49479 (Электронная почта)

РЕФЕРАТ

На тему: Электронная почта

2008

электронная почта

Электронная почта. В Windows, как вы уже знаете, электронной почтой заведует младший представитель семейства Outlook — Outlook Express. И справляется с этой работой едва ли не лучше, чем его «старший брат» из комплекта Microsoft Office. Outlook Express более корректно работает с кодировками русского языка, отличными от стандартной кодировки Windows, умеет принимать не только личные электронные послания, но и сообщения из групп новостей...

Но дело здесь не в том, что Outlook Express хорош, а Outlook — плох: просто у этих двух программ чуть отличаются «сферы деятельности». Ориентированный на работу в корпоративной сетевой среде, Outlook позволяет вам отправлять сообщение или файл не только по адресу Интернет, но и своему коллеге по локальной сети.

Создавать сообщения вы можете не только во встроенном-редакторе программы, как это было в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню «Файл/Отправить».

Будучи пакетом для делового применения, Outlook располагает весьма совершенными методами защиты исходящих сообщений с помощью встроенных систем шифрования и индивидуальной электронной подписи. Для домашнего пользователя все эти степени защиты чаще всего кажутся чрезмерными, но будьте уверены, что при пересылке конфиденциальных данных лишняя предосторожность не помешает. Располагает Outlook и системой фильтров для очистки почты от всевозможного «электронного мусора» — коммерческой рекламы, которая в изобилии сыплется в каждый почтовый ящик без согласия владельца.

Остальные возможности Outlook, как менеджера электронной почты, не слишком отличаются от Outlook Express, поэтому интересующихся отошлем к интернет-разделу нашей книги, где приведено относительно подробное руководство по работе с этой программой. А мы продолжим нашу экскурсию по другим услугам, предлагаемым Outlook.

Факс. В первые версии Outlook в качестве факс-клиента была включена программа Microsoft Fax, работать с которой без слез было просто невозможно. Создавая Outlook 2000, его разработчики решили исправить это упущение, заменив продукт собственного изготовления на усеченную версию пакета Symantec Fax.

Создать факс-сообщение можно непосредственно из оболочки Outlook, однако куда удобнее сделать это из других пакетов Microsoft Office — Word или Excel — с помощью уже знакомого нам меню «Файл/Отправить». Мастер факс-сообщений позволит вам добавить к вашему документу красивую и информативную шапку, а вся необходимая информация для отправки, включая номер факса, будет взята из адресной книги. Помимо отправки, Outlook можно настроить на прием факсов, как в ручном, так и в автоматическом режиме. Один из немногих недостатков факс-мастера Outlook — невозможность автономной рассылки по расписанию большому числу пользователей: для этого вам придется установить дополнительно полнофункциональную версию Symantec WinFax Pro.

Видеоконференции. В том случае, если компьютер вашего адресата (а заодно и ваш собственный) оснащены хотя бы самой простой Web-камерой, вы в любой момент можете устроить «видеоконференцию» в реальном времени с помощью установленной на вашем компьютере программы NetMeeting (она входит в комплект поставки Internet Explorer). А вызвать вашего будущего визави на виртуальное «свидание» можно, конечно же, с помощью Outlook! Жаль только, что в практике отечественного бизнеса видеоконференции в рамках офиса еще сравнительно мало распространены, а ценные указания своим подчиненным начальство предпочитает раздавать, так сказать, в реальном режиме...

Вот лишь беглый перечень коммуникативных возможностей Outlook — и их одних хватило бы на то, чтобы понять жизненную необходимость этой программы для любого делового человека. Но мало того: помимо коммуникационных функций Outlook имеет еще один, не менее важный фронт работ — организацию вашего рабочего времени! Вот почему эту программу чаще называют не коммуникационным центром, а персональным органайзером.

Обратимся еще раз к панели ярлыков в левой части окна Outlook:

Календарь — и не только календарь, но и подробный ежедневник с возможностью составления почасового расписания хоть на целый год вперед! При этом все мероприятия и встречи, запланированные на каждый день, можно разбить по категориям, и в дальнейшем отобразить на экране расписание по каждой из них раздельно. Получится отдельный календарь для «деловых встреч», «совещаний», «обедов» и «планерок»... и может быть, даже «любовных свиданий». Такой категории в Outlook, конечно же, нет, но ничто не помешает пользователю создать ее самостоятельно.

