Реферат на тему:

"Альтернативные программы редактирования электронных таблиц"

Программа Excel – знакомство. Книга и лист Excel

Электронная таблица – основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами, очень мощное средство создания и ведения различных электронных документов. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул – от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т.д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.

В Интернете встречаются еще такие названия: exel, excell, exsel, эксель, ексель.

Интерфейс программы очень схож с Microsoft Word. После запуска программы экран Excel содержит пять областей (по порядку сверху вниз):

• строка меню;

• панели инструментов;

• строка формул;

• окно книги;

• строка состояния.

Основным отличием от Word является присутствие вместо окна документа, так называемого окна книги, другими словами электронной таблицы. Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Книга Excel разбита на несколько листов (таблиц). Листы можно удалять или добавлять новые. Как и всякая таблица, лист Excel состоит из строк и столбцов, пересечения которых образуют ячейки.

В нижней части окна книги находится несколько кнопок, с помощью которых можно переходить от одного листа к другому. Если видны не все ярлычки листов, то для просмотра содержания книги можно использовать четыре кнопки, расположенные в нижнем левом углу окна.

При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга в Excel – это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Окно Excel

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка на ячейку – адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel – А1.

Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т.д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения активной ячейки

Чтобы перейти к любой ячейке в рабочей книге, можно использовать ссылку на ячейку

Форматы и интерфейсы Office – старые и новые, достоинства и недостатки

Главный довод в пользу применения Office 2007 – это, помимо непревзойденных возможностей, форматы файлов и интерфейсы. По умолчанию файлы Office 2007 сохраняются в новых XML-форматах, которые вряд ли прочитает какая-либо из известных в мире офисных программ. Однако форматы, используемые по умолчанию, легко заменить на форматы, совместимые с Office версий от 97 до 2003, которые читаются почти любыми прикладными программами. Привыкнуть к новому интерфейсу «Fluent» (он же «Ribbon») основных программ Office 2007 удается не сразу, но теперь, поработав с ним некоторое время, я недоумеваю, как можно было в течение долгих лет терпеть перегруженный интерфейс прежних версий Office и других пакетов, в которых имитируется старый, неудобный интерфейс Office. Учтите, что я искушенный пользователь и мне известны все эффективные приемы работы со старыми версиями. Менее опытные пользователи даже быстрее привыкнут к новому интерфейсу, более понятному на интуитивном уровне.

Но в то же время форматы и интерфейс могут быть в числе основных причин нежелания переходить на новый комплекс. Файлы, создаваемые в Office 2007 по умолчанию, не могут быть прочитаны большинством других программ, и если явно не настроить Office на сохранение файлов в формате, совместимом с версией 2003, то область совместимости файлов окажется менее широкой, чем у документов, подготовленных в альтернативных комплексах.

Кроме того, некоторые правительственные учреждения и компании отказываются от фирменных форматов Microsoft в пользу открытого формата Open Document Format (ODF), и число таких организаций растет. Файлы ODF нельзя записывать из MS Office без бесплатного модуля расширения независимого поставщика. Кроме того, пользователям придется освоить новый интерфейс Ribbon, чтобы серьезно работать с Office 2007.

И это не все. В Microsoft Word всегда было трудно создавать сложные документы для печати на бумаге или вывода в PDF-файлы – другими словами, любые документы со страничной организацией. В PDF-файлах используются страницы фиксированной длины, как и в бумажных документах; в отличие от них, HTML-файлы могут быть сколь угодно длинными, без разрывов через каждые несколько дюймов.

Excel также есть малопонятные для новичков особенности, такие, как «замороженные области» в верхней и левой частях электронной таблицы (конечно, новички могут столкнуться с ними только в таблицах, составленных кем-то другим, так как изначально в электронной таблице нет замороженных областей). Кроме того, может вызвать недоумение миниатюрный зеленый значок, который появляется в углу ячейки, если программа предполагает, что пользователь сделал ошибку; требуется время, чтобы понять, каким образом в Excel принимается решение об изменении адресных ссылок в формулах, копируемых между ячейками или столбцами. Однако, благодаря участию армии испытателей, привлеченной Microsoft, Excel отличается непревзойденной комбинацией мощности и простоты использования среди самых передовых программ. Но если вы предпочитаете метафору с богатой графикой и свободной формой, как в электронной таблице Numbers компании Apple (часть комплекса iWork), то единственной разумной альтернативой будет либо бесплатный продукт, например OpenOffice.org, либо программа, поставляемая вместе с текстовым процессором, более удобным, чем Word, такая, как Quattro Pro из комплекса Corel WordPerfect Office.

