49710 (Документы в электронной форме), страница 3

2 ГОСТ Р1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

3 ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4 Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

5 Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995

6 Городин, В. В., Корнеев И. К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с.

7 Кузнецов, С. Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело.-1999.-№3. С. 33-36.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Типовая инструкция по оформлению документов с использованием

компьютерных технологий

1. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий (далее - настоящая Инструкция) устанавливает единый порядок оформления организационно-распорядительных документов (далее - документов) с использованием компьютерных технологий с учетом требований Государственного стандарта.

2. Печатание и оформление документов в республиканских органах государственного управления и иных государственных осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:

2.1. формат А4 (210 х 297 мм) - для, протоколов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем. формат(Д4^к формат А 5 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого -до 8 мм (когда текст не вмещается); шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. В таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал: для формата А 4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов);

- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

2.2. для тезисов выступлений:

- формат А4 (210x297 мм);

- поля страницы: верхнее и нижнее -не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 16 пт (в заголовках - полужирный курсив подчеркнутый и полужирный курсив, размер 14 пт);

- межстрочный интервал полуторный (в заголовках - точно 12 пт);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, без разрыва абзацев на следующую страницу и без переносов слов;

- номера страниц в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт (первая страница не нумеруется).

3. Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", 'Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом.

При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).

4. От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", 'Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и 'Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", 'ТЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.

5. Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.

6. Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.

7. Реквизиты 'Гриф утверждения" и 'Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.

8. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.

9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.

10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" н "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.

11. В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:

11.1. для рефераткн малого размера: формат Аб (105 х 148 мм);

- поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,

- полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 10 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом слов;

11.2. для рефератки среднего размера:

- формат A3 (148 х 210 мм);

- поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее S мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный,

- полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного

- интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;

- выравнивание по ширине, с переносом слов;

11.3. для рефератки большого размера:

- формат А4 (210 х 297 мм);

- поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм;

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 -15 пт, полужирный, полужирный курсив;

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного

- интервала (когда текст не вмещается);

- первая строка в абзаце с отступом 12,5 им;

12. Для таблиц, печатаемых на листах формата A3 (594 х 210 мм):

- поля страницы: верхнее н нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое -10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);

- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);

- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);

- номер страницы в центре верхнего колонтитула с расстоянием 10 - 15 им от верхнего края, размер шрифта 14 пт.

13. В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (на первой строке) и инициалы (для машинисток), дата создания документа, имя файла (на второй строке).