Помимо разовых мероприятий, можно запланировать еще и повторяющиеся. Допустим, вы точно знаете, что по вторникам после работы вы идете в свой любимый фитнес-центр или в ночной клуб, — и Outlook добросовестно зарезервирует время за этим важным мероприятием на целый год вперед.

Получившийся календарь можно вывести на экран в нескольких режимах: мероприятия на текущий день, на неделю, месяц. Лучше всего распечатать этот календарь и повесить на стенку: пусть все вокруг видят, какой вы дисциплинированный работник. Да и самому лишний раз на календарь не мешает поглядеть, — а вдруг забудете?

Хотя бояться нечего — Outlook, в памяти которого хранится график вашей жизнедеятельности, не забывает ничего и никогда. И за определенное, заданное заранее время до назначенной встречи напомнит вам о ваших собственных планах. Словом, единственное, что осталось добавить разработчикам в Outlook, так это способность делать все ваши дела самостоятельно, по расписанию...

Задачи. Кстати, о делах. Помимо календаря в Outlook встроено и другое средство планирования — список задач. В нем вы можете не просто подробно расписать, что именно и когда надлежит сделать, но и указать, в какой срок вы планируете уложиться, каков объем работ, во сколько обойдется их выполнение... Уйма работы! И как хорошо, что эти задачи вовсе не обязательно делать самому, — их можно «перекинуть» с помощью того же Outlook своим коллегам или подчиненным. Другое дело, согласятся ли они выполнить эту работу за вас...

Еще одна маленькая, но важная деталь: Outlook может фиксировать поступление поручений и некоторых других видов электронных документов в специальной папке, именуемой «Дневником».

Заметки. Редко в какой организации не увидишь компьютер или стену, густо облепленную приметными желтыми листочками «для заметок». Конечно, эти милые бумажки приятны и удобны, да вот только стен они все-таки не украшают. Да и бумагу жалко... Тогда почему бы не заменить их электронными копиями? Тем более что на панели Outlook для этого предусмотрена специальная папка — «Заметки». Пишите, запечатлевайте убегающие прочь мысли, — Outlook их с удовольствием сохранит!

Возможности Outlook, как видим, почти безграничны. И лишь пресловутой «загадочностью» русского характера, а точнее — нашей патологической нелюбовью к порядку, можно объяснить тот факт, что до сих пор практически на каждом компьютере можно встретить почти полный комплект Microsoft Office, включая даже совершено ненужный дома PowerPoint... За исключением Outlook. А может, его стоит все-таки установить?

Работа с адресной книгой

Держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров по переписке сложно. Да и письмо с безликим адресом в поле «Кому» смотрится как-то не слишком весело. Вот если бы можно было писать здесь имя...

Можно. Дело в том, что, если в строке адреса присутствует имя, а не адрес, Outlook Express автоматически обращается к поисковым службам Интернет, которые способны найти электронный адрес обладателя любого имени.

Проблема лишь в том, что имя вы должны написать строго в том виде, в котором оно зарегистрировано в Интернет. Ошибетесь — и письмо уйдет не туда. Билл Гейтс — это Bill Gates, а не Bill Geits. А вариантов написания одного и того же имени латинскими буквами может быть много...

К тому же даже при правильном написании имени перед вами встанет проблема — как выбрать одного нужного вам адресата из двух-трех десятков полных тезок? Загадка...

Так что же, можно распрощаться с идеей имени в адресной строке? Отчего же. Для того чтобы иметь дело с именами вместо адресов, вам надо

прибегнуть к услугам вашей Адресной книги. Она, как вы помните, доступна через кнопку «Адреса» или через панель «Контакты» в левой нижней части окна Outlook Express.Заносить адреса в адресную книгу можно в ручном и автоматическом режимах. Для того, чтобы адреса и имена всех ваших адресатов фиксировались в книге автоматически, вам необходимо поставить галочку напротив пункта Автоматически заносить в адресную книгу получателей, на чьи письма отвечает пользователь в меню Сервис /Параметры /Отправка сообщений Outlook Express (если вы не сделали этого раньше).

Вручную добавить нового адресата в книгу можно так: нажмите кнопку «Адреса» на панели кнопок Outlook Express, затем — кнопку «Создать». Теперь вам остается только внести в бланк адресной книги информацию об имени и фамилии вашего адресата в его электронном адресе. Кстати, после ввода адреса не забудьте нажать кнопку «Добавить» рядом с адресной строкой.

