Пояснительная записка версия 1.4 от 27.01.2014 (Разработка программного модуля ведения учёта основных средств в системе автоматизации), страница 4

- Перемещение основных средств;

- Начисление амортизации основных средств;

- Модернизация и ремонт основных средств;

- Реализация основных средств;

- Списание основных средств.

У каждого документа должна быть возможность просмотра сформированных им проводок до момента проведения. После проведения бухгалтерские и налоговые проводки должны выгружаться в систему АБС, в которой содержатся все проводки ОАО АКБ Росбанк.

Каждый документ должен формировать три вида проводок:

- аналитические – проводки, на основании которых происходят все бизнес процессы программы в целом. По аналитическим проводкам осуществляются основные операции в системе САХД;

- бухгалтерские – данные проводки должны формироваться автоматически в системе на основании проводок аналитического учета;

- налоговые – данные проводки должны формироваться автоматически в системе на основании проводок аналитического учета.

Для пользователей, которые находятся в разных регионах Российской федерации, должна быть возможность выгружать проводки документа в Excell файл для дальнейшей отправки в головной офис ОАО АКБ Росбанк.

В каждом документе должна быть возможность распечатки его представления на бумаге с местами печатей и подписей для отчетности и хранения общего архива документов. Печатные формы документов должны оставаться неизменными, что бы была возможность распечатать любой акт в любое время.

В разрабатываемом модуле должен присутствовать следующий список отчетов:

- Отчет по основным средствам – отчет должен отражать числящиеся на балансе основные средства на указанную отчетную дату;

- Состав ОС – отчет должен показывать капитальные вложения, которые включает в себя основное средство;

- Ведомость амортизации по ОС – отчет должен показывать за указанный период данные по амортизации в бухгалтерском учете;

- Регистр налогового учета – отчет должен показывать за указанный период данные по амортизации в налоговом учете;

- Документы по ОС – отчет должен показать в каких документах отражалось выбранное в отчете основное средство;

1. Разработка технологии обработки информации

Технологический процесс обработки информации в разрабатываемом модуле учета основных средств, представляет собой как основной процесс учета основных средств, так и отражение операций происходящих с основными средствами.

В качестве основной технологии обработки информации является непосредственно учет основных средств на балансе. Балансом в системе САХД является специальный регистр бухгалтерии данный объект входит в состав объектов метаданных системы разработки 1С:Предприятие. Данный объект является точной моделью журнала проводок, главного инструмента бухгалтера любой организации. Учет основных средств предполагает собой хранение информации по каждому активу, получение в заданные периоды основной отчетностью по данному блоку и просмотра истории основных средств. Хранение информации по объектам основных средств подразумевает базу данных, в которой можно посмотреть какие объекты учета числятся в эксплуатации, списаны или проданы на текущую отчетную дату. Получение в заданные периоды основной отчетности подразумевает распечатку отчетов из системы САХД, которыми бухгалтер отчитывается перед аудиторами и начальством. Подробный список отчетов перечислен в технологическом разделе пояснительной записки к дипломному проекту. Просмотр истории объектов основных средств необходим пользователям для работы, что бы можно было посмотреть, как учитывалось ранее нужное основное средство.

Отражение операций происходящих с основными средствами является так же технологическим процессом обработки информации. В модуле учета основных средств данные операции отражают электронные документы. Результатом данного процесса являются правильно сформированные проводки для журнала операций и печатные формы документа. Подробное описание документов описано в технологическом разделе пояснительной записки.

В схеме, приведенной на рисунке 2.1 – Схема управления и потоков информации видно, что объекты справочников основных средств и капитальных вложений выбираются в документах. Одним из главных документов является ввод в эксплуатацию основных средств, так как он осуществляет операцию по установке на учет основного средства. Только над установленными на балансе основными средствами можно производить различные операции, которые осуществляют остальные документами модуля учета основных средств.

Рисунок 2.1 – Схема управления и потоков информации

Сформированные документы модуля учета основных средств формируют записи в специальные регистры. В данных регистрах хранится информация по остаткам и суммам проводимых операций. Отчеты, строятся в модуле учета основных средств, как и в других модулях системы САХД, на основании записей из регистров.

Схема входных и выходных данных представленная на рисунке 2.2 – Структура входных и выходных данных. Данными являются объекты основных средств, они выбираются в электронных документах для проведения, в зависимости от вида документа операций.

Рисунок 2.2 – Структура входных и выходных данных

Пользователи системы САХД отчитываются перед аудиторами и руководством специальными отчетами, которые можно построить из модуля учета основных средств. Отчеты являются выходными данными модуля учета основных средств. Так же выходными данными являются проводки, которые записываются в регистре бухгалтерии и выгружаются в дальнейшем в систему АБС.

1. Разработка интерфейса взаимодействия пользователя с системой

В разработке пользовательского интерфейса принимают участие помимо аналитиков, задействованных на данном проекте, так же и пользователи системы САХД. Требования по интерфейсу модуля основных средств поступают от пользователей в виде заявок. Главная концепция интерфейсного решения системы САХД это возможность автоматического заполнения практически всех полей электронного документа. Некоторые документы создаются путем нажатия двух-трех щелчков мыши.

