів замовлень, що поступили від клієнтів, очікуваних постачань товару, його очікуваного вжитку як виробничий компонент і тому подібне.

Схемі планерування і способи їх регулювання

“КОНКОРД” допускає вживання декількох різних схем планерування, що дозволяють оптимізувати процес закупівель відповідно до критеріїв, що цікавлять користувача.

Можна виділити наступні основні схеми управління планеруванням формування пропозицій на закупівлю:

по потребах;

звідне по періодах;

мінімум/максимум;

по потребах з врахуванням мінімуму закупівлі;

по потребах з врахуванням мінімуму числа пропозицій.

Параметрізація розрахунків

Схеми планерування визначаються за допомогою набору великого числа параметрів, що дозволяють тонко управляти порядком розрахунку. Основними регулювальниками є:

загальні параметри, що задаються в картці товару;

параметри, що визначають розрахунок потреб на рівні окремого складу;

глобальні параметри управління розрахунком потреб.

Автоматичный розрахунок потреб і формування пропозицій на закупівлю

На підставі вибраної схеми планерування і параметрів, що уточнюють її, до системі “КОНКОРД” виробляється автоматичний розрахунок потреб в товарах. Ця функція реалізована як на рівні окремого товару, так і як періодична операція для діапазону товарів і дат. Завдяки цьому можна гнучко регулювати порядок формування пропозицій на закупівлю для шкіряного конкретного випадку.

Аналіз результатів планування

Для перегляду і аналізу результатів планування в системі “КОНКОРД” передбачений великий набір спеціалізованих форм і звітів, що представляють інформацію для різних аспектів планерування. Форми дозволяють переглядати на екрані комп'ютера окремо різні версії сформованих пропозицій. Вони забезпечені фільтрами, що дозволяють відображувати рядки, відібрані по необхідним користувачеві критеріям.

Форма “Дії” зводить оглядовий список закупівель, пропозицій і виробництв, по яких запропоновані які-небудь дії при останньому розрахунку потреб.

Форма “Ф'ючерси” дозволяє проглянути список рухів товарів, по яких сформовані ф'ючерси.

Форма “Крітічній рівень запасів” призначена для перегляданню критичного рівня запасів, який виявлений в результаті проведення розрахунку потреб.

Окрім вказаних форм в системі підтримуються та інші, рухи товару, що дозволяють проводити багатоаспектний аналіз.

Адаптація системи при нестандартній організації бізнес-процесів

Як випливає з приведеного вище матеріалу, в системі “КОНКОРД” реалізований вельми гнучкий і потужний механізм планерування закупівельної діяльності, що дозволяє організувати многовариантые схеми розрахунків, засновані на різних припущеннях і критеріях оптимізації. Проте важливою і вельми привабливою рисою системи “КОНКОРД” є наявність в ній розвинених інструментальних засобів, включаючи вбудовану мову програмування XAL рівня 4GL, завдяки яким вона може бути адаптована до самих екзотичних і нетрадиційних схем організації бізнес-процесів, які зустрічаються на підприємствах, так або інакше пов'язаних з оптовими постачаннями товарів або продукції власного виробництва.

Технологія проведення бізнес процесу закупівель

Технологія проведення бізнес процесу закупівлі складається з наступних стадій:

Підготовка і оформлення заявки на матеріал:

Визначення споживи в матеріалі

На даному етапі відбувається визначення споживи в матеріалі, виходячи з ППМ (Планерування Споживи в Матеріалі). Визначаються базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відхилення, необхідне його кількість і терміни постачання для передачі інформації у відділ закупівель у вигляді заявки на матеріал.

Підготовка і оформлення заявки на матеріал

Заявка на матеріал є внутрішнім повідомленням відділу закупівлі про потребу в матеріалі. В певній позиції вказується вигляд заявки на матеріал. Вигляд заявки на матеріал визначає призначення матеріалу. Заявки бувають наступних видів:

Звичайна консигнація;

Виробництво;

Постачання третій особі;

Переміщення запасів.

У заявці на матеріал функціональний відділ повідомляє базові характеристики необхідного матеріалу, можливі від них відступи у вигляді ідентифікатора матеріалу або групи матеріалів, необхідну кількість і терміни постачання. У позиціях, окрім ідентифікатора, може бути присутнім короткий опис матеріалу або групи матеріалів.

Узгодження заявки на матеріал

На даному етапі виконавець, що готував і оформляв заявку на матеріал погоджує її вміст з керівником функціонального відділу. Таке узгодження може проводитися в допомогою поставляння реквізиту "візи" у визначеному місці бланка заявки. Якщо в процесі узгодження потрібно було внести зміни, в такому разі виконавець проводити повторну підготовку, оформлення і узгодження заявки на матеріал.

Вбір постачальників:

Підготовка списку можливих постачальників

На даному етапі, на підставі отриманої заявки на матеріал, співробітник відділу закупівель складає список можливих постачальників, що складається з постійних постачальників, з якими поміщені договори на довгострокову співпрацю і, можливо, нових, виявлених за допомогою різних інформаційних каналів, в тому числі в результаті аналізу раніше отриманих комерційних речень.

Відправка запиту, відповідно до заявки на матеріал:

Організація або відновлення листування з можливими постачальниками

На даному етапі з можливими постачальниками організовується або поновлюється листування за допомогою вибраного засобу зв'язки, яким може бути:

Традиційна пошта;

Засобі факсимільного зв'язку;

Електронна пошта;

Особиста доставка представником Виконавця (Замовника)

Підготовка і оформлення запиту відповідно до заявки на матеріал

Відповідно до даної заявки на матеріал Відділом Закупівель готується запитий на матеріал, який є проханням до постачальника на постачання матеріалу ідентифікатор, необхідна кількість і терміни постачання якого вказані у відповідних позиціях форми запиту. Підготовленій і оформлень відповідним чином запитий узгоджується з керівником Відділу Закупівель і в разі споживи, до нього вносяться коректування.

Відправка запиту на матеріал

Підготовленій і відповідним чином оформлень запитий на матеріал вирушає можливим постачальникам за допомогою вибраного засобу зв'язки, яким може бути:

Традиційна пошта;

Факсимільній зв'язок;

Електронна пошта;

Особистою доставкою представником.

Реєстрація відправки запиту можливим постачальникам

На підставі записів про відправку запиту (зроблених при його відправці) і інформації з документів, підтверджуючих його здобуття, робляться необхідні записи в реєстраційних формах.

Вбір постачальників

Здобуття комерційних пропозицій від можливих постачальників

При здобутті комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація в установленому порядку. Ціні і умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і розумів постачання.

Узгодження отриманих пропозицій

При виникненні питань по отриманих від можливих постачальників комерційних пропозиціях, проводитися узгодження по позиціях, що вимагають пояснення або додаткової інформації.

Реєстрація здобуття пропозицій

При здобутті комерційних пропозицій від можливих постачальників виробляється їх реєстрація в установленому порядку. Ціні і умови постачання можливих постачальників реєструються до відповідного запиту. Для зареєстрованих пропозицій може бути складений порівняльний список цін і розумів постачання.