Требования к оформлению кадровых документов

содержание

Понятие и виды кадровых документов 3

Трудовые контракты 5

Приказы по личному составу 8

Трудовые книжки 11

Личные карточки 13

Личные дела 15

Литература 21

Понятие и виды кадровых документов

Со­вокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея­тельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с ра­ботником;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела;

• лицевые счета по заработной плате.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

		Трудовой контракт (договор) с работником
		Приказ о приеме на работу
Запись в трудовой книжке				Личная карточка ф.Т-2и/или личное дело		Лицевой счет по заработной плате

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На оснований приказа о приеме оформляется личная карточка фор­мы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

Увольнение работника производиться по следующей схеме:

Заявление работника об увольнении

Приказ об увольнении

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке ф.Т-2и/или личном деле

Заявление об увольнении, работник пишет за две не­дели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (статья 31 КЗОТ РФ). Руководитель фир­мы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы по­рядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

		Приказ по л/с о переводе на другую должность
Запись в трудовой книжке				Запись в личной карточке ф.Т-2 и/или личном деле		Запись в лицевом сче­те по заработной плате

Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соот­ветствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию и, в случае изменения оклада, производится соответ­ствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Трудовые контракты

Трудовой контракт (договор) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта, являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант).

В соответствии со статьей 18 КЗОТ, РФ трудовой контракт должен за­ключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важней­шим условиям труда.

При заключении контракта, рекомендуется указывать следующие основные условия:

• место работы (наименование предприятия, куда принимается ра­ботник, его адрес);

• конкретную работу в соответствии с квалификацией по опре­деленной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

• дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

• оплату труда;

• обязанности, предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизи­рующие обязательства сторон. К их числу можно отнести:

• испытатель­ный срок;

• совмещение профессий (должностей);

• повышение квалифи­кации;

• дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распростра­няется на следующие категории работающих:

• на постоянных работников;

• на временных работников;

• работающих на основном месте работы;

• работающих но совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соот­ветствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разра­ботанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно КЗОТу РФ (статья 17) трудовой контракт может за­ключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом контракте указывается размер должностного оклада ра­ботника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенса­ционного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.

По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравне­нию с общей нормой, предусмотренной в организации.

Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах по­ощрений, например, о дополнительном отпуске, повышенном возна­граждении по итогам работы за год и т. п.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

• основания увольнения работника;

• дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодатель­ством;

• введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗОТ РФ.

Контракт состав­ляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприя­тии, второй — у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работни­ков предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел (75 лет). Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работ­ников. Трудовые контракты хранятся 75 лет - "В", если отсутствуют по каким-либо причинам приказы по личному составу, и - 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, №2 л/с...).

Оформляются приказы по личному составу на бланках предприятия для внутренних документов.

Реквизит "заголовок к тексту" приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: "О приеме на работу Зотова А.В.", "Об увольнении Гудкова Л.И.", "Об изменении штатов АО" (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его изда­ния/например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотре­нию руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: "НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ", "ПЕРЕВЕСТИ", которые печатаются от границы левого поля. После них, следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество (без сокраще­ний), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких со­трудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.

Аналогично можно составить приказ об увольнении, для этого необ­ходимо изменить:

• в реквизите "заголовок" фразу "О приеме" на "Об увольнении...";

• графу "вид приема" на "причину увольнения";

• графу "дата приема" на "дату увольнения".

В графе "основание" указываются документы, послужившие причи­ной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗОТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри предприятия также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следу­ет указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы.

Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗОТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом простав­ляется ниже реквизитов "подпись" и "виза" самим работником и содер­жит следующее: "С приказом ознакомлен", подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка на приказах об уволь­нении, т. к. при возникновении трудовых споров работник вправе обра­титься в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗОТ РФ).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").

В процессе деятельности организации могут издаваться другие при­казы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19б). Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к...) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количество деловых "бумаг", издаваемых по стан­дартным ситуациям, разработаны бланки, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на 1 листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, т.к. записка об отпуске содержит распо­ряжение руководителя, и следовательно, имеет силу приказа.

Трудовые книжки

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, ор­ганизациях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверж­дающих общий, непрерывный, и специальный стаж работы (статья 39 КЗОТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, веду­щему документацию по личному составу.