В системе 1С:Предприятие 8.2 расположения реквизитов производится автоматически. Разработка интерфейса документа не требует проведения сложных работ. Стандартное представление документов в 1С:Предприятии подразумевает собой заголовок документа состоящую из основных реквизитов документа и табличные части то есть состав объектов документа, которые участвуют в выполняемой операции документа. Если документ содержит несколько табличных частей, то они разбиваются по специальным вкладкам в документе. Так же если присутствуют помимо основных реквизитов документа, реквизиты связанные с конкретным видом операции в документе, то они так же выводятся на отдельную вкладку. Если в документе присутствует автоматический подбор объектов в документ, то как правило поля отвечающие за фильтрацию подбираемых данных располагаются над табличной частью в которую попадают выбранные данные подбора.

1. Разработка методики проведения испытания

Для проверки корректности функционала требуется провести цепочку операций описанных в тест-кейсе. Тест-кейс — это набор условий и/или переменных, с помощью которых тестирующий пользователь будет определять, насколько полно тестируемое приложение удовлетворяет предъявляемому к нему требованию. Для того чтобы убедиться, что требование полностью удовлетворяется, может понадобиться несколько тест-кейсов. Для полного тестирования всех требований, предъявляемых к приложению, должен быть создан или выполнен, по меньшей мере, один тест-кейс для каждого требования. Если требование имеет дочерние требования, то для каждого такого дочернего требования должен быть создан или выполнен один тест-кейс. Некоторые методологии рекомендуют создавать два или более тест-кейса для каждого требования. Один из них должен выполнять позитивное тестирование, другой — негативное.

Мною были проведены работы по составлению главного демонстрационного тест-кейса, который полностью описан в технологическом разделе пояснительной записки. Суть тест-кейса состоит в создании различных документов и проверки отраженных ими операций отчетами. Каждый документ необходимо создавать в определенные периоды так как к примеру списываться основное средство может только после ввода в эксплуатацию. Цепочка очередности заведения документов в системе отражают бизнес процесс введения учета по основным средствам.

Для проведения операций по тест кейсу база без заранее заведенных тестовых данных займет огромное количество времени на составление и проведение тест-кейсов. Поэтому создается специальная выгрузка информационной базы, на которой можно произвести несколько тест-кейсов на отражение различных операций в системе. Но главное помнить, что если выполняется ряд тест-кейсов на различные операции то у таких программ испытаний в обязательном порядке должен быть установлен порядок очередности выполнения тест-кейсов.

1. Подробное описание документа «Ввод в эксплуатацию основных средств»

Основные реквизиты документа:

– вид операции документа – определяет тип документа (Ввод в эксплуатацию ОС, Безвозмездное поступление ОС, Поступление ОС от филиала);

– дата документа – дата печатной формы ОС-1, влияет на ввод документа прошлым числом;

– дата выгрузки в АБС – дата выгрузки проводок в систему АБС;

– подразделение – справочник места хранения/подразделения;

– ответственное лицо – материально ответственное лицо, справочник сотрудники;

– адрес – будущий адрес вводимых основных средств;

– код по ОКОФ – соответствующий справочник;

– доначислять амортизацию - для основных средств, вводимых в эксплуатацию прошлой датой с доначислением амортизации;

– начислять амортизацию в БУ – флажок, имеется ввиду в будущем начислять амортизацию по бухгалтерскому учету;

– начислять амортизацию в НУ – флажок, имеется ввиду в будущем начислять амортизацию по налоговому учету;

– ставка налога на имущество (при создании нового равен 2.20);

– срок полезного использования – бухгалтерский учет;

– амортизационная группа БУ – бухгалтерский учет, перечисление, при вводе срока полезного использования программа должна посчитать в какую группу амортизации попадает данный срок, и подставить соответствующую группу;

– амортизационная группа НУ – налоговый учет перечисление, при вводе срока полезного использования программа должна посчитать в какую группу амортизации попадает данный срок и подставить соответствующую группу;

– частично за счет прибыли – флажок, при установки которого отображается реквизит сумма за счет прибыли;

– сумма за счет прибыли – сумма, которая отделяется от налоговой балансовой стоимости и учитывается на забалансовом счете;

– поставщик – только для безвозмездно полученных основных средств;

– договор – только для безвозмездно полученных основных средств;

ДЦН – дата для целей налогооблажения, необходима для выгрузки проводок в систему АБС;

– тип операции в налоговом учете – соответствующий справочник, необходим для выгрузки налоговых проводок в АБС.

1. Общие особенности ввода в эксплуатацию основных средств в ОАО АКБ Росбанк

Расчет норм амортизации.

