Рис.14. Пиктограмма Конструктора функций на панели инструментов Excel 97

Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора функций (рис.14) откройте диалоговое окно Конструктора.

Рис.15. Диалоговое окно Конструктора функций (шаг 1)

В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Все в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по командной кнопке ОK.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

Рис.16. Конструктор функций (шаг 2)

Щелкните по командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

Автосумма. Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и щелкните мышью по пиктограмме сложения .

В наборной строке появится знак равенства и слово "СУММ", за которым в скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования. Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить. Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все группы не будут промаркированы.

Адреса групп можно ввести с клавиатуры.

Рис.17. Применение режима Автосумма

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL 97

Обмен данными

Обмен данными позволяет пользователю Excel 97 импортировать в свои таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

Обработка списков

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. В программе Excel 97 разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки: ввод списка данных, поиск элемента в списке, редактирование списков, фильтрация данных, сортировка данных, анализ данных (поиск тенденций и закономерностей)

Базы данных

В комплект поставки Excel 97 входит программа обработки внешних баз данных MS Query. Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние данные можно обработать непосредственно программой Query.

После загрузки набора данных из него можно выбрать часть записей путем включения критериев отбора данных.

Конфигурирование программы

Программу Excel 97 можно настраивать в соответствии с индивидуальными запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и повысить эффективность обработки. Например, каждый пользователь программы может создать пиктографическое меню, изменить вид основного окна, изменить вид рабочего листа, установить желаемые шрифты, создать шаблоны таблиц и т.д.

Visual Basic

Начиная с версии 5.0 в программу Excel включен специальный язык программирования, который получил название Visual Basic for Applications (VBA).

Введение достаточно мощного языка программирования в Excel делает эту программную платформу весьма привлекательной для профессионалов, которые занимаются разработкой специализированных прикладных систем.

В принципе, можно полностью перепрограммировать все функции программы Excel, если в этом появилась необходимость.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Естественно, что в рамках данного реферата нет никакой надежды полностью осветить возможности столь многогранной программы, как табличный процессор Excel 97. Для того, чтобы знать Excel нужно в нем работать. Используя эту программу, Вы, наверняка, будете открывать все новые и новые возможности и свойства. Исследуйте и экспериментируйте. Если результаты Вам не нравятся, пробуйте снова. Последствия почти всех действий в Excel можно отменить, поэтому, экспериментируя, вы не потеряете ничего, кроме нескольких минут вашего времени.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Джошуа С., Носситер А. Использование Microsoft Excel 97 // «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

2. Вонг В., Роджер С. Паркер Microsoft Office 97 для Windows для «чайников» // «Диалектика», Киев-Москва, 1997 г.

3. «Как работать с Microsoft Office 97» // Microsoft Press, официальное издание, 1998 г.

4. Прикладные программы Office 97.

5. Справка по программе Microsoft Excel 97.

19