48296 (Программы, используемые в делопроизводстве)

2016-07-31СтудИзба

Описание файла

Документ из архива "Программы, используемые в делопроизводстве", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "информатика" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "рефераты, доклады и презентации", в предмете "информатика, программирование" в общих файлах.

Онлайн просмотр документа "48296"

Текст из документа "48296"

Реферат

по информатике

Тема: Программы, используемые в делопроизводстве

Содержание

  1. Бланк и его реквизиты

  2. Текстовый редактор Microsoft Word

  3. Microsoft Excel

  4. Программа ABBY Fine Reader

  5. Работа с базами данных

  6. Словари и переводчики

  7. Microsoft PowerPoint

Список литературы

1. Бланк и его реквизиты

Большая часть документов оформляется на бланках организаций.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В ГОСТе указан перечень и следующих реквизитов:

1 – государственный герб;

2 – герб субъекта государства;

3 – эмблема организации;

4 – код организации;

5 – код формы документа;

6 – наименование организации;

7 – справочные данные об организации;

8 – название вида документа;

9 – дата документа;

10 – регистрационный номер документа;

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 – место составления или издания документа;

13 – гриф ограничения доступа к документу;

14 – адресат;

15 – гриф утверждения документа;

16 – резолюция;

17 – заголовок к тексту;

18 – отметка о контроле;

19 – текст документа;

20 – отметка о наличии приложения;

21 – подпись;

22 – гриф согласования документа;

23 – визы согласования документа;

24 – печать;

25 – отметка о заверении копии;

26 – отметка об исполнителе;

27 – отметки об исполнении документа и направлении его в дело;

28 – отметка о поступлении документа в организацию;

29 – идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенные местоположение на бланке.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины.

Основная часть содержит информацию по сути документа и приложение.

Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

Обязательные реквизиты бланка

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документа.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 – наименование организации (должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах);

08 – наименование вида документа (указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию);

09 – дата (обеспечивает юридическую силу документа);

10 – регистрационный номер документа (это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком);

17 – заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос « о чем?»);

19 – текст документа (основная часть документа, несущая информацию);

21 – подпись (является обязательным реквизитом, как служебного, так и личного документа);

22 – визы согласования документа (подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации);

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело (содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения).

Остальные реквизиты являются дополнительными.

2. Текстовый редактор Microsoft Word

Параметры страницы

Ориентация и размер страницы

Если документ выглядит лучше в альбомной (горизонтальной) ориентации, чем в книжной (вертикальной), можно изменить ориентацию страницы в диалоговом окне Параметры страницы. Необходимо дать команду ФайлПараметры страницы или щелкнуть дважды на серой части линейки – откроется диалоговое окно Параметры страницы. Выбрать вкладку Размер бумаги.

Для изменения размера бумаги открыть раскрывающийся список Размер бумаги и задать нужный размер. Можно выбрать стандартный размер бумаги или произвольный размер для нестандартного бланка. В этом случае надо задавать высоту и ширину страницы с помощью счетчиков Ширина и Высота. Если размер страниц меняется только для части документа, необходимо установить курсор на первую страницу другого размера, открыть диалоговое окно Параметры страницы и, установив нужный размер, выбрать в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа. Для сохранения таких установок только для одной страницы установит курсор после нее, восстановит исходный размер страницы и выбрать в раскрывающемся списке Применить пункт До конца документа.

Вертикальное выравнивание текста

После установки ориентации страницы и размера бумаги может понадобиться создать титульную страницу документа. Один из простейших способов – ввести текст, который надо разместить на титульной странице, а затем отцентрировать его по вертикали между верхним и нижним полями. Для этого расположить курсор на титульной странице. Дать команду ФайлПараметры страницы и открыть вкладку Макет. На панели Вертикальное выравнивание есть раскрывающийся список из трех пунктов.

Установка По верхнему краю задается по умолчанию. Строки начинаются от верхнего поля.

При установке По центру текст на странице располагается посредине между верхним и нижним полем.

При установке По высоте междустрочный интервал меняется так, что верхняя строка располагается у верхнего поля, а нижняя строка – у нижнего.

Размер полей

По умолчанию в Word поля (пустое пространство между текстом и краем бумаги) равны 1 см. сверху и снизу и 1,25 см. с левой и правой стороны страницы. Для изменения величины полей необходимо воспользоваться вкладкой Поля диалогового окна Параметры страницы.

