45943 (Windows, Microsoft Word и Microsoft Excel), страница 3

шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или

кегль шрифта. Оформление документа должносоответствовать его содержанию. Текст

воспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поля

по краям страницы, свободноепространство между колонками текста и перед

заголовками. На удобчитаемость текста в большой степени влияет также правильный

выбор гарнитуры,начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста,

отбивок, абзацных отступов и т.д.

Таблицы и диаграммы

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя способами.

Первыйспособ – это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек.

Второй заключается в преобразовании существующеготекста в таблицу. В таблице

можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять

новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и виде диаграммы.

С точкизрения редактора Word диаграмма является объектом, для работы с которым

используется метод OLE. Создает и обрабатываетэтот объект программа Microsoft

Graph.

Правописание

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое

слово в документе сравнивается собразцами в специальном словаре. Если слово не

будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можновыполнить

необходимыеисправления.

Повторяющиеся или типовые ошибки правописания можно исправлять с помощью функции

автокоррекции непосредственно при наборе текста, афункция поиска и замены

позволить внести изменения в написание отдельных слов сразу во всем тексте или в

выделенной области. Эта же функция позволяет изменять установки форматирования

текста иабзаца – как по всему документу, так и в выделенной области.

Word имеет модуль разделения слов на слоги. Он предназначен для правильного

переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, исключений и

специальный(пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять

правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений

содержитслова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно.

Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые

выхотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по

специальности, например химии или физике,возможно понадобится отдельный словарь

для терминов, так называемый словарь пользователя.

Программа предлагает варианты замены часто повторяемых в документе слов, что

позволяет сделать язык документа более ярким и выразительным. Списоксинонимов

находится в меню Сервис-Синонимы (Tools-Thesaurus).

В меню Правка (Edit) находятся команды Найти (Find) и Заменить (Replace)

предназначенные для поиска и заменыфрагментов текста.

При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков

текста. В Wordдостаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом

автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа

необходимоечисло раз.

Программа автокоррекции проверяет и исправляет типичные ошибки после ввода

отдельного слова. Для исправления Word использует список типичных ошибок.

Проверка грамматики – эта функция существует только в версии Word 7.0 для

Windows95 и выше. Онапозволяет проверить и устранить грамматические и

стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок.

Если ошибка найдена,она открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar).

Чтобы получить статистические сведения о количестве символов, слов, строк,

абзацев и страниц в документе, надо выполнить команду меню Сервес -Статистика

(Tools-Statistics). Также будут выведены показатели – уровень образования,

легкость чтения, число сложных фраз,благозвучие.

Оформление документа

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя

наборстандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают,

можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документав

соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы

выбрать шаблон, вполняется команда Файл - Создать (File-New).

Структура документа

При работе со сложными документами, содержащими большое количество глав,

разделов, а возможно и подчиненных документов, можно воспользоватьсямощным

средством Word для Windows – создание структуры документа. Структура – это

иерархия документов, разделов и заголовков различных уровней.Чтобы включить

режим структуры, выполняется команда Вид - Структура (View-Outlining).

Макрокоманды

При работе с программой часто приходится выполнять последовательность одних и

тех же действий: открывать различные меню и выполнять те или иные команды.Вместо

того, чтобы каждый раз нажимать одну и ту же последовательность клавиш, можно

записать макрокоманду, которая будет выполняться нажатием однойединственной

клавиши. Для этого выполняется команда Макрокоманда (Macro) из меню

Сервис(Tools).

Графический редактор WORD

Большинство документов содержит различные иллюстрации: фирменные знаки,

диаграммы, графики, рисунки. С помощью Word для Windows можно создавать такие

объекты,так как Word содержит встроенный графический редактор. С помощью этого

редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используяфункции рисования

примитивов или элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников,

кругов и т.д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект,выполняется команда

Вставка - Объект (Insert-Object).

Электронная почта и связь

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния –

специальный модуль дляподготовки большого количества писем одного содержания, но

разным адресатам. Отправлять факсы можнонепосредственно из Word для Windows.

Для вызова выбираеться команда меню Сервис-Слияние(Tools-Mail Merge).

