48296 (Программы, используемые в делопроизводстве), страница 2

Вторым способом создания таблицы является преобразование текста в таблицу. Для этой операции необходимо выбрать преобразуемый текст и выполнить команду ПреобразоватьПреобразовать в таблицу из меню Таблица. Откроется диалоговое окно в котором нужно указать число строк, колонок и ширину колонки. Опция Разделитель определяет, по какому символу следует разделить текст для преобразования его в таблицу. Возможны несколько вариантов разделения текста в таблицу: по абзацам, по символам табуляции, по запятым. В качестве разделителя можно также использовать любой символ, введенный справа в поле диалогового окна.

Допускается создание таблиц путем импровизированного рисования ее непосредственно на экране. Для этого следует выбрать пункт Нарисовать таблицу из меню Таблица. После этого курсор мыши приобретает вид карандаша, с помощью которого и можно нарисовать таблицу. Команда Нарисовать таблицу автоматически активизирует панель инструментов Таблицы и границы, в которой содержатся инструменты для редактирования таблиц. Так, для стирания линии в таблице нужно нажать кнопку с изображением ластика и т.п.

Создать таблицу можно также с помощью пиктограмм на панели инструментов или с помощью мастера создания таблиц.

Оглавление и указатели

Длинные документы более удобны, если они содержат предметный указатель ключевых слов и фраз. Word имеет средства для автоматического создания и обновления указателя. Следует выбрать текст, включаемый в предметный указатель, и нажать комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X – откроется диалоговое окно Определение элемента указателя. Выделенный текст можно оставить как элемент предметного указателя или предварительно отредактировать. К основному элементу можно добавить еще два дополнительных. Щелкнуть на кнопке Пометить, чтобы пометить выбранный текст как элемент предметного указателя. Щелчок на кнопке Пометить все помечает все вхождения выбранного текста в документе. После ввода всех элементов следует перейти на последнюю страницу документа. Вставить разрыв страницы и ввести заголовок для предметного указателя. Оставить свободное место после заголовка, дать команду ВставитьОглавление и указатели. Откроется диалоговое окно Оглавление и указатели. В нем можно выбрать тип и формат указателя и просмотреть выбранный вариант на панели предварительного просмотра. Щелкнуть кнопку ОК - указатель автоматически появится в назначенном месте.

Создать оглавление будет проще, если в документе использованы стили заголовков. В противном случае придется просмотреть весь документ и применить соответствующие стили к тексту, который надо включить в оглавление.

Для создания оглавления необходимо перейти в начало или конец документа и вставить разрыв страницы. На пустой странице дать команду ВставкаОглавление и указатели. Открыть вкладку Оглавление и подобрать подходящий формат. Выбрав формат, нажать кнопку ОК.

Оглавление можно редактировать вручную. Если на нем щелкнуть, оно будет выглядеть как выделенное целиком, однако возможность выделения и правки текста внутри оглавления сохранится. Для изменения уровня заголовков, представленных в оглавлении, следует дать команду ВставкаОглавление и указателиОглавление и изменить число уровней. Можно изменить символ-заполнитель, выбрав нужный из раскрывающегося списка. После щелчка на кнопке ОК создается новое оглавление с нужным числом уровней.

Автотекст

Средство Автотекст – позволяет хранить отформатированный текст и графику вплоть до нескольких абзацев длинной и вставлять их нажатием пары клавиш.

Для создания записи автотекста необходимо выделить текст, который будет таким образом сохранен. Чтобы запомнить непечатаемые символы, щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы и убедится, что выбранный фрагмент включает и их. Дать команду Вставка→Автотекст→Создать. Указать имя записи. Для вставки автотекста в документ ввести имя и нажать клавишу F3.

Конверты и наклейки

Для создания наклеек в диалоговом окне Слияние выбрать из раскрывающегося списка Создать пункт Наклейки. После выбора источника данных щелкнуть на кнопке Настройка. Откроется диалоговое окно Параметры наклейки, предлагающее выбор размера наклеек. После выбора типа наклейки щелкнуть на кнопке ОК – откроется диалоговое окно Создание наклеек. Щелкнуть на кнопке Вставить поле слияния для подстановки полей слияния в наклейку. Ввести с клавиатуры любой текст.

Для создания конвертов выбрать пункт Конверты. Выбрать размер конверта из списка. Щелкнуть на кнопке ОК – откроется диалоговое окно Адрес. Вставить названия полей слияния. После закрытия окна Word откроет диалоговое окно Слияние, позволяющее провести слияние данных для надпечатки конвертов.

Мастер писем

Мастер писем Word помогает быстро и просто создавать письма. В нем имеются списки часто используемых элементов писем, откуда можно выбрать, например, приветствие или прощание. Кроме того, общепринятые стили писем позволяют объединить элементы структуры письма. Для запуска мастера писем необходимо воспользоваться меню Файл. Выбрать команду Создать, а затем на вкладке Письма и факсы дважды щелкнуть Мастер писем.

Шаблоны

Шаблон является основой каждого документа. Шаблон – это набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Обычный (стандартный) шаблон также содержит элементы автотекста, макросы, панели инструментов, меню и операции, присвоенные сочетаниям клавиш.

По команде Файл→Создать или Создать документ Microsoft Office предоставляется набор шаблонов. Список шаблонов определяется при установке Word, но туда добавляются и новые шаблоны, созданные на компьютере.

