45966 (Обеспечение системы документооборота), страница 2

методов и средств аналитической обработки как структурированной, так и

неструктурированной информации, а также технологий решения сложных многомерных

количественно-качественных проблем, для которых характерно отсутствие

аналитических зависимостей между определяющими их факторами.

В данных Технических предложениях рассматривается несколько прикладных задач

аналитической обработки информации, которые, на наш взгляд, будут полезны в

качестве средств поддержки аналитической работы специалистов центрального

аппарата Министерства и некоторых входящих в его систему учреждений и

организаций.

Основные проблемы, которые необходимо решить для развертывания полномасштабной

системы аналитической обработки информации:

Получение необходимой Министерству информации от федеральных и региональных

органов

Внедрение единой системы классификации и кодирования элементов данных.

Разработка единой для взаимодействующих министерств и ведомств системы

представления информации об объектах учета (уровень агрегирования информации,

состав представляемых элементов данных, форматы данных и т.п.).

Придание электронным документам юридической силы.

Общесистемные прикладные задачи информатизации Министерства торговли

В рамках предлагаемой системы информатизации Министерства имеется ряд системных

и прикладных задач, которые необходимы каждому (или большинству) из

рассматриваемых подразделений. К таким задачам относятся:

Автоматизированная система делопроизводства и документооборота.

Контроль исполнения поручений.

Разработка и согласование документов.

Справочная информация по министерству.

Справочная информация по органам государственной власти и управления РФ.

Внутриминистерская электронная почта.

Внешняя электронная почта.

Информационные ресурсы Интернет.

База нормативных и правовых документов федерального уровня.

Система внешнеторговой информации (СВТИ).

Доступ к функциям этих задач должен обеспечиваться с каждого автоматизированного

рабочего места (АРМ) будущей системы (разумеется, в пределах прав и полномочий,

определяемых статусом и должностными функциями пользователей АРМ).

1.2.2. Комплекс прикладных задач "Делопроизводство, документооборот и

электронный архив"

Этот комплекс задач является одним из основных общесистемных прикладных

комплексов. Анализ показал, что суммарный поток входящих и исходящих документов

на уровне Министерства и его департаментов (управлений) превышает 40000 единиц в

год. Существующая система автоматизации делопроизводства охватывает только

канцелярию Управления делами, функционально не удовлетворяет потребностям

морально и физически устарела.

При таком объеме документооборота можно ожидать, что эффект от реализации единой

автоматизированной системы делопроизводства Министерства будет весьма

значительным.

Реализация и внедрение данного комплекса задач должно постепенно перевести

делопроизводство и документооборот в Министерстве торговли РФ на уровень,

соответствующий современному состоянию информационных технологий.

1.2.2.1. Общие требования к комплексу задач ДДЭА

Комплекс задач "Делопроизводство, документооборот и электронный архив" (ДДЭА)

должен обеспечивать соблюдение требований российских стандартов, инструкций и

наставлений в области делопроизводства и документооборота. Кроме того, он должен

сохранять полезные традиции и технологии делопроизводства, выработанные за

долгую предысторию Министерства.

Поскольку в настоящее время действующие стандарты и инструкции определяют лишь

бумажную форму документа, то на данном этапе комплекс задач должен выполнять в

основном функции сопровождения бумажного документооборота, обеспечивая снижение

трудоемкости рутинных операций делопроизводства за счет автоматизации процессов

регистрации документов, учета резолюций руководителей на документах,

отслеживания движения документов и контроля исполнения резолюций.

Вместе с тем, комплекс задач с момента ввода его в эксплуатацию должен начать

выполнять функцию "мостика" для постепенного перехода от бумажных к

"электронным" документам, обеспечивая разработку документов на ПЭВМ с помощью

современных программных средств, ведение архивов подготовленных электронных

документов, поиск документов в таких архивах, ведение внутриминистерской

переписки в электронном виде (по крайней мере - частично).

В соответствии с принятой в Министерстве смешанной вертикально-горизонтальной

технологией делопроизводства и документооборота, программные средства комплекса

прикладных задач ДДЭА должны обеспечивать формирование в рамках центрального

аппарата Министерства совокупности взаимодействующих "локальных" систем (или

участков) делопроизводства и документооборота.

Такая совокупность взаимодействующих "локальных" систем делопроизводства и

документооборота в рамках единой технологии должна охватывать уровни:

Министерства

Департаментов (управлений) или самостоятельных отделов

Отделов в составе департаментов (управлений)

Для системы делопроизводства и документооборота, соответствующей уровню

Канцелярии Управления делами Министерства, должна обеспечиваться возможность

выполнения координирующих и контролирующих функций по отношению к остальным

участкам делопроизводства. Каждый из формируемых участков делопроизводства в

зоне своей ответственности использует строго вертикальную технологию движения

документов. Движение документов между участками делопроизводства имеет

вертикально-горизонтальный характер, определяемый как их относительным

положением в организационно-штатной структуре центрального аппарата

Министерства, так и рангом их внешних корреспондентов и адресатов.

