45080 (Ответы к экзамену по специальности Информатик-технолог), страница 5

2) сбор и анализ материалов;

3) подготовка проектов;

4) согласование проекта;

5) внесение проекта на рассмотрение;

6) принятие решения и подписание;

7) доведение распоряжения до исполнителя/ей.

Подготовка материала к заседанию коллегиального органа:

1. внесение документа на рассмотрение;

1. обсуждение документа на заседании;

1. принятие решения после заседания;

1. оформление протокола заседания;

1. издание документа и доведение решения до коллегиального органа;

1. доведение документа до исполнителей.

Приказ издается и подписывается от лица руководителя.

Распоряжения – оперативное решение вопросов, издаются руководителями структурных подразделений.

Информационно-справочные документы – служебные записки/письма, в целях подтверждения указания о необходимости выполнения конкретного вида деятельности. Это наиболее распространенный вид документов. А также к ним относятся - акты, сводки, отчеты, плановые документы.

Автоматизированные системы делопроизводства (большей частью выполненные на Delphi) выполняют следующие функции, такие как:

1. подготовка различных видов документов;

1. контроль за исполнением;

1. снятие документа с контроля;

1. формирование архива документов учреждения.

37. Электронная канцелярия.

Идеология ЭК – отказ от работы с бумажными документами.

Проект ЭК представлены в журналах по делопроизводству , секретарскому делу, а также в некоторых учебных пособиях.

ЭК предполагает:

1. выполнение всех функций по ДОУ предприятия;

1. выполнение широкого спектра функций по Добороту:

1. регистрация всех документов;

2. формирование самих документов;

3. обеспечение контроля за исполнением;

4. прохождение документа по маршруту;

5. проверка исполнения документа;

6. проверка качества исполнения;

7. просмотр руководителем;

8. снятие с контроля и передача документа в архив.

1. следующий набор организации рабочих мест:

1. АРМ руководителя;

2. АРМ канцелярия;

3. АРМ секретаря;

4. АРМ руководителя структурного подразделения;

5. АРМ исполнителя;

6. АРМ ADMINa.

Наиболее полный доступ к информационному массиву документов предоставляется секретарю и ADMINу. На АРМе руководителя и АРМе руководителя отдела реализуются следующие функции:

1. поиск и просмотр документов;

1. внесение резолюции;

1. оценка исполнения заданий;

1. формируются отчеты.

Сбои происходили из-за исполнители не были уверены в достоверности документа.

Наиболее трудоемкие процессы выполняются на местах: АРМ канцелярия и АРМ секретаря.

38. Методология проектирования АИС.

Методология – упорядоченная совокупность методов, позволяющих успешно решать задачи, возникающие в какой-либо деятельности.

Проектирование – описание системы (модель), включает описание, необходимые расчеты, схемы, таблицы, графики.

С целью упрощения проектируемой АИС разработана методология динамического проектирования, включает системный подход и возможности современных информационных технологий.

Основные положения динамического проектирования:

1. проектируемая АИС представляется в виде динамических структур, способных видоизмененяться под воздействием промежуточного результата проектирования;

2. проектирование проводится путем поэтапной декомпозиции системы на подсистемы и другие элементы невысокой сложности (независимое проектирование каждой части с условием их взаимосвязи);

3. использование опыта проектирования аналогичных систем;

4. разработка методов и способов проектирования АИС по отраслям.

В результате динамического проектирования разработано 17 принципов проектирования АИС:

- динамичность – возможность корректировки по результатам экспериментов;

- этапность – последовательность этапов проектирования. Обязательно обрабатываю-тся этапы проектирования. Позволяет распределить ресурсы;

- декомпозиция. Призван снизить сложность системы, обеспечить проектирование по частям, позволяет корректировать структуру системы по частям, вводить в действие системы по частям;

- композиции. Обеспечивает интеграцию спроектированных частей в интегральные блоки, при этом уменьшается сложность системы, ликвидируется сложность системы, ликвидируется дублирование процессов и средств обработки информации;

- совмещения проектируемой системы с ее эксплуатацией. Связан с принципом этапности и декомпозиции, сокращается срок создания системы;

- обратной связи. Возможность корректировки ранее принятых решений;

- человекомашинности. Основан на совмещении возможностей человека и технических средств в результате разумного распределения обязанностей человека и ЭВМ;

- однократного ввода информации и многократного ее использования. Рекомендуется одновременно вводить полный объем информации, чтобы получить максимальный объем выходных данных;

- типовых проектных решений. Широкое использование уже наработанных опытов, что сокращает сроки проектирования;

- совместимости с окружением. Способность системы воспринимать действительное окружение без дополнительного преобразования;

- адаптивности. Живучесть, приспосабливаемость.

- техничности. Требования удобства и простоты эксплуатации системы;

- дружественности. Способность системы предоставлять пользователю возможность простейшего и эффективного общения без обучения и подготовки;

- компактности. Экономичность структуры системы (элементы зависимы друг от друга);

- коллективности. Участие специалистов разных направлений;

- единого руководства на всех этапах проектирования. Отвечать за ввод новой системы должен 1 человек;

- перманентности. Необходимость постоянного совершенствования системы в связи со старением прикладных программ, технических средств, лингвистических средств.

