Методичка MS Access (методическое указание MS Access)

0

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Московский государственный технический университет

«МАМИ»

Факультет: «Автоматизация и управление».

Кафедра «Автоматика и процессы управления»

Г.М. Холодов Одобрено методической

О.И.Солопова комиссией факультета

«Автоматизация и управление»

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по выполнению лабораторных работ

по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» для студентов, обучающихся по направлению 22020062 (550200) и специальностям 22020165 (210100).

Под редакцией

профессора, к.т.н. Харитонова В.И.

Москва - 2006

Холодов Г.М., доцент, Солопова О.И., бакалавр.

Методические указания по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» для студентов, обучающихся по направлению 22020062 (550200) и специальностям 22020165 (210100).

стр 40,библ.З, МАМИ, 2006г.

В методических указаниях представлена информация, необходимая для организации и выполнения студентами лабораторных работ. Тематика лабораторных работ охватывает актуальные вопросы построений реляционных баз данных для систем управления, использование инструментария Системы управления базами данных M.S.Access 2003 для разработки программных управляющих данными структур и др.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

Целью проведения лабораторных работ является конкретизация и закрепление основных теоретических положений, изложенных в лекциях по дисциплине «Информационное обеспечение систем управления» и приобретение умений и навыков по разработке информационного обеспечения систем управления и программных средств управления данными.

В данных методических указаниях рассмотрены лабораторные работы по следующим темам:

• Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей»;

• Сопровождение баз данных;

• Построение запросов к базе данных;

• Создание базы данных Microsoft Access;

• Использование языка SQL в запросах;

• Работа с данными в среде Access из внешних источников;

• Оптимизация разработанной (модернизированной) базы данных и
  управляющих структур;

• Программирование управляющих структур средствами макроса;

• Использование технологии Интернет для управления данными в
  среде Access.

Выполнение лабораторного практикума осуществляется в компьютерном классе, оснащенном персональными компьютерами с операционной системой Windows XP 2003 и старше, СУБД «MS Access 2003».

Значительная часть каждой лабораторной работы рассчитана на выполнение в часы, отводимые на самостоятельную работу.

Отчеты по лабораторным работам оформляются с помощью принтера и принимаются к защите равномерно в течение семестра.

СОДЕРЖАНИЕ:

Общие положения 3

Лабораторная работа № 1.

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей».

Лабораторная работа №2.

Сопровождение баз данных. 7

Лабораторная работа № 3.

Построение запросов к базе данных. 10

Лабораторная работа №4.

Создание базы данных Microsoft Access. 14

Лабораторная работа №5.

Использование языка SQL в запросах. 22

Лабораторная работа №6.

Работа с данными в среде Access из внешних источников. 28

Лабораторная работа №7.

Оптимизация разработанной (модернизированной) БД и системы управления базой данных (СУБД). 30

Лабораторная работа № 8.

Программирование управляющих структур средствами макроса 32

Лабораторная работа №9

Использования технологии Интернет для управления СУБД Access 36

Литература 40

Лабораторная работа № 1.

Ознакомление с экспериментальной базой данных «Борей».

Цель работы: ознакомление с архитектурой баз данных.

1. Теоретическая часть.

БД «Борей» используется в качестве экспериментальной базы лабораторного практикума и представляет все объекты Access (таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, модули, макросы).

Первоначальным объектом при разработке БД является таблица. Cтроим БД для студентов группы: ФИО, год рождения, адрес, дисциплины с 1-ого по 5-ый курсы и успеваемость. Как видно из перечисленных элементов, имеем дело с огромными объемами информации. В связи со сложным поиском, надо нарисовать поле, формат и т.д., поэтому имеем дело с реляционными таблицами, т.е. взаимосвязанными. В реляционных БД таблицы взаимосвязаны по ключевым полям. Чтобы просмотреть связь таблиц, необходимо использовать схему данных, на которой можно просмотреть ключевые поля начала и окончания связи. Таблица «Доставка» связана с таблицей «Заказы». Ключевыми словами «Код доставки» является «Доставка» и через таблицу «Заказы» с таблицей «Заказано» с ключевыми словами «Код заказа».

Access хранит данные в таблицах, но работа с ними осуществляется преимущественно, с помощью форм. Подобно бланку, форма Access является графическим объектом, который содержит поля, кнопки выбора и командные кнопки. Открыв БД и одну из форм можно убедиться, что с ее использованием удобно выполнять ряд операций, таких как ввод и корректировка данных, вывод данных в цифровой и графической форме. Например, главная кнопочная форма содержит данные о типах, поставщиках, товарах и заказах. Эта форма позволяет просмотреть данные, например, просмотр списка товаров.

