45950 (Представление и использование знаний об объектах), страница 3

Получение помощи (Меню подсказки в Access)

Справочная система Access схожа с другими аналогичными системами, которые

имеются вприложениях Windows.

Для этого щелкните на элементе Help (Справка) строкименю и выберите

соответствующийраздел данного меню.

Другое важное средство, имеющееся в окне справочной системы - Cue Cards

(Карточки подсказки)- специальный вид экранной подсказки, который проведет вас

шаг за шагом при выполнении сложных процедур в Access.

Wizards (Мастера) также проведут вас шаг за шагом, но, в отличие от Cue Cards

сделают за вас большую часть работы. В окнесправочной системы нет никакой

информации о Wizards, но как только вы начнете что-нибудь создавать, Access

сразу же оживет и спросит, хотите ли вы, чтобымастер сделал это за вас.

Выход из справочной системы - ALT+F4 (или дважды щелкнув на кнопке системного

меню в еголевом верхнем углу).

Выход из Access

Выйти из Access можно с помощью одного из следующих способов:

- При открытом окне Access одновременно нажать ALT+F4.

- Дважды щелкнуть на кнопке системного меню в верхнем левом углу окна Access.

- Щелкнуть на кнопке системного меню окна и затем на директиве Close (Закрыть).

Таблицы для хранения ваших данных

Таблица - основной структурный объект во внутреннем строении БД. Она содержит

все записиопределенного вида. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую

информацию о каком-то отдельном элементе БД.

Прежде, чем спроектировать БД, необходимо определить, какие таблицы нам

потребуются (см.ниже). Нерационально вводить все данные в одну таблицу, поэтому

Access предлагает вводить различные виды данных в разные таблицы. При

необходимости нетруднообъединить данные из различных таблиц.

Строки и столбцы

Объект, выведенный в табличном виде, называется в Access табличным (datasheet).

Названия столбцов (колонок) появляются в верхней части главного окна Access.

Колонкиназываются полями. Каждое поле содержит определенную информацию. Строки

называются записями. Каждая запись имеет одинаковые поля, которые

имеютодинаковый размер в каждой записи.

Запросы

После ввода данных в БД вам может понадобиться найти какую-то их часть. Это

можно сделатьнесколькими способами, но лучшим способом является использование

простого запроса для поиска необходимой записи.Запрос - это вопрос к БД.

После формулировки запроса сообщите Access, какое поле вы хотели бы просмотреть

и чтохотели бы в нем найти. Затем просто щелкните на соответствующей кнопке, и

Access тут же выведет на экран необходимую запись.

Формы

Другим видом представления таблицы является так называемая форма. Формы - еще

одно важноесредство Access. При проектировании формы учитывают, что ею будет

пользоваться человек, который ничего не знает ни о данных, ни о БД вообще.

Используя Access,можно включить в форму любые текстовые комментарии, которые

объясняют, какие данные и в какие поля вводить.

Отчеты

С помощью Access можно формировать отчеты для распечатки ваших данных в

различных видах.

2.3 Планирование БД

После того, как стало известно, какие средства может предложить Access,

необходимоспроектировать БД в соответствии с тематикой данного КПР.

Таким образом, нам необходимы следующие базы данных:

1. Классы. Поля данной БД: Код класса,

Название класса,

Описание класса.

2. Атрибуты. Поля данной БД: Код атрибута,

Название

атрибута,

Описаниеатрибута.

3. Атрибуты класса. Поля данной БД: Код класса,

Код атрибута,

Значение атрибута.

4. Род-вид. Поля данной БД: Код класса,

Код подкласса.

5. Структура. Поля данной БД: Код класса,

Код

компоненты.

6. Связи классов. Поля данной БД: Код связи,

Код класса,

Роль класса

(причина, следствие).

7. Типы связей. Поля данной БД: Код типа связей,

Название

типа связей,

Описание

типа связей.

8. Коды связей. Поля данной БД: Код типа связи,

Код связи.

Предложенные базы данных после их создания необходимо связать, тем самым

обеспечивиерархическую структуру. Ниже будет описано, как это сделать.

