!ВК объектов основных средств (Внутренний контроль объектов основных средств)

Тема: Внутренний контроль объектов основных средств

Целью проверки учета основных средств является контроль правильности, полноты, целесообразности, эффективно­сти использования основных средств и порядка их учета... При проверке учета основных средств важно провести анализ учетной политики, учредительных документов, расчетов по начислению амортизации, порядка отнесения затрат по амортизации в состав расходов, в том числе в налогообложении. Решение такой проблемы невоз­можно без серьезных теоретических исследований.

5.1. Цели и задачи контроля основных средств

Целью контроля основных средств является проверка законности и правильности:

• документального оформления операций поступления, пере­мещения и выбытия основных средств;

• определения первоначальной стоимости основных средств;

• начисления и включения в затраты производства амортиза­ционных отчислений основных средств;

• определения остаточной стоимости основных средств;

• отражения на счетах бухгалтерского учета операций по дви­жению основных средств;

• проверка наличия неиспользуемого оборудования, его со­стояния, условий хранения, сохранности и эффективности использования основных средств.

Нормативный правовой акт: Положение по бухгалтер­скому учету «Учет основ­ных средств» ПБУ 6/01, утвержденное приказом Минфина России от 30 мар­та 2001 г. № 26н (с после­дующими изменениями и дополнениями);

Одновременное выполнение усло­вий, необходи­мых для принятия к учету объектов ОС:

а) использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации

б) использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев

в) организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов
г)способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

В составе основ­ных средств учи­тываются: здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регули­рующие приборы и устройства, вычислительная и оргтехни­ка, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие основные средства, капитальные вложения на улуч­шение земель (мелиоративные, осушительные, ирригацион­ные и другие работы) и в арендованные здания, сооружения, оборудование и другие объекты, относящиеся к основным средствам

К основным сред­ствам не относятся: машины, оборудование и иные аналогичные предме­ты, числящиеся как готовые изделия на складах органи­заций-изготовителей, товары — на складах орга­низаций, осуществляющих торговую деятельность; предметы, сданные в мон­таж или подлежащие мон­тажу, находящиеся в пути; капитальные и финансовые вложения.

При осуществлении контроля основных средств, прежде всего, проверяют наличие объектов основных средств, правильность опре­деления первоначальной стоимости, так как от этого зависит раз­мер амортизационных отчислений, а следовательно, и финансовые результаты.

Контроль основных средств следует проводить по следующим на­правлениям проверки, показанным на рис. 5.2.

Основными документальными источниками информации в организации являются:

• договоры купли-продажи, договоры поставки;

• учетная политика организации;

• регистры бухгалтерского учета;

• бухгалтерский баланс (форма № 1);

• приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);

• следующие унифицированные формы первичной учетной до­кументации юридических лиц всех форм собственности, осу­ществляющих деятельность на территории Российской Феде­рации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»:

• форма № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• форма № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооруже­ния)»;

• форма № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• форма № ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»;

• форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, ре­конструированных, модернизированных объектов основных средств»;

• форма № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• форма № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»:

• форма № ОС-46 «Акт о списании групп объектов основ­ных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта ос­новных средств»;

• форма № ОС-ба «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств»;

• форма № ОС-66 «Инвентарная книга учета объектов ос­новных средств»;

• форма № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудова­ния»;

• форма № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»;

• форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудова­ния»;

При проверке достоверности учетных данных о наличии основ­ных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документальный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств по форме № ОС-6. При этом суммарные данные инвентарных кар­точек сличаются с данными Главной книги, данные первичных до­кументов и технической документации — с данными инвентарных карточек. Для этого комиссия (специалист системы внутреннего контроля) по данным инвентарных карточек подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полученную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Ос­новные средства» в балансе.

5.2. Проверка операций по поступлению основных средств

Ревизия операций поступления основных средств должна начи­наться с анализа и проверки имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей. Оценивается система планирования поступления основных средств, обоснован­ность планов путем сопоставления объемов капитальных вложений с плановым приростом объемов выпускаемой продукции и произ­водительности труда.

