46670 (Автоматизированная система документационного обеспечения управления), страница 2
Описание файла
Документ из архива "Автоматизированная система документационного обеспечения управления", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "информатика" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "информатика, программирование" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "46670"
Текст 2 страницы из документа "46670"
5. Структура программного обеспечения линии LanDocs
Программное обеспечение линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.
Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:
LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.
LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.
Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.
LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.
LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно – независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).
LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.
LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.
LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.
6. Основные функции системы. LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:
-
регистрация документов;
-
ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами ;
-
обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
-
контроль исполнения документов и заданий;
-
работа в режиме замещения исполнителя;
-
отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;
-
навигация и поиск документов;
-
отчетность по документообороту;
-
сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);
-
интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;
-
интеграция с внешними Windows-приложениями;
-
рассылка заданий и извещений пользователям электронной почты;
-
применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
-
работа через Интернет;
-
ведение справочников.
7. Документ в системе LanDocs
LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».
Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.
-
Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
-
Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.
-
Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.
«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.
8. Принципы защиты информации и разграничение полномочий пользователей
Реализованные в системе LanDocs механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:
-
защитить от несанкционированного входа паролем;
-
определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
-
персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
-
шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.
Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.
Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основание на основании механизма уровней конфиденциальности.
Система обеспечивает Права на файл – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:
-
возврат к предыдущей версии;
-
изменение имени файла;
-
изменение статуса файла;
-
назначение права на файл;
-
просмотр;
-
редактирование;
-
удаление.
При использовании программного обеспечения LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ дополнительно обеспечивается защита целостности документов LanDocs (ревизионная безопасность на программном уровне).
При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей, обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.
Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.
9. LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения корпоративной информационной системы
Назначение программной линии LanDocs
Линия программных продуктов LanDocs предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа LanDocs позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:
-
система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практики учета документов и контроля исполнения поручений. Предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
-
корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
-
система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
-
система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.
Технологии внедрения ПО LanDocs
После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:
-
максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
-
повышение точности планирования проекта;
-
максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
-
минимизацию рисков проекта.
Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включается:
-
от создателя программы - руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, т персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
-
от заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., специалисты по информационной безопасности, необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.
При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и после гарантийное сопровождение.
Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы «Отчет об обследовании», « Цели, ограничения и риски проекта», «Техническое задание на внедрение системы». При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа «Инструкция по автоматизированному делопроизводству», а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны «Положение об электронном документе» и «Положение об электронной цифровой подписи».