Работать непосредственно с таблицами, особенно большими по количеству строк и столбцов сложно. Часто возникает необходимость извлечь из БД фрагмент данных и представить их в удобном виде. В этом случае используется эффективный инструмент «Запрос». «Запросы» позволяют ограничивать диапазон просмотра данных, извлекая при этом поля из одной или нескольких таблиц. «Запросы» можно сохранять и использовать многократно.

В качестве объектов СУБД, позволяющих проводить систематизацию и представление БД, используются «Отчеты».

2. Выполнение работы.

1. Открыть БД «Борей». Переключить кнопку на окно БД и рассмотреть объекты
   типа «Таблица», в соответствии с вариантом, для чего, отметив соответствующим
   вариантом таблицу его поля, открыть и рассмотреть его поле; открыть
   подтаблицу с помощью знака «+». Изучить связь таблиц и подтаблиц.
   Графически представить таблицы в виде схемы данных. В этот режим можно
   войти с помощью щелчка правой клавиши и активизации поля главного меню
   «Сервис» - «Схема данных».

2. Переключить «Таблицу заказов» в «Конструктор», не изменяя записи.
   Рассмотреть поля в «Конструкторе» таблицы, а именно: «Тип данных»,
   «Описание», «Размер поля» и «Новые значения». Активизируя каждое поле, в
   опции меню «Общие» зафиксировать записи в нижней правой части окна.

1. Ознакомление с объектом «Форма».

1. Активизировать имя «Форма», соответствующие «Форме» «Заказы». С помощью
   поля «Открыть» просмотреть «Форму» и описать ее назначение.

2. Изучить объекты «Формы» с помощью кнопки «ОК».

3. Изучить и описать назначение полей вывода данных.

1. Ознакомление с объектом «Запрос». Активирование имя «Запроса».

2. Ознакомление с объектом «Отчет». Активировать имя «Отчета» и, с помощью поля
   «Просмотр», ознакомиться с данными «Отчета».

Связанные таблицы на экране представляются в виде таблиц и подтаблиц, которые раскрываются с помощью знака плюс (+).

Варианты задания.

Общие указания!

В этой работе не рекомендуется при работе с исследуемыми объектами вносить изменения. Однако, в случае если такие изменения были случайно сделаны, при закрытии объекта не запоминать изменения (при внесении изменений и выходе из объекта появится окно с вопросом «Сохранить изменения макета или структуры объекта», активировать кнопку нет).

Отчет должен содержать:

1. Титульный лист

2. Тему и цель лабораторной работы

3. Теоретическую часть

4. Индивидуальное задание, соответствующее номеру варианта.

5. Последовательность выполнения задания.

6. Результаты выполнения работы: Описание объектов, которые были рассмотрены в работе (таблицы, формы, запросы, отчеты)

Контрольные вопросы.

1. Что такое база данных

2. Назначение базы данных

3. Что такое таблица? Какие бывают типы данных и размер полей?

4. Что такое запрос? Функции и возможности запроса.

5. Что такое форма? Функции и возможности формы.

6. Что такое отчет? Функции и возможности отчета.

Лабораторная работа №2.

Сопровождение баз данных.

Цель работы: Ознакомление с методами расширения БД.

1. Теоретическая часть.

1.1. Необходимость модернизации БД.

Объем информации и её структура в процессе управления СУБД как правило увеличивается, структура её корректируется, появляются новые информационные темы и объекты, требующие описания. Изменения касаются не только данных и их структуры, но и объектов СУБД (форм, запросов, таблиц, отчетов). Сведения о заказчиках со временем становятся неполными, если не включать в них адреса электронной почты.

1.2. Модернизация таблиц.

Расширение базы данных производится двумя путями:

• включение в существующие таблицы новых полей;

• организация новой таблицы и связывание её с существующей таблицей в БД.
  Организация расширения БД зависит от особенности данных, если включаемые

данные представляют собой дополнительную характеристику существующего объекта (темы), определенного в таблице, то достаточно добавить в таблицу необходимые поля. Если предполагается дополнительно описать новый объект (тему), то создают новую таблицу. Прежде чем приступить к расширению БД, необходимо определить перечень полей, включаемый в существующую таблицу или в новую самостоятельную таблицу. В любом случае расширения БД нужно установить свойства полей (формат ввода, подпись поля, размер поля...).

1.2.1. Создание таблицы с помощью мастера таблиц.

1. В окне базы данных вызвать список таблиц.

2. В окне базы данных инициировать опцию "Создать".

3. в окне "Новая таблица" выбираем "Мастер Таблиц".

4. В окне набираем поля таблицы и изменяем имена полей, если это необходимо.

5. В окне "Создание таблицы" внести имя новой таблицы.

6. Убедившись, что ключ выбран автоматически, инициировать кнопку "Далее",
затем кнопку "Готово".