ref-18248 (Процессоры обработки текстовой информации)

Кирово–Чепецкий Колледж Экономики и Права.

Специальность: «Государственное и муниципальное управление».

ПРОЦЕССОРЫ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ.

Курсовая работа по дисциплине:

«Информационное обеспечение управленческой деятельности».

Выполнил студент Шиляев Станислав

группы УД – 3: Валерьевич.

Руководитель: Ефимова Елена

Васильевна.

г. Кирово-Чепецк 2004 г.

Содержание.

Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

1. Возможности текстовых процессоров . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2. Текстовый редактор MS-DOS Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2.1. Работа с MS-DOS Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3. Текстовый редактор WordPad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3.1. Интерфейс WordPad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. Текстовый процессор Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

4.1. Интерфейс Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

4.2. Работа с Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

Введение.

Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного специальным текстовым процессором (редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

В данной работе достаточно подробно рассмотрены три текстовых редактора: MS-DOS Editor, WordPad и Microsoft Word. Цель работы – изучая набор функций, возможностей выбранных текстовых редакторов, пронаблюдать развитие технологии программ, обеспечивающих подготовку и обработку текстовой информации.

- 1 -

1. Возможности текстовых процессоров.

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерных сетях

- 2 -

пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

Таким образом, современные программы предусматривают множество функций, позволяющих готовить текстовую часть документа на типографическом уровне. Кроме того, современные программы позволяют включать в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии. Благодаря этим возможностям файл, представляющий собой текстовый документ, может содержать, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты.

При выборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: и сложность документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характер материалов (например, простая «беллетристика» или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).

Наиболее известные редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:

• процессоры общего назначения («Лексикон», Microsoft Word, Word Perfect и др.);

• редакторы научных документов (ChiWriter, TeX и др.);

• редакторы исходных текстов программ (Multi-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC, Pascal и т.д.).

Разумеется, с помощью «Лексикона» можно подготовить и текст программы, а с помощью Multi-Edit – документ общего назначения. «Специализация» редактора заключается в том, что в нем добавлены (или оптимизированы) функции, которые необходимы для обслуживания

- 3 -

документов определенного типа. Например, Multi-Edit позволяет выделить цветом смысловые сегменты исходных текстов программ, ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.

Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы – Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста все же удобнее применять текстовые процессоры, а для создания и редактирования иллюстраций – графические системы (например, CorelDRAW!, Adobe Photoshop, пр.).

- 4 -

2. Текстовый редактор MS-DOS Editor.

MS-DOS Editor является простейшим текстовым редактором, он входит в состав всех версий MS-DOS, начиная с 5.0. В качестве устройства ввода и управления используется клавиатура.

MS-DOS Editor является приложением DOS и обрабатывает только текстовые файлы «канонического» формата. Однако интерфейс этой программы и техника редактирования (включая работу с буфером обмена), в основном, соответствуют стандарту Windows. Поэтому можно рассматривать этот редактор как игрушечное приложение Windows, поработав с которым, легко перейти к мощному процессору MS Word.

2.1. Работа с MS-DOS Editor.

ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ.

Для запуска MS-DOS Editor необходимо выдать команду MS-DOS:

edit ().

В качестве аргумента командной строки можно указать имя существующего или создаваемого текстового файла.

Чтобы закончить работу с редактором, необходимо выбрать команду (File-Exit).

Для сохранения файла нужно выбрать команду(File-Save As…). Файлер сохранения отличается от стандартного файлера Windows только отсутствием списка имен файлов. Для перехода в другой каталог того же диска необходимо выделить строку «…» и нажать {Enter}. Для перехода на другой диск достаточно выделить его имя и нажать {Enter}.

Чтобы открыть (загрузить) существующий файл, нужно выбрать команду (File-Open…), а затем – файл, который необходимо открыть.

Чтобы напечатать файл на принтере, следует выбрать команду (File-Print…). Если в файле имеется выделенный фрагмент, редактор предлагает

- 5 -

альтернативу: напечатать этот фрагмент (Selected Text One) или документ целиком (Complete Document).

ОПЕРАЦИИ С БЛОКАМИ (ФРАГМЕНТАМИ) ТЕКСТА.

Блок текста – это непрерывная последовательность символов текстового файла, которую нужно выделить тем или иным способом, в зависимости от соглашений программы. Иногда блок определяется с точностью до строки (т.е. пользователь должен указать первую и последнюю строки блока). Однако чаще применяется более тонкий механизм, позволяющий установить границы блока с точностью до символа (т.е. указать первый и последний символ блока).