39. Предпроектное обследование объекта автоматизации. Состав и структура технического задания.

Предпроектное обследование объекта автоматизации, является 1-ым этапом проектирования АИС (завершается составлением технического задания), - это изучение, анализ и описание существующей ИС. Цель – получить исходные данные для проектного решения и наметить актуальное решение АИС.

Основные методы сбора данных – анкетное обследование служащих, изучение планов и отчетных данных, справок и запросов. Обследование осуществляется по плану с указанием сроков и исполнителей. В ходе обследования можно получить ответы на следующие вопросы: состав пользователей, потребности и динамика их изменения, требования к оперативности, полноту и точность информации, вероятный состав абонентов будущей системы и структура их потребностей, тематический и видовой состав ИС, интенсивность обращения к различным частям фонда и многое другое. Все это входит в техническое задание.

Техническое задание – юридический и нормативно-технический документ на основе которого осуществляется разработка АИС. В нем указывается цели и задачи, ее функциональная и организационная структура, функции отдельных подсистем, требования ко всем видам обеспечения, критерии оценки эффективности системы, этапы разработки и этапы оценки ожидаемого экономического эффекта.

ТЗ состоит из трех стадий:

а) обоснование необходимости разработки программы (ИС) – постановка задачи, сбор исходных материалов, выбор и обоснование критериев эффективности и качества разработанной АИС, обоснование необходимости проведения НИР;

б) НИР – определение структуры входных и выходных данных, предварительный выбор методов решения задач, обоснование целесообразности применения ранее разработанных программ (ИС), определение требований к техническим средствам, обоснование принципиальной возможности решения поставленной задачи;

в) разработка и утверждение ТЗ – определение требований к программам, разработка технико-экономического обоснования АИС, определение стадий, этапов и сроков разработки АИС и документация на нее, выбор языков программирования, определение необходимости проведения НИР на последних стадиях, согласование и утверждение ТЗ.

40. Структурное проектирование АИС.

Процесс проектирования АИС задается последовательностью следующих этапов:

1. постановка задачи

2. предпроектное обследование сферы деятельности

3. декомпозиция системы по функциональным основаниям (на микро- и макроуровнях)

4. декомпозиция системы по средствам обеспечения

5. разработка методов, способов создания элементов и частей системы

6. композиция спроектированных элементов и частей системы в технологические структуры (подсист.)

7. опытная эксплуатация, экспериментальные исследования

8. внедрение системы

Микро- и макроуровни.

На макроуровне формируется совокупность информационной структуры, сферы деятельности или предметная область в виде распределенной БД или сети. На этом уровне решаются вопросы взаимодействия всех участников сети. Условно м. разделить на: субъектов потребителей и субъектов производителей.

На микроуровне – создание внутренней структуры конкретной АИС как составную часть какой-либо др. АИС. На этом уровне происходит декомпозиция по видам обеспечения и функциональным частям.

41. Проектирование лингвистического обеспечения АИС.

При проектировании ПО разделяется на проектирование ЛО внешней и внутренней БД.

Для проектирования внешней БД проводится анализ внешних документопотоков, т.е. анализ схемы доступа к др. БД АИС и сетям. Для этого использ-ся таблицы, матрицы.

При проектировании ЛО внутренней БД проводится сопоставительный анализ ИПЯ, применяемых в различных процессах или БД системы. В результате – схема-матрица.

Основной единицей ЛО – массивы лексических единиц.

ЛО:

- Словарь смыслового выражения ед-ц (классификатор, рубрикатор; тезаурус, дескриптор, ключевые слова; словарь);

- Критерии выдачи (логические; весовые; вычислительные);

- Правила индексирования док-в и з-сов (с помощью словаря; свободное; с грамматикой – между единицами логические связи; без грамматики – набор слов);

- Правила построения, ведения ИПЯ (акрипторн.- до создания ИПЯ; апестерион.- правила ИПЯ; в пр-се проект-я).

42. Проектирование информационного обеспечения АИС.

ИО – совокупность информационных массивов. При эксплуатации ИО постоянно решаются вопросы сбора, ввода, организации и хранения документов в АИС. В структуре ИО выделяется совокупность данных, методы подготовки этой совокупности.

В современных АИС не вся информация представлена в машинной форме (сущ-ет внутримашинная и внемашинная).

Внемашинная информационная база м.б. весьма сложной по структуре. Их м. строить в зависимости от типа организации.

1 часть – док-ты, предназначенные для удовлетворения пользователей (основной документный массив);

2 часть – документы служебные (управляющая документация).

Структура внутримашинной информационной базы – комплекс баз и банков данных; фактографические и документальные.

БД м. подразделить с позиции использования на:

Внешн., внутрен., основн., служебн.

БД м. располагаться в пределах 1 ЭВМ или системы, но м. также находиться на большом расстоянии др. от др. такой состав – декомпозиция на макроуровне.

Для проектирования ИО проводится микроанализ информационной базы , отражающий ее состав на уровне элементов данных. При описании док-тов распределяются 3 группы док-тов: входные, выходные и промежуточные.