Альтернативы для настольных ПК

Когда-нибудь редактировать документы через оперативные службы можно будет так же быстро и эффективно, как и с помощью настольного комплекса, но этот день еще не наступил. Пользователи, которые ценят скорость и предпочитают хранить документы на собственном компьютере, будут работать в основном с настольными программами. Господство компании Microsoft на рынке настольных продуктов почти абсолютно, и любой альтернативный комплекс должен иметь существенное преимущество, чтобы заинтересовать потребителей. Оно есть у OpenOffice.org и Lotus Symphony Beta: эти продукты совершенно бесплатны. Corel WordPerfect Office привлекает другим: непохожестью на Microsoft Office, что избавляет пользователя от его недостатков, но вместо этого приходится мириться с изъянами WordPerfect.

Ни одну из альтернативных настольных электронных таблиц нельзя сравнить с Microsoft Excel по глубине функциональности. Однако OpenOffice.org по своим возможностям близок к Excel, а в Corel есть записываемые макрокоманды, поэтому не нужно изучать программирование, чтобы автоматизировать процесс. Что касается презентаций, то здесь вне конкуренции графические эффекты PowerPoint (по крайней мере, на платформе Windows), но инструментарий OpenOffice.org и Corel достаточен, чтобы подготовить хорошую, интересную презентацию, хотя оживить скучное выступление не удастся.

У пользователей Macintosh другой набор альтернатив. Мне понравилась ослепительная графика и новаторская электронная таблица со свободными формами в комплексе Apple iWork. Но, по крайней мере для меня, текстовый процессор Apple недостаточно функционален и гибок, чтобы вытеснить Microsoft Office с платформы Mac. В скором времени выйдет полностью переработанная версия Microsoft Office для Mac, и тогда и без того впечатляющие преимущества комплекса станут еще более убедительными. Существует и версия OpenOffice.org для Mac, но даже то достоинство продукта, что он распространяется бесплатно, не может компенсировать его недостатков.

Альтернативы в Web

В Web начинают происходить интересные события, и будущее непредсказуемо. Благодаря новым Web-технологиям и распространению широкополосных соединений, оперативные службы стали, наконец, приемлемыми альтернативами для многих настольных прикладных программ.

Не спешите удалять Office или WordPerfect (доступ в Интернет пока есть не везде и не всегда), но попробуйте поработать со службами Google Docs, ThinkFree Office и Zoho. Они уступают Word и Excel по своим возможностям, но обладают некоторыми уникальными преимуществами, которые компенсируют их недостатки.

Как и следовало ожидать, с помощью всех этих служб очень удобно публиковать документы, с тем чтобы их могли просматривать в оперативном режиме избранные коллеги (которые автоматически получат пароль по электронной почте, как только их имена будут внесены в список сотрудников) или каждый, у кого есть Web-адрес и пароль документа. Пользователи некоторых служб могут даже публиковать информацию из единственной ячейки электронной таблицы, вставив ссылку на нее в Web-узел или блог.

Эти службы уступают Excel в отношении глубины функциональности, но они подходят для простых и умеренно сложных электронных таблиц. (Ориентированная исключительно на электронные таблицы служба EditGrid.com наиболее близка к Excel по своим возможностям, но даже она не располагает полным инструментарием Excel.) Ни одна служба несопоставима с настольными программами презентаций из-за неудобств, связанных с пересылкой и загрузкой из Сети графических компонентов большинства современных презентаций. Тем не менее все эти службы произвели на меня довольно хорошее впечатление, и я сохранил активными свои бесплатные учетные записи