Для установки полей используются счетчики Верхнее, Нижнее, Левое, Правое. Минимальный шаг изменения полей при установке с помощью счетчика, составляет 0,1см. Чтобы задать более высокую точность, необходимо ввести нужное значение в поле счетчика. Изменения полей отображаются на панели предварительного просмотра Образец.

Поле Переплет позволяет добавить свободное пространство в документ. Если переплет или сшивка отнимает полсантиметра, установка значения 0,5 см. в счетчике Переплет увеличит поле на стороне документа, используемой при брошюровке.

Зеркальные поля форматируются так, чтобы при печати на двух сторонах листа внешние и внутренние поля страницы, образующих разворот, имели одинаковую ширину. В этом случае поле Снаружи влияет на левое поле левых страниц, а правое поле правых страниц. Поля, находящиеся Внутри, - это правое поле на левой странице и левое поле на правой странице.

По умолчанию в поле Применить установлено значение Ко всему документу. Однако можно изменить размеры полей от курсора до конца документа, если в раскрывающемся списке Применить выбрать значение До конца документа.

Набор текста

Программа разработана так, что позволяет пользователю облегчить работу с текстом. Она следит за ходом работы и старается предложить помощь. В фоновом режиме работают следующие средства Word.

программа Помощник оценивает ход работы и делает предложения по улучшению ее эффективности.

средство Автозамена автоматически исправляет ошибки в словах, имеющихся в словаре.

средство проверки орфографии и грамматики (Правописание), просматривает текст, обнаруживая орфографические и грамматические ошибки.

Ввод текста в процессоре Word осуществляется в окне документа. Вводимый текст появляется там, где находится курсор. По мере ввода символов курсор перемещается. Чтобы заменить текст необходимо включить режим Замена. В режиме замены надпись ЗАМ выделена черным цветом. По достижении правого поля текст автоматически переходит на новую строку абзаца. Нажатие клавиши Enter заканчивает текущий абзац и создает новый (пустую строку) – это жесткий возврат каретки.

В обычном режиме у левого края строки располагается черная горизонтальная пометка. Это маркер определяет конец документа. Перевести курсор, вставить текст или объект нельзя, но сместить маркер вниз можно, расширив доступное пространство вводом нового текста или нажатием клавиши Enter.

Списки

Для улучшения внешнего вида документа и облегчения понимания иго смысла в Word имеются специальные средства, предназначенные для работы со списками. Можно использовать два основных типа списков:

списки с нумерацией;

списки с пометками.

Номера в списке автоматически корректируются при внесении нового элемента. Имеются возможности сортировки списков.

Список с пометками. Каждый элемент такого списка выделяется специальной пометкой. Расположенной слева от самого элемента. Создание списка с пометками осуществляется на странице Маркированный. Среди предлагаемых вариантов выбрать подходящий и щелкнуть на нем мышью.

Для более летального форматирования списка в диалоговом окне следует нажать кнопку Изменить. Откроется окно Изменение маркированного списка.

С помощью полей Положение маркера и Положение текста регулируются соответственно положение маркера и текста в абзаце. Как правило, первая строка выравнивается по левому краю, остальные смещаются вправо.

Группа опций Символ маркера предназначена для выбора внешнего вида символа-метки.

Внешний вид списка, получающегося с учетом выбираемых параметров, схематически отображается в рамке Образец.

Список с нумерацией. Для создания и форматирования списков с нумерованными элементами используется страница Нумерованный диалогового окна Список.

Как и для страницы Маркированный, здесь содержится семь готовых вариантов форматирования списка и опция Нумерация. Последняя позволяет продолжить в текущем абзаце нумерацию предыдущего списка или начать новый список.

Для более детального форматирования следует нажат кнопку Изменить и открыть окно Изменение нумерованного списка. Изменения, осуществляемые здесь, касаются в основном нумерации пунктов. Например, можно задать номер, с которого нужно начинать нумерацию в списке, текст и др.

Многоуровневые списки. Word позволяет создавать списки с несколькими уровнями вложенности. Число таких уровней ограничивается девятью.

Для создания многоуровневого списка служит страница Многоуровневый диалогового окна Список. Настройка опций выполняется для каждого уровня вложенности отдельно.

Колонки

Иногда информацию удобно представить в колонках. При использовании колонок текст переходит с нижней части одной колонки в начало следующей. Обзоры новостей, отчеты, объявления и многие другие виды публикаций удобно читать в виде газетных колонок.