Автоматизация операций по работе с документами для WORD 97

В состав новой версии WORD 97 включен широкий набор средств автоматизации,

упрощающих выполнение типичныхзадач. Большинство из них в том или ином виде было

представлено и в предыдущих версиях редактора, но теперь возможности

автоматизации стали значительно шире.К таким средствам относится:

P автозамена, которая позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при

вводе;

P автозаполнение, с помощью которого можно автоматически продолжить ввод слова

или фрагмента текста после ввода несколькихпервых букв. Теперь редактор с самого

начала имеет некоторую базу таких заготовок;

P автоматическая проверка правописания теперь включает в себя проверку

орфографии и грамматики;

P автореферат: в Word 97 появилась возможность автоматического формирования

реферата документа. Редактор производит анализ текста и выделяет его

ключевыеположения, на основании которых и составляется реферат;

P автоматическое создание и предварительный просмотр стилей;

P автоформат при вводе, предназначенный для автоматического форматирования

документа непосредственно при вводе или послеего завершения. В версии Word97

средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей.

Помощник

Новое средство Microsoft Office 97 – Помощник, предназначенный для того,

чтобыавтоматически давать советы и предоставлять справочные сведения, которые

могут понадобиться по ходу выполнения задачи.

Таблицы, граница и заливка

В Word 97 появились новые средства, упрощающие работу с

таблицами, границами и зиливкой:

P с помощью мыши рисовать таблицы любой формы, отдельные ячейки могут иметь

любую ширину и высоту, можно объединять соседниеячейки;

P ячейки таблицы можно выравнивать со всех сторон, текст внутри ячеек можно

расположить вертикально;

P включено более 150 различных типов границ;

P вокруг каждой страницы можно создать рамку, в редакторе имеется 160 типов

графических границ страницы.

Рисование

В редакторе новый набор графических средств для украшения текстов, добавления

объема, теней, текстурных и прозрачных заливок, атакже более 100 настраемых

автофигур, 4 вида заливки и т.д.

Использованная литература

1. А.В. Потапкин. Текстовый редактор WORD. Версии 6.0 для Windows 3.1 – 3.11

и версии 7.0 для Windows95. Москва 1997 год.

2. В. Денисов. WORD97 с самого начала. Санкт-Петербург 1997 год.

Microsoft Excel 7.0 for MS Windows 95

Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является электроннаятаблица

Microsoft Excel.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel

можно использоватьболее 400 математических, статистических, финансовых и других

специализированных функций, связывать различные таблицы между собой,

выбиратьпроизвольные форматы представления данных, создавать иерархические

структуры. Воистинубезграничны методы графического представления данных: помимо

нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать

свои,настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы. Те,

кто только осваивает работу с Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров"-

вспомогательных программ, помогающих при создании диаграмм. Они, как добрые

волшебники, задавая наводящие вопросы о предполагаемыхдальнейших шагах и

показывая, в зависимости от намечаемого ответа, результат, проведут пользователя

"за руку" по всем этапам построения диаграммыкратчайшим путем.

Использование механизма связи и внедрения объектов (OLE2) позволяет широко

использовать дополнительные графические редакторы, редакторформул и многие

другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма

является то, что любой объект в документе(рисунок, видеоизображение, текст)

можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи

дополнительных программ. Впечатляет имеханизм динамического обмена данными между

Excel и другими приложениями Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится

квартальныйотчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel.

Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то

вотчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст "рыбы"

отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом,значительно сократить

время подготовки квартальных отчетов. Удобство работы с таблицей сказывается на

Вашей производительности, поэтому в Excel таблицыи работа с ними организованы

таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со

стороны пользователя. Все таблицы сразуобъединены в рабочие книги. Доступ к

нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на котором

написано ее имя. Имя таблицы можно изменитьв любой момент, причем не нужно

ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Пользователи, несомненно,

оценят возможность редактированиятаблицы непосредственно в ячейке, что позволяет

указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и

построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы не

требовалсяанализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа -

Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные

таблицы,содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь

несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид.

Освоение этогоинструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

Например, механизм авто коррекции теперь доступен в любом приложении Microsoft

Office, в том числе и в новой версии Microsoft Excel 7.0для Windows 95.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft

Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор!Причина

оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек

для получения промежуточного результата (а такую операцию,как показывает

практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо

выполнить два лишних действия. Найти место в текущейтаблице, где будет

располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав

кнопку S (сумма). И лишь после этого можновыбрать те ячейки, значения которых

предполагается просуммировать.

Поэтому в Microsoft Excel для Windows 95 была встроена функция AutoCalculate

(Автоматическое вычисление). Эта функция позволяетувидеть результат

промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые

ячейки таблицы. При этом вы можете указать, какого типарезультат вы желаете

увидеть - сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего

количество отмеченных элементов.

Еще одно нововведение позволяет при заполнении большой таблицы не тратить время

на ввод с клавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо

ячейке,заполненной ранее. При вводе текста производится автоматическое

сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excelпредлагает

автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого

достаточно просто нажать клавишу Enter.