При проверке поступления основных средств обращается внима­ние на качество оформления актов их приемки.

Проверяется правильность принятия к учету основ­ных средств и формирование организацией их первоначальной стоимости.

При проверке правильности определения первоначальной стои­мости основных средств, приобретенных за плату, проверяются суммы фактических затрат организации на приобретение, сооруже­ние и изготовление, за исключением налога на добавленную стои­мость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотрен­ных законодательством Российской Федерации).

Системой внутреннего контроля проверяется суммы следующих фактических затрат на приобретение, сооружение и изготовление основных средств:

• суммы, уплаченные в соответствии с договором поставщику (продавцу);

• суммы, уплаченные организациям за осуществление работ по договору строительного подряда и иным договорам;

• суммы, уплаченные организациям за информационные и кон­сультационные услуги, связанные с приобретением основных средств;

• суммы регистрационных сборов, государственных пошлин и других аналогичных платежей, произведенных в связи с при­обретением (получением) прав на объект основных средств;

• суммы таможенных пошлин;

• суммы невозмещаемых налогов, уплаченных в связи с приобретением объекта основных средств;

• суммы вознаграждений, уплаченных посреднической организации, через которую приобретен объект основных средств;

• суммы иных затрат, непосредственно связанных с приобретением, сооружением и изготовлением объекта основных средств. В частности, начисленные до принятия объекта основных средств к бухгалтерскому учету проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения, сооружения или изготовления этого объекта.

Системой внутреннего контроля устанавливается, не включены ли в фактические затраты на приобретение, сооружение или изготовление основных средств общехозяйственные и иные аналогичные, не связанные непосредственно с приобретением, сооружением или изготовление основных средств расходы.

При проверке правильности формирования первоначальной стоимости основных средств обращается внимание на увеличение или уменьшение фактических затрат с учетом суммовых разниц, возникших в случаях, когда оплата была произведена в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных де­нежных единицах)¹.

При проверке правильности определения первоначальной стои­мости основных средств, внесенных в счет вклада в уставный (скла­дочный) капитал организации, устанавливается порядок признания и согласования учредителями (участниками) организации их де­нежной оценки.

При проверке правильности формирования первоначальной стоимости основных средств, полученных организацией по договору дарения (безвозмездно), изучается их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.

При проверке правильности определения первоначальной стои­мости основных средств, полученных по договорам, предусматриваю­щим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами. устанавливается стоимость ценностей, переданных организации исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей.

При невозможности установить стоимость основных средств, полученных организацией по договорам, предусматривающим ис­полнение обязательств (оплату) неденежными средствами, их стои­мость определяется исходя из стоимости, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные объекты основных средств.

При проверке правильности определения первоначальной стои­мости объектов основных средств проверяется также, учтены ли подлежащие включению в первоначальную стоимость-фактические затраты организации на доставку объектов и приведение их в со­стояние, пригодное для использования.

5.3. Проверка операций по изменению стоимости основных средств

Изменение стоимости основных средств допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и тех­нического перевооружения, т.е. работ капитального характера, проведение которых улучшает (повышает) нормативные функционирования объектов основных средств. Новую, образовавшуюся стоимость принято называть восстановительной. Разница между первоначальной (восстановительной) стоимостью и суммой начисленной амортизации представляет собой остаточную стоимость основных средств, по которой основные средства отражаются в балансе.

Наибольшую сложность представляет собой разделение расходов на затраты текущего характера, включаемые в себестоимость, и расходы капитального характера, увеличивающие стоимость основных средств.

Поскольку расходы на восстановление основных средств значительны, постольку и строги требования к оформлению учетной документации, служащей подтверждением разграничения текущих и капитальных затрат.

Прежде всего, необходимо выяснить, обследованы ли объекты основных средств и оформлены ли материалы предварительного обследования, даны ли в них предложения относительно характера планируемых восстановительных работ с перечнем выявленных дефектов основных конструктивных элементов или оборудования. Результаты обследования оформляются актом о выявленных дефектах оборудования по форме № ОС-16.