В пределах центрального аппарата Министерства взаимодействие между участками

делопроизводства должно осуществляться через систему внутренней электронной

почты (на начальном этапе информатизации - для подразделений Министерства,

расположенных в одном здании). По мере развития уровня информатизации

Министерства, обретения электронным документооборотом юридической силы, а также

по мере готовности внешних адресатов и корреспондентов, должен обеспечиваться

постепенный переход на взаимодействие участков делопроизводства через систему

электронной почты и с внешними учреждениями и организациями, а также с

территориально-удаленными учреждениями, входящими в систему Министерства

(управления уполномоченных Минторга в субъектах Федерации и регионах РФ,

торговые представительства РФ за рубежом и др.).

Программные средства комплекса задач должны обеспечивать его адаптацию к

изменениям организационно-штатной структуры Министерства и его подразделений.

Программно-аппаратные средства комплекса задач должны обеспечивать функции

разграничения доступа и защиты учетно-регистрационных данных делопроизводства и

документов, хранимых в электронном виде, в соответствии с действующими в

Министерстве инструкциями.

Комплекс задач ДДЭА должен обладать следующими функциональными возможностями,

поддерживающими основные задачи и функции делопроизводства:

Учетной обработки документов

Доведения документов до должностных лиц

Рассылки документов

Контроля исполнения резолюций

Подготовки отчетных документов делопроизводства

Архивирования документов и поиска их в архивах

Ведения и использования разнообразных справочников, классификаторов и шаблонов,

необходимых в делопроизводстве

К функциям делопроизводства и документооборота тесно примыкает (хотя и не

относится к ним) функция поддержки разработки документов в подразделениях

Министерства. Будучи важной составной частью общего процесса документационного

обеспечения управления, эта функция также рассматривается в рамках комплекса

задач поддержки делопроизводства и документооборота.

1.2.3. Современное состояние информатизации Минторга

Центральный аппарат при численности 939 человек, имеет 524 компьютера. Из них

337 компьютеров безнадежно устаревших моделей, требуют списания. 187 компьютеров

могут быть использованы (с определенными ограничениями) в дальнейшем. Неплохо

оснащены департаменты ВТС и ДФБУ. Компьютеры, как правило, используются

автономно. Дополнительно требуется 350 современных компьютеров, объединение всех

их в единую локальную вычислительную сеть (ЛВС) и использование в соответствии с

системной идеологией.

Управления и представительства уполномоченных в регионах (79 представительств)

имеют 217 маломощных устаревших компьютера. Работоспособные компьютеры могут

продолжать ограниченно использоваться. Для целей информатизации требуется

приобретение 200 современных компьютеров и создание ЛВС в некоторых управлениях.

Госторгинспекции в регионах (80 инспекций) оснащены достаточно неплохо. Имеют 45

устаревших и 121 достаточно современных компьютера. Требуется дооснащение 50

компьютерами.

Торговые представительства в иностранных государствах (86 ТП и АТС) имеют 161

устаревший и 94 современных компьютера. 26 ТП и АТС подключены к международным

сетям передачи данных. Требуется дооснащение 100 компьютерами и развертывание

ЛВС в ряде ТП.

Примечание. Оценки потребностей в оснащении компьютерами являются экспертными.

Они будут уточнены на стадии технического проектирования.

Автоматизации основных видов деятельности. На большинстве компьютеров

осуществляется набор и распечатка текстов подготавливаемых документов

(интеллектуальная пишущая машинка). В некоторых отделах ведутся отраслевые базы

данных, доступные, как правило, незначительному числу сотрудников отдела.

Осуществляется анализ достаточно ограниченных объемов статистических данных.

Ввод данных часто производится (например, в департаментах внутренней торговли)

вручную с бумажных носителей. В департаменте ДФБУ используется бухгалтерская

система. В УД используется морально устаревшая система ведения делопроизводства,

а в УКГС - кадровая система. В ближайшее время предполагается создание комплекса

средств автоматизации для обеспечения выдачи экспортных сертификатов по текстилю

за счет финансирования по программе TASIS (ДГРВЭД).

Телекоммуникационные сети и каналы связи для обмена данными между

подразделениями Минторга, с органами исполнительной власти и взаимодействующими

организациями используются весьма ограниченных масштабах.

Доступ к информационным ресурсам. Внутренние информационные ресурсы Минторга

доступны, в основном, сотрудникам отделов, создающих эти ресурсы.

С получением данных из Федеральных исполнительных органов (ГТК, Госкомстат и

т.д.) связаны большие трудности, информация, как правило, не удовлетворяет

сотрудников министерства ни формой представления, ни составом, ни качеством.

Необходимо на правительственном уровне решить проблему получения информации из

ГТК, Госкомстата, Минэкономики и ряда других министерств и ведомств. Информация

должна поступать своевременно, быть достаточно детальной, точной и полной.

В департаментах внутренней торговли необходимая для анализа информация из

регионов добывается часто за счет личных связей с сотрудниками региональных

администраций. И это - при наличии в регионах уполномоченных Минторга и

госторгинспекций. В процессе обследования у нас сложилось впечатление

оторванности департаментов внутренней торговли от всех остальных подразделений

министерства.

Многообразные ресурсы Интернет сотрудникам министерства практически недоступны.

Исключение, видимо, составляют 26 ТП и АТС, подключенных к мировым сетям

передачи данных.

1.3. Архитектура разрабатываемой системы

Рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать

как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность

определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она

установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью

поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний

Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех

возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально

широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в