Для ввода нового адреса вы можете также воспользоваться пунктом «Создать Контакт» Контекстного меню папки «Контакты».

Для того, чтобы воспользоваться адресной книгой при создании нового письма, щелкните по значку рядом со строкой «Кому» в бланке вашего нового сообщения. В открывшемся списке имен адресной книги выберите нужное вам имя и добавьте его в список получателей письма двойным щелчком мыши.

Напомню: вы можете отправить одно и то же письмо нескольким адресатам сразу — для этого добавьте в список получателей несколько имен из адресной книги.

Создание и отправка нового сообщения

С чего начнем? Получать нам пока еще нечего — только что созданный почтовый ящик пуст, и вряд ли можно ожидать, что в нем что-то появится... пока вы не напишете письмо сами. Например, знакомому или партнеру по бизнесу. Или любимой девушке... Мол, поздравьте меня, я в Интернете!

Нажмите кнопку «Создать сообщение» на панели Outlook Express. Перед вами появится чистый бланк письма, который вы и будете добросовестно заполнять в ближайшие пять минут.

Начать нужно с адресата — человека, которому вы собираетесь черкнуть пару строчек. Ввести этот адрес нужно в строку «Кому». Никаких имен, никаких кавычек, никаких пробелов. Просто адрес — например, lasarus@iname.com.

Выглядит скучно. Но вы можете поступить и по-другому — внести имя и e-mail вашего адресата в Адресную книгу (кнопка Адреса, меню Новый). Добросовестно заполните все поля (впрочем, вполне достаточно ввести имя, фамилию и электронный адрес) — и имя нужного вам человека появится в окне Контакты. А в будущем для создания нового письма этому человеку вам нужно будет просто щелкнуть по его имени, и именно имя (а не безликий электронный адрес) появится в строчке «Кому» вашего будущего письма. Открыть адресную книгу можно, щелкнув мышкой по кнопке «Кому».

Письмо можно разослать и нескольким адресатам — для этого нужно указать всех получателей в строке «Кому». Впишите в поле «Кому» электронный адрес всех получателей письма через точку с запятой (или, щелкнув мышкой по кнопке «Кому», выберите нескольких получателей из Адресной книги). Однако лучше поступить по-другому — оставить в строчке «Кому» только одного адресата, а всех остальных поместить в следующую строчку — «Копии». В этом случае каждый адресат из вашего списка получателей потешит свое тщеславие, узрев свое имя наверху, а всех остальных — внизу. Мол, он главный!

Вы можете создать красочные письма с поздравлениями, признаниями в любви и так далее с помощью специальных бланков-шаблонов, своеобразных «электронных почтовых открыток».

Можно еще очень много времени объяснять принцип работы Outlook Express, но лучше всего самому поседеть пару часиков за «компом», нежели я сейчас буду перечислять это. И поверьте, лучше один раз попробовать, чем пять раз прочитать.

РАБОТА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ В WWW

Интернет и World Wide Web (Всемирная информационная паутина) изменили способ общения людей. Почему? Все очень просто – уже давно многие люди и даже целые организации используют всемирную сеть для того, чтобы связаться с друзьями, родственниками, коллегами, деловыми партнерами и т.д. Конечно же, Интернет предлагает массу новостей, развлекательных, образовательных и других ресурсов, но очень большую долю данных, пересылаемых через Интернет, занимают сообщения электронной почты.

Электронная почта используется для пересылки текстовых сообщений и файлов между разными людьми, группами людей и даже целыми организациями. На некоторых предприятиях электронная почта – это мощный инструмент, способный заменить целую кучу бумажек, которые, так некстати, засоряют рабочие места. Помимо этого, используя возможности Интернета быстро передавать информацию, люди могут поддерживать оперативную и регулярную связь. Конечно же, без электронной почты, это было бы невозможно.

Итак, что такое электронная почта и как с ней работать? Помните, знаменитое: «На деревню дедушке. Константину Макаровичу»? У письма Вани Жукова не было никаких шансов попасть к адресату, деревень и дедушек так много, как и людей с именем Константин Макарович. Как для обычной бумажной почты, для электронной, существуют некие правила, соблюдая которые, вы будете твердо уверены в том, что ваше письмо дойдет до адресата. Прежде всего, необходимо понять формат адреса электронной почты. Если этот адрес будет введен неправильно, то ваше письмо не будет послано или попадет к другому адресату.