Для выделения фрагмента нужно установить курсор на первый символ выделяемого фрагмента. Одновременным нажатием клавиш {Shift} и {Right} «закрашивается» участок текста. Для выделения больших участков (выделение производится с точностью до строки) можно использовать клавиши {Down} и {PgDn}.

Выделенный фрагмент всегда выделяется цветом на фоне основного текста.

Большинство редакторов предусматривает «канонический» набор операций с выделенным фрагментом текста:

• скопировать фрагмент в другое место того же текстового файла;

• переместить (переслать) фрагмент в другое место того же текстового файла;

• удалить фрагмент из файла;

• скопировать или переместить фрагмент в другой текстовый файл;

• напечатать фрагмент.

Операции копирования и перемещения часто выполняются с привлечением специальной области памяти, которую называют по-разному: «карманом», буфером обмена, буфером промежуточного

- 6 -

хранения.

Копирование (перемещение) выделенного фрагмента текста выполняется в два этапа.

1. Сначала надо поместить фрагмент в буфер промежуточного хранения. Для этого необходимо нажать {Ctrl+Ins} (фрагмент копируется в буфер) или {Shift+Del} (фрагмент перемещается в буфер и удаляется из файла).

2. Затем необходимо установит курсор в точку вставки и нажать {Shift+Ins}. Фрагмент появится на новом месте.

Чтобы вставить выделенный фрагмент из буфера в другой файл, достаточно загрузить этот файл, установить курсор в точку вставки и нажать клавиши {Shift+Ins}.

Вместо клавиш быстрого вызова можно использовать соответствующие команды меню (Edit-Copy), (Edit-Cut) и (Edit-Paste).

- 7 -

3. Текстовый редактор WordPad.

Редактор WordPad, входящий в состав Windows, не назвать особо мощным. Никаких излишеств, присущих, например, Microsoft Word, в нем не найти. Не располагает он также какими-либо особенными возможностями форматирования: WordPad не поддерживает даже такую простую функцию, как выравнивание текста по обоим краям.

Но с большинством повседневных задач – с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки – WordPad справляется вполне успешно.

С помощью WordPad можно:

• работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов;

• сохранять тексты как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word);

• вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

3.1. Интерфейс WordPad.

Запускается текстовый редактор WordPad из меню «Пуск/Программы/Стандартные».

У WordPad – несколько управляющих элементов: Текстовое Меню вверху окна, затем – кнопочная панель операций, еще ниже – панель форматирования, а внизу, прямо над окном набора текста, - управляющая Линейка.

У каждого из этих элементов свой круг задач.

Текстовое меню, в принципе, просто дублирует возможности, вынесенные на кнопки других панелей. Однако нажать на кнопку проще, чем искать команду в меню, поэтому используется эта панель не слишком часто.

На кнопки Кнопочной Панели вынесены все основные операции,

- 8 -

которые можно проделать с уже готовым текстом – форматирование, операции со шрифтом, сохранение, печать и многие другие. О каждой кнопке стоит рассказать подробнее, ведь именно сними приходится работать чаще всего.

Кнопка Создать новый документ. Можно создать документ в одном из четырех форматов – собственном формате WordPad (файл с расширением *.wri), универсальном текстовом формате TXT (*.txt), «обогащенном» формате RTF (*.rtf) и в формате Microsoft Word (*.doc).

Кнопка Открыть документ. С ее помощью можно открыть уже созданный в любом из указанных выше форматов документ, добравшись до него с помощью специального мини-проводника.

Кнопка Сохранить документ. С ее помощью можно сохранить созданный документ в любой папке на диске и под нужным именем.

Кнопка Печать документа. С ее помощью можно отправить на печать весь документ.

Кнопка Предварительного просмотра – при ее нажатии текст появляется в таком виде, в котором он будет напечатан.

Кнопка Поиск – ищет в документе заданное слово или словосочетание.

Кнопка Вырезать. Ее назначение – убрать в «карман» Windows выделенный фрагмент текста.

Кнопка Скопировать – то же, что и Вырезать, но без удаления фрагмента.

Кнопка Вставить – вставка текста из «кармана».

Кнопка Отменить – отмена последних действий.

Форматирование – это изменение внешнего вида текста или его отдельных элементов, например, начертания шрифтов.

Работа с Панелью Инструментов Форматирования придает

- 9 -

желаемый вид документу.

Меню Шрифтов позволяет выбрать шрифт для текста. WordPad оперирует всеми шрифтами, которые установлены в системе, давая возможность создать очень красивый текст.