Создание БД

После загрузки Access активизируйте меню ФАЙЛ в левой верхней части Access и в

появившемсяменю щелчком выберите директиву New Database (Создать). Для создания

первой БД в поле FileName введите имя файла, в котором будет храниться первая

БД,например, "Klasses" и щелкните на командной кнопке ОК в правой верхней части

появившегося окна. Access создаст для вас новую БД. Обратитевнимание, что в

левой части окна БД Klasses имеется ряд так называемых корешков, каждому из

которых соответствует определенный объект Access: таблицы(Table), запросы

(Query), формы (Forms), отчеты (Report), а также макрос (Macro), модуль

(Module). Как использовать их, описано ниже. Необходимо создатьБД для каждого из

8 пунктов, описанных выше, в разделе Планирование БД. То есть указанные

действия выполняются восемь раз для наших БД. Предлагаемиспользовать следующие

имена для этих баз:

1. Klasses (ее создание описано в данном разделе)

2. Atribute - атрибуты

3. Atr_klass - атрибуты класса

4. Rod_vid - род-вид

5. Structur - структура

6. Sv_klass - связи классов

7. Type_sv - типы связей

8. Code_sv - коды связей

Необходимость описания БД именно этими именами связана с тем, что в данной

пояснительнойзаписке используются именно эти имена при описании методики

проведения практической работы.

2.4 Создание таблиц для ваших данных

Планирование структуры таблицы

Речь идет о перечне полей, из которых она состоит. При создании таблицы на

первом этапенеобходимо определить, какие поля вам нужны, какого они должны быть

типа и размера.

Поле - структурный элемент таблицы, содержащий сведения о ком-то или о чем-то в

БД.

Для БД Klasses необходимы поля, указанные выше, в разделе "Планирование

БД".Рассмотрим пример создания структуры таблицы для БД Klasses.

Необходимые поля для данной таблицы, это:

Код класса,

Название класса,

Описание класса.

Создание таблицы

После определения необходимых полей, приступим к созданию собственно таблицы

вAccess.

1. Определить, какие поля необходимы (см. выше)

2. Открыть окно конструктора таблиц. Каждое поле таблицы - это одна строка

верхней части этогоокна. В упрощенном варианте достаточно использовать только

верхнюю часть окна.

3. В верхнюю часть окна конструктора таблицы ввести имя каждого поля, при

необходимостиможно использовать и нижнюю часть окна для задания длины поля, его

формата и т.д.

4. При желании можно создать поле, которое будет выступать в качестве

уникальногоидентификатора каждой записи. Это так называемый ключ таблицы, а

соответствующее ему поле называется ключевым.

5. Сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц.

Загрузка БД

Чтобы загрузить БД, созданные в разделе "Создание БД", необходимо:

1. Загрузить Access.

2. В Access активизировать меню ФАЙЛ. Перед вами откроется список имен файлов.

Выберите нужный и щелкните на нем (klasses.mbd).

Функции кнопок

Окно БД имеет две группы кнопок.

- Слева в окне расположены кнопки режима (корешки) с именами различных

структурных объектов БД- таблицы (Table), запросы (Query), формы (Forms), отчеты

(Report). Каждый раз щелчком можно выбрать только один корешок из этого ряда.

- В верхней части окна расположены командные кнопки New (Создать), Open

(Открыть), Design(Конструктор). Щелкнув на кнопке New, вы сообщаете Access, сто

хотите создать новую таблицу. (Кнопка Table должна быть при этом нажата, о чем

сигнализируетболее яркая надпись).

Щелкнув на кнопке New, - на экране появится диалоговое окно. Оно содержит кнопки

длявыполнения различных функций. В рассматриваемом примере следует щелкнуть на

кнопке New Table (Новая таблица). Щелкнув на этой кнопке, активизируется режим

TABLE-DESIGN (Режимконструктора таблиц).

Формирование полей таблицы

Каждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных,

которые будутв него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые

комментарии, в которых указано назначение данного поля. В отличие от имени БД,

которое неможет содержать более 8 символов, имя поле может иметь до 64 символов.

