46930 (Базы данных и управление ими), страница 2

схематично, на бумаге расчерчивают связи между таблицами (это схема данных).

Существует несколько типов связей между таблицами.

Наиболее распространенные:

-«один»-ко-«многим».

-«один»-к-«одному».

Связь между двумя таблицами организуется на основе общего поля, оно должно присутствовать в обеих таблицах, причем в одной таблице оно должно быть первичным ключом, т.е. на стороне «один» - первичный ключ, на стороне «многим» - вторичный ключ.

СУБД MS Access 2000 представляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы.

ручные (обработка объектов в режиме конструктор).

Автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров).

Автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов.

Для разработки учебных объектов и запросов рекомендуется использовать ручные средства, т.е. режим конструктор.

Создание таблиц.

При создании таблицы в ОКНЕ БД выбирается (с левой стороны) элемент «таблицы». Далее чтобы создать таблицу в ручную, используют элемент управления (в правой части окна) «создание таблицы в режиме конструктора».

Окно «конструктора таблиц» похоже на бланк для создания и редактирования структуры таблицы.

В верху в левом столбце вводят имена полей, далее – тип данных этого поля (его выбирают из предлагаемого списка).

Нижняя часть бланка – список свойств поля, выделенного типа поля в верхней части окна. Свойства поля можно и не трогать.

Далее целесообразно задать ключевое поле (для создания связей между таблицами) (пользуйтесь контекстным меню).

Закончив создание структур таблицы, бланк закрывают (сохраняют), дают таблице имя.

Таблица появляется в окне БД.

Созданную таблицу открывают двойным щелчком мыши. Таблица не имеет записей, только имена полей(заполнение как в Excel).

Если необходимо изменить состав полей или их свойства, нужно открыть таблицу в режиме КОНСТРУКТОРА.

Создание межтабличных связей.

Если БД продумала заранее и связи намечены, то создание реляционных отношений между таблицами осуществляется просто.

Для этого выбираем: «сервис»-«схема данных».

В открывшемся окне при помощи мыши соединяются необходимые поля. При этом одна таблица считается главной другая связанной.

Главная это та таблица, у которой в связи участвует ключевое поле. (название этой таблицы на схеме данных отображается полужирным шрифтом).

Далее необходимо настроить свойства связи. Для этого мышью выделяют в схеме данных нужную связь, открывают контекстное меню связи, а далее выбирают команду «изменить связь». В открывшемся окне устанавливают флажок «обеспечение целостности данных» (тогда удалять в ключевом поле данные нельзя). Если в месте с ним включить флажки: «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей», то можно, редактируя главную таблицу, автоматически редактировать и связанную таблицу.

Работа с запросами

Для создания запросов обычно пользуются режимом «конструктора». В окне Базы данных есть специальный значок «создание запроса в режиме конструктора». Он открывает специальный бланк, называемый «бланк запроса по образцу». Большинство операций здесь можно производить при помощи перетаскивания полей в нужное место в бланке. На самом деле запросы пишутся на специальном языке программирования SQL.

Бланк запроса состоит из двух областей.

В верхней части бланка отображается структуры таблицы или нескольких таблиц, к которым адресован запрос в нижней части – пустая таблица, будущего запроса куда необходимо будет перенести название полей.

Пример простейшего запроса на выборку.

Достаточно поочередно щелкнуть дважды на нужном поле таблицы БД и в таблице-запросе появится это поле.

Сформировав запрос его закрывают, дают имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне БД.

Данные в запросе можно упорядочивать по возрастанию или убыванию(по какому либо полю). Если необходимо по нескольким полям одновременно, то сортировка будет происходить по столбцам слева на право. Т.е. необходимо составлять запрос с учетом будущих действий по сортировки. Если запрос был сформирован раньше и вас не устраивает последовательность полей в запросе, вам необходимо перетащить нужное поле на нужное место.

Вывод полей запроса на экран

По умолчанию все поля запроса выводятся на экран но в бланке запроса можно снять флажок «вывод на экран» и вы не увидите столбец на экране.

Использование условий отбора

В бланке для каждого поля можно задать индивидуальные условия отбора. В строке «условия отбора» вы задаете условие, например, >40, =”A*”, >80 или <150 и получаете только отобранные записи по одному из этих условий. Так же существуют следующие запросы:

Запрос с параметром(сам пользователь задает критерий отбора)

Итоговые запросы(производятся математические вычисления)

Запросы на изменения(автоматизированное заполнение логически связанных таблиц)

Перекрестные запросы(на подобье сводных таблиц)

Специфические запросы SQL

Формы

Формы необходимы для ввода данных в таблицы БД. В Access можно пользоваться готовыми автоформами или самостоятельно разрабатывать дизайн формы с помощью мастера. Автоформы бывают: «в столбец», ленточные, табличные.

Для создания автоформы необходимо открыть панель ФОРМЫ в окне БД и воспользоваться кнопкой «создать». В открывшемся окне выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос) на который она основывается. Нажимаете ОК автоформа формируется автоматически и готова к работе.

Отчеты

Служат для форматированного вывода данных на печать.

Так же существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проектирования отчетов.

Автоотчет в столбец

Мастер отчетов

Конструктор