98435 (Теория организации), страница 4
Описание файла
Документ из архива "Теория организации", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "менеджмент" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "менеджмент" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "98435"
Текст 4 страницы из документа "98435"
По отраслям приватизировано:
В цветной металлургии - 92%
В нефтехимической промышленности - 95%
В черной металлургии - 99%
В легкой промышленности - 100%
В сельском хозяйстве - 60-70%
После приватизации прошел процесс разукрупнения предприятий, и на базе бывших государственных предприятий созданы малые и средние. Но большинство предприятий, созданных в процессе приватизации, сохранили устаревшую технику и технологию, а также архаичные структуры и методы управления. Слабый инновационный потенциал, то есть невостребованность достижений ТНП при разработке и производстве продукции.
Другими проблемами приватизированных предприятий являются недостатки мотивации персонала, авторитарные способы принятия решений, неэффективность использования ресурсов, большие материальные издержки, слабая контрактная и технологическая дисциплина, финансовые трудности, связанные с неэффективной налоговой политикой, долгами.
Общесистемные проблемы в управлении малыми предприятиями.
-
Ориентация на краткосрочные результаты, отсутствие стратегического подхода.
-
Снижение уровня компетентности управления. Реактивное управление.
-
Недостаток информированности о состоянии рынка.
-
Усиление противоречий между руководителем и работниками.
СОБСТВЕННИК
МЕНЕДЖЕР РАБОТНИК
Связи элементов классического управленческого треугольника должны быть такими, чтобы обеспечивать равновесие системы, необходимое для ее развития. В современных условиях в России этот треугольник несформирован или не обладает устойчивостью, так как совет директоров не отражает интересы внешних акционеров, профсоюзы слабы, коллективные договоры не заключаются. Представительство коллективов в системе принятия решения отсутствует, правление отражает интересы директора.
В итоге, управление предприятием представляет равнодействие сил директора и стратегического инвестора, что приводит к конфликту, чаще в пользу инсайдеров.
Факторы внешней среды неблагоприятные для малых предприятий.
-
Взаиморасчеты с предприятиями.
-
Доминанта ценообразования (влияние фактора ценообразования).
-
Свободный выбор контрагентов (смежников, покупателей и так далее).
-
Фактор интеграции между предприятиями мало развит (в связи с низким уровнем выполнения контрактов).
-
Система налогообложения (70% обанкротившихся малых предприятий - должники бюджета – доведены до банкротства штрафами за неуплату налогов).
Лекция 13. Документационное обеспечение организационной системы.
Документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.
Делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.
Движение документов – это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.
При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.
Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.
В малых предприятиях более простая схема управления более простая схема документооборота эта система более рациональна.
Документооборот – регламентированная схема движения документов по пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.
Требования к документообороту:
-
Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).
-
Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.
-
Необходимость и достаточность маршрута.
-
Единообразие маршрута.
Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.
Документооборот – одна из функций организации.
Документооборот состоит из следующих документопотоков:
-
Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.
-
Выходного, состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду (см. п.1, но в обратную сторону).
-
Внутреннего, состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации.
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивает применение государственной системы документационного управления, утвержденной правительством РФ 24.06.1992 №118-р и ГОСТ638-90 и называющейся «Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению.»
Эта система определяет требования к оформлению документов и вводит понятие «бланк документа» и «реквизиты документа».
Бланк документа – набор элементов обязательных для этого вида документа, расположенных в определенной последовательности. Основными элементами бланка является реквизит.
ГОСТ предусматривает наличие тридцати обязательных реквизитов на бланке документа, но они существуют не одновременно, и для разных видов документа возможен различный состав
Перечислим некоторые из них. Номер реквизита отражает последовательность их нанесения на бланк.
6. Министерство.
7. Название учереждения, организации (см. Гражданский кодекс).
-
Структурное подразделение.
-
Почтовый адрес (юридический), телефон, банковские реквизиты, возможно включение e-mail.
-
Вид документа.
-
Дата составления документа в формате ДД.ММ.ГГ.
-
Регистрационный индекс.
-
Ссылка на входящий (связь с другими документами).
-
Место создания (может отличаться от юридического адреса).
-
Адресат.
(Все вышеперечисленные реквизиты относятся к бланку документа.)
-
Гриф утверждения (характерен для внешнего потока).
-
Резолюция (например на исполнение документов, характерна для внутреннего потока).
-
Заголовок (краткое содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» и оформляется в формате [О …] ).
-
Текст документа.
22. Отметка о приложениях.
23. Подпись (наименование должности, сама подпись, Фамилия И. О.).
24.Согласование (с кем согласован этот документ, с указанием должности, Фамилии И. О. лица, с которым согласован документ).
25. Визы (свидетельство о знакомстве с документом, указывается Фамилия И. О.)
26. Печать (печать на подпись первого лица – у нас , в западной системе – подпись или печать).
28. Ф.И.О. исполнителя документа.
29. Отметка об исполнении и направлении в дело.
Лекция 14. Контроль исполнения документов.
Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.
Формальный контроль делится на:
-
Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.
-
Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.
Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.
Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.
Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.
В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:
-
Постановка на контроль.
-
Ведение контроля.
-
Снятие с контроля.
-
Анализ исполнительской дисциплины.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учереждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.
При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот – одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками.
Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учереждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.
Следующая функция – это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.
Лекция 15. Служебные письма.
Служебное письмо – средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации.
Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.
Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:
-
Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).
-
Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).
-
Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.
-
Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев.
Письма бывают:
-
Сопроводительные – направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.)
-
Информационные – часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.
-
Приглашения.
-
Разрешения – обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.
-
Письмо-мандат – удостоверяющее правомочность человека.
-
Псьмо-подтверждение.
-
Письмо-предложение.
и другие.
Приложение. Примеры оформления документов (см. ниже).
Отдел бронирования
Докладная записка
-
№27
г. Москва
Начальнику отдела
автоматизации
Козареву И. И.
[
[Об автоматизации бронирования отелей]
Довожу до Вашего сведения, что в связи с увеличение объема продаж отдел бронирования нуждается в компьютерной программе, которая будет автоматически заполнять формы бронирования отелей и составлять окончательные списки вылетающих групп туристов.
Прошу рассмотреть вопрос о выделении группы программистов для написания данной программы.
Начальник отдела бронирования А. А Зорько.
Объяснительная записка
14.04.1999 №132
Исполнительному директору
ООО «Светал»
Ламзину Д. В.
[О переносе выездного семинара]
Выездной ознакомительного семинар по Турции, проведение которого было намечено на период с 23.04.99 по 30.04.99 переносится на период 15.05.99 – 22.05.99 в связи с недостаточным количеством желающих принять участие туристических агентств.
Начальник отдела по работе