Окно конструктора таблиц делится на две основные части. В верхней части вы

можетеуказать имя. тип и описание каждого поля. В нижней части окна указываются

различные параметры каждого поля. Для того, чтобы определить первое поле,введите

с клавиатуры в первом столбце первой строки слово "Код класса" и нажмите Tab.

Access создаст поле "Код класса". Посленажатия клавиши табуляции "оживает"

второй столбец Data Type (Тип данных) первой строки. В ней появляется слово Text

(Текстовый), справа откоторого будет находится маленькая кнопка - манипулятор.

Созданное поле должно быть счетчиком порядковых номеровзаписей. В окне-списке

типов данных щелкните на слове "Counter" (Счетчик).

После этого нажмите Tab еще раз. Курсор переместится в столбец описания поля.

Наберите наклавиатуре описание поля: Код класса.

Выбор ключа таблиц

Последнее, что осталось сделать с полем "Код класса", - это дать ему статус

ключатаблицы. Поле с таким статусом помогает Access упорядочивать данные в

таблице, быстрее их находить и связывать таблицу с другими таблицами.

1. Убедитесь, что курсор мыши находится в одной строке с названием "Код класса".

2. Щелкните на маленькой кнопке, обозначенной ключом и расположенной в центре

экрана на панелиинструментов конструктора таблиц.

Выбор правильного типа данных

В Access можно выбрать один из следующих типов данных:

TEXT (Текстовый). Используется для текстовой информации.

MEMO (Комментарии). Используется для хранения произвольного текста. До 32

000символов.

NUMBER (Числовой). Используется для математических операций.

CURRENCY (Валютный). Для операций с валютой.

DATE/TIME (Дата/Время). Информация для хранения даты и времени.

COUNTER (Счетчик). Порядковый номер.

YES/NO. (Логическое).

OLE object (Поле объекта OLE). рисунки, графики и таблицы в формате Windows.

Оформление оставшихся полей

Снова нажмите клавишу Tab. Курсор переместится в первый столбец следующей

строки. Accessготов к вводу информации о следующем поле. Специфицируйте

остальные поля вашей БД следующим образом:

Имя поля Тип данных Размер Описание

Название класса текстовый 15 название класса

Описание класса текстовый 15 описание класса

Сохранение описания таблицы

После того, как вы оформили поля, осталось сделать только одну, но очень важную

процедуру -сохранить их.

Для этого щелкните на элементе File в строке меню и выберите директиву Save.

Появитсядиалоговое окно Save As (Сохранение).

Access предложит свой вариант - Table1 (Таблица1). Мы советуем для удобства

дальнейшегоиспользования изменить имя на "Классы".

Необходимо отметить, что создать таблицу можно еще одним способом, - используя

мастер поразработке таблиц. Здесь не приводится описание работы этого мастера,

так как при его использовании не должно возникать трудностей, потому что он

работает впошагово-диалоговом режиме.

Таким образом, мы создали первую таблицу. Но необходимо то же самое проделать с

остальными.Ниже приводим рекомендации по спецификации остальных таблиц для

оставшихся БД.

- БД Atribute

Имя поля Тип данных Размер Описание

Код атрибута Counter по умолчанию Код атрибута

Название атрибута текстовый 15 Название атрибута

Описание атрибута текстовый 15 Описание атрибута

- БД Atr_klass

Имя поля Тип данных Размер Описание

Код класса Number по умолчанию Код класса

Код атрибута Number по умолчанию Код атрибута

Значение атрибута текстовый 15 Значение атрибута

- БД Rod_vid

Имя поля Тип данных Размер Описание

Код класса Number по умолчанию Код класса

Код подкласса Number по умолчанию Код подкласса

- БД Structur

Имя поля Тип данных Размер Описание

Код класса Number по умолчанию Код класса

Код компоненты Number по умолчанию Код компоненты

- БД Sv_klass

Имя поля Тип данных Размер Описание

Код связи Counter по умолчанию Код атрибута

Код класса Number по умолчанию Код класса

Роль класса текстовый 20 Роль класса

- БД Type_sv