Специалист системы внутреннего контроля проверяет, подтверждается ли расход материалов, данными требований на отпуск, расходных накладных, лимитно-заборных карт, приемо-сдаточных актов, накладных, оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных или модернизированных объектов актом по форме № ОС-3.

Специалистом также должны быть проверены наличие и содержание самостоятельно разработанного организацией плана ремонты основных средств. Утвержденный руководителем план ремонта основных средств с учетом их характеристик и условий эксплуатации имеет важное значение при разграничении расходов по капитальному ремонту и затрат на реконструкцию и модернизацию, осуществляемых в порядке, установленном для учета капитальных вложений.

По окончании проверки система контроля выясняет, внесены ли по результатам реконструкции и модернизации изменения формы и карточки формы № ОС-6.

5.4. Проверка операций по расчету сумм амортизации основных средств

При проверке операций по расчету сумм амортизации основных средств выясняется, не начисляется ли амортизация по объектам жилищного фонда (жилые дома, общежития, квартиры и т.п.), объектам внешнего благоустройства и другим аналогичным объек­там (лесного хозяйства, дорожного хозяйства, специализированным сооружениям судоходной обстановки и т.п.), а также продуктивно­му скоту, буйволам, волам и оленям, многолетним насаждениям, не достигшим эксплуатационного возраста, и производится ли по указан­ным объектам основных средств начисление износа в конце отчетного года по установленным нормам амортизационных отчислений.

Следует убедиться, не подлежат ли амортизации объекты ос­новных средств, потребительские свойства которых с течением времени не изменяются (земельные участки и объекты природо­пользования).

Системе внутреннего контроля необходимо выяснить, каким из следующих способов производится амортизация основных средств:

• линейным способом;

• способом уменьшаемого остатка;

• способом списания стоимости по сумме чисел лет срока по­лезного использования;

• способом списания стоимости пропорционально объему про­дукции (работ).

Необходимо установить, соблюдается ли порядок применения одного из способов начисления амортизации по группе однородных объектов основных средств в течение всего срока полезного ис­пользования объектов, входящих в эту группу.

Определяется, как организован надлежащий контроль за движением основных средств стоимостью не более 40 ООО руб. за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей, а также приобретенных книг, брошюр и т.п., которые разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производ­ство или эксплуатацию.

Необходимо установить, каким образом, исходя из-способов на­числения амортизации, определяется годовая сумма амортизацион­ных отчислений.

• по первоначальной ли или (восстановительной) стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчислен­ной исходя из срока полезного использования этого объекта при линейном способе;

• по остаточной ли стоимости объекта основных средств на на­чало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной ис­ходя из срока полезного использования этого объекта и ко­эффициента ускорения, установленного в соответствии с за­конодательством Российской Федерации при способе умень­шаемого остатка;

• по первоначальной ли или (восстановительной) стоимости объекта основных средств и соотношения числа лет, остаю­щихся до конца срока полезного использования объекта к сумме числе лет срока полезного использования объекта при способе списания стоимости по сумме чисел лет срока полез­ного использования. Ревизором устанавливается, правильно ли был определен срок полезного использования объекта основных средств организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету.

Системой внутреннего контроля проверяется, пересмотрен ли срок полезного исполь­зования по объекту основных средств в случаях улучшения (повы­шения) первоначально принятых нормативных показателей функ­ционирования объекта основных средств в результате проведенной реконструкции или модернизации организацией.

Необходимо установить, соблюдается ли порядок начисления амортизационных отчислений по объекту основных средств с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и прекращается ли оно с 1-го числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объек­та либо списания этого объекта с бухгалтерского учета.

Следует проверить, приостанавливается ли начисление аморти­зации в случае перевода объекта основных средств по решению ру­ководителя организации на консервацию на срок более трех меся­цев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев.

5.5. Проверка сохранности и инвентаризация основных средств