Прежде, чем говорить про ввод в эксплуатацию, несколько слов про расчет амортизации. Срок полезного использования основного средства при вводе в эксплуатацию всегда выставляется по бухгалтерскому, и по налоговому учетам, как равный максимальному количеству месяцев в этой группе. По налоговому учету расчет нормы амортизации такой же, как и в бухгалтерском. Как правило, расчет новой нормы амортизации, при модернизации, в бухгалтерском учете равен (балансовая стоимость + сумма модернизации – начисленная амортизация) / оставшийся срок полезного использования, а в налоговом учете (балансовая стоимость + сумма модернизации) / оставшийся срок полезного использования. В организации ОАО АКБ Росбанк в этом случае, в налоговом учете, как и в бухгалтерском амортизация рассчитывается одинаково. В правилах ведения налогового учета сказано, что допустимы оба варианта расчета, организация сама может выбрать, но это должно быть закреплено в её учетной политике. Т.е. формула при вводе в эксплуатацию основных средств для расчета нормы амортизации для БУ и НУ: первоначальная стоимость ОС/ количество месяцев срока полезного использования.

Амортизация должна начисляться по тем объектам, которые амортизируются. Признак начисления амортизации должен устанавливаться в документе ввода в эксплуатацию основных средств.

Налоговый учет

Необходимо обеспечить возможность отнесения части первоначальной стоимости за счет прибыли, т.е. эта сумма не принимается к налоговому учету и, нормы амортизации по налоговому учету, будут рассчитываться без учета этой суммы.

При постановке на баланс основного средства, в налоговом учете должна сформироваться проводка на забалансовый счет, где учитывается сумма, отнесённая за счет прибыли по выбранному в документе основному средству. При начислении амортизации по основному средству, начислить ещё дополнительно амортизацию на эту сумму за счет прибыли. Амортизация на сумму за счет прибыли у нас учитывается по кредиту другого забалансового счета налогового учета.

Сумма амортизации за период на сумму отнесенную за счет прибыли, как и проводку по отнесению суммы за счет прибыли в систему АБС не выгружается, но выводится в печатной форме всех ведомостей амортизации по налоговому учету в дополнительных последних 2-х колонках.

Проводок по налоговому учету не возникает при вводе в эксплуатацию, если это не безвозмездное поступление ОС и, если нет доначисления амортизации.

1. Ввод в эксплуатацию в прошлой дате

При вводе в эксплуатацию основных средств датой акта, относящегося к прошедшему периоду, необходимо формировать проводки по начислению амортизации за соответствующие прошедшие месяцы. В бухгалтерию поступают документ ввода в эксплуатацию от даты х прошлого года. Т.е. получается, что у нас уже как с даты х прошлого года есть основное средство, которое амортизируется и эксплуатируется период от даты х до текущей даты, но это не отражено в балансе. Что должен сделать бухгалтер в бухгалтерском учете: проводку по вводу в эксплуатацию текущем днём и проводки по доначислению амортизации за все периоды, которые основное средство амортизировалось тоже текущей датой. Аналогичные действия производятся и в налоговом учете.

1. Ввод в эксплуатацию безвозмездных основных средств

Если тип операции в документе ввод в эксплуатацию основных средств установлен в значение безвозмездно полученных основных средств то табличная часть документа заводится без помощи подбора. Заполнение табличной части происходит через добавление строки и выбора основного средства из справочника основных средств. Должа быть возможность, так же вводить в эксплуатацию основные средства прошлой датой с доначислением амортизации. В данном типе операции должны формироваться выгружаемые проводки по налоговому учету, соответственно должна появляться закладка «Проводки НУ». При формировании проводок по налоговому учету счета учета должны формироваться автоматически, на основании аналитики в документе. Стоимость такого основного средства тоже может быть частично отнесена за счет прибыли и к налоговому учету тогда принимается не вся сумма.

1. Поступление основных средств от филиала

В данном типе операции добавляется на форму электронного документа реквизит «Передающее подразделение». Пользователь с помощью добавления строки и выбора основных средств и соответствующего справочника заполняет табличную часть, так же, как и в случае безвозмездного поступления. В табличной части по каждому основному средству необходимо заполнить обязательно сумму начисленной амортизации на текущий момент для каждого объекта.

1. Проводки документа «Ввод в эксплуатацию основных средств»:

Бухгалтерский учет:

В случае, ввода в эксплуатацию капитального вложения:

Дт	60401 (60404)  810  W  XXXX  00 YYYYY	На сумму вводимого в эксплуатацию ОС с учетом НДС
Кт	60701  810  W  XXXX  ZZ YYYYY

В случае безвозмездного поступления:

Дт	60401 (60404)  810  W  XXXX  00 YYYYY	На сумму вводимого в эксплуатацию ОС
Кт	70601  810  W  XXXX  ZZ YYYYY/00001

Доначисление амортизации:

Дт	70606  810  W  0000  29 307YY/00001	На сумму амортизационных отчислений по основному средству
Кт	60601   810  W  0000  00 00001

Проводки СПОД по доначислению амортизации:

Дт	70706  810  W  0000  29 307YY/00001	На сумму амортизационных отчислений по основному средству
Кт	60601   810  W  0000  00 00001

Поступление ОС от филиала:

Дт	60401 (60404)  810  W  XXXX  00 YYYYY	На сумму вводимого в эксплуатацию ОС с учетом НДС
Кт	30302  810  W  XXXX  ZZ YYYYY