Шаблоны содержат подстановочные символы там, где можно вставить свой текст. При сохранении документа, созданного при помощи шаблона, ему, как и любому другому документу, присваивается имя. Чтобы использовать документ как шаблон для будущих документов или если документ с самого начала создается в качестве шаблона, щелкнуть на кнопке Тип файла в диалоговом окне Сохранение документа и выбрать пункт Шаблон документа (*.dot).

Выбрав пункт Шаблон документа, открыть папку Шаблоны. Можно выбрать категорию папки для хранения шаблона. Ввести описательное имя шаблона в поле Имя файла и сохранить шаблон. Теперь шаблон появится в диалоговом окне Файл→Создать в какой-то из категорий или на вкладке Общие.

3. Microsoft Excel

Формат ячеек

Для форматирования ячеек используется панель Форматирование, диалоговое окно Формат ячеек или контекстное меню. Выделив форматируемые ячейки, надо открыть диалоговое окно форматирования ячеек. Для этого дат команду Файл→Ячейки или, щелкнув правой кнопкой мышки, выбрать в контекстном меню пункт Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита.

Функции

Функции программы Excel применяются в статистических, финансовых, математических, инженерных и других расчетах. Функция вычисляет число: итог, среднее, величину процентных отчислений, среднее геометрическое группы чисел. При использовании функции необходимо применять особый синтаксис. Функции являются формулами, поэтому все они начинаются со знака «═». После знака «═» идет имя функции, а затем аргументы, заключенные в скобки.

Диаграммы

Диаграмма – это графическое представление числовых данных. Диаграммы создаются по элементам данных – отдельным числам рабочего листа и рядам данных – группам данных внутри столбца или строки. Проще всего создать диаграмму при помощи мастера диаграмм. Начать работу следует с выделения данных, по которым будет строится диаграмма, за исключением названия. Выбрав данные, щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов. На первом этапе выбрать тип диаграммы из списка Тип. Выбрав тип диаграммы на левой панели, на правой панели выбрать ее тип. После выбора вида и типа диаграммы нажать кнопку Далее. На втором этапе убедиться в правильности выбранного диапазона, после внесения необходимых изменений щелкнуть кнопку Далее. На третьем этапе задать разные параметры диаграммы с помощью следующих вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных. По ходу установки параметров в окне просмотра будут отображаться внесенные изменения. По завершении установки параметров щелкнуть на кнопке Далее. На последнем этапе работы мастера определяется место размещения диаграммы на листе. После нажатия кнопки Готово диаграмма будет создана и размещена.

Фильтрация данных

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных — ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи, используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице или базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми. В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр.

Выбрав любую ячейку в базе данных, дать команду Данные→Фильтр→Автофильтр. Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Щелкнуть на раскрывающей кнопке, которая появляется рядом с каждым именем поля, чтобы получить доступ к списку условий. Чтобы после фильтрации опять отобразить всю базу данных, следует выбрать пункт Все в качестве критерия фильтра во всех полях или просто дать команду Данные→Фильтр→Отобразить все.

Сводные таблицы

Сводные таблицы представляют собой мощный инструмент анализа данных. Сводная таблица обобщает сведения в столбцах базы данных в их связи друг с другом. Для построения сводной таблицы, выбрав любую ячейку, дать команду Данные→Сводная таблица – будет запущен Мастер сводных таблиц. На первом этапе сообщить программе род используемых данных. Щелкнуть на кнопке Далее. На втором этапе уточнить диапазон базы данных. Предлагаемый диапазон обводится мерцающей линией. Щелкнут на кнопке Далее. В сводной таблице четыре области: зона страницы, метки столбцов, метки строк и данные. На этом этапе сводную таблицу оформляют. Перетаскивая кнопки полей в зоны размещения. На четвертом этапе задается окончательное оформление и место размещения сводной таблицы. По умолчанию сводная таблица размещается на новом рабочем столе.

4. Программа ABBY FineReader

Программа FineReader предназначена для работы в OC Windows и соблюдает все требования, предъявляемые к приложениям Windows. Запуск программы осуществляется через главное меню, в котором после установки программы появляются соответствующие пункты.

Рабочая область окна программы разбита на несколько отдельных областей. По левому краю располагается вертикальная панель Пакет. Эта панель содержит список всех графических изображений, требующих преобразования в текст. В нижней части рабочей области располагается панель, показывающая фрагмент отсканированного изображения в увеличенном виде. Эта панель помогает увидеть реальные знаки на изображении и понять, правильно ли было проведено распознавание. Остальная часть рабочей области отводится для размещения окон документов. Каждая графическая страница может отображаться в этой области в двух видах: как исходное изображение и в текстовом виде после распознавания. Окна имеют соответствующие названия – Изображение или Текст.

Панели инструментов. В верхней части окна располагаются строка меню и панели инструментов. Панели инструментов могут включаться или отключаться через меню Вид.

Панель Стандартная. Содержит кнопки для открытия и создания документов, а также для стандартных операций с буфером обмена. Остальные кнопки панели позволяют переключаться между страницами одного пакета, а также изменять неудачные или ошибочное сканирование документа. Наиболее важной является панель Scan&Read. Кнопки этой панели соответствуют основным операциям, выполняемым в ходе сканирования и распознавания.

Панель Распознавание. Содержит раскрывающиеся списки, позволяющие выбрать язык документа и задать качество печати документа.

Панель Инструменты. Используется при управлении сегментацией документа. Она позволяет указать, какие фрагменты страницы следует включить в итоговый документ, и задать их порядок.