Кнопка Колонки в панели инструментов допускает создание до шести колонок на стандартном листе формата А4 если этого недостаточно, диалоговое окно Колонки позволяет создавать до сорока пяти колонок. В документе, состоящем из одного раздела, все страницы будут иметь одинаковое число колонок. В документе, состоящем из нескольких разделов, можно задать отдельное разбиение на колонки для каждого раздела. Если разделы не были заданы, то Word автоматически вставляет разделители разделов перед колонками и после них. Таким образом колонки как бы отделяются от основного текста. Редактировать текст в колонках можно как обычный текст

Удобно предварительно набрать текст, который планируется разбить на колонки. После этого текст следует выделить, а затем обратиться к окну форматирования колонок.

Сноски

Для повышения информативности документа программа предоставляет возможность использования как обычных сносок, которые появляются в нижней части страницы, так и концевых сносок, которые появляются в конце документа. Word автоматически нумерует сноски и вычисляет размер пространства для размещения сносок в нижней части страницы.

Для вставки основных или концевых сносок необходимо установить курсор там, где надо помесить указатель ссылки и дать команду ВставкаСноска. После этого откроется диалоговое окно Сноски. Выбрать нужный тип сноски. Доступна как автоматическая нумерация (1,2,3…), так и любая другая, в том числе символьная.

После выбора формата нумерации Word вставит знак сноски и откроет область сноски или же укажет место, где появится сноска. Со сносками проще всего работать в обычном режиме, т.к. текст можно ввести в область сноски, а затем щелкнуть на кнопке Закрыть. В режиме разметки необходимо указать место ввода текста сноски. Для просмотра текста сноски достаточно установить указатель на знак сноски. Если навести указатель мыши на знак сноски, он изменит свою форму, а во всплывающем окне появится текст сноски. Если указатель убрать – текст исчезнет.

Колонтитулы

На каждой странице может понадобиться всевозможная постоянная информация, такая как название главы, указание автора или организации, в которой создан документ. Для размещения такой информации используются верхний и нижний колонтитулы, которые располагаются в верхнем и нижнем поле страницы. Для вставки колонтитула необходимо дать команду ВидКолонтитулы. Текст документа «пригаснет», а в верхней части документа включится область колонтитула. Откроется и панель инструментов Колонтитулы.

После необходимо ввести текст в колонтитул. При создании и редактировании колонтитулов пользуются кнопками панели Колонтитулы.

Чтобы отключить колонтитулы на первой странице или разместить разные колонтитулы на четных и нечетных страницах, щелкнуть на кнопке Параметры страницы на панели Колонтитулы и выбрать нужную установку на вкладке Макет. Для создания разных колонтитулов на первой и последующих страницах установить флажок Различать колонтитулы первой страницы. Word расположит на первой странице другой колонтитул. Если же нужны разные колонтитулы для четных и нечетных страниц, установить соответствующий флажок в диалоговом окне Параметры страницы. Ввести текст в первый колонтитул и щелкнуть на кнопке Переход к следующему на панели Колонтитулы, после чего ввести текст противоположной страницы.

Для просмотра колонтитулов можно использовать режим предварительного просмотра или режим разметки.

Создание таблиц

Существует несколько способов создания таблиц. Первым из них является использование команды ДобавитьТаблица в меню Таблица. При этом на экране появится диалоговое окно Вставка таблицы.

В полях Число столбцов и Число строк нужно указать соответственно число колонок и число строк в таблице. По умолчанию таблица будет состоять из пяти колонок и двух строк. В группе опций Автоподбор ширины столбцов задается ширина колонки в сантиметрах. Можно использовать значение Авто для опции Постоянная, тогда ширина будет подобрана автоматически так, чтобы таблица по ширине поместилась в рамки полосы набора. Первоначально ширина всех колонок одинакова.

Свежие статьи
Популярно сейчас
Почему делать на заказ в разы дороже, чем купить готовую учебную работу на СтудИзбе? Наши учебные работы продаются каждый год, тогда как большинство заказов выполняются с нуля. Найдите подходящий учебный материал на СтудИзбе!
Ответы на популярные вопросы
Да! Наши авторы собирают и выкладывают те работы, которые сдаются в Вашем учебном заведении ежегодно и уже проверены преподавателями.
Да! У нас любой человек может выложить любую учебную работу и зарабатывать на её продажах! Но каждый учебный материал публикуется только после тщательной проверки администрацией.
Вернём деньги! А если быть более точными, то автору даётся немного времени на исправление, а если не исправит или выйдет время, то вернём деньги в полном объёме!
Да! На равне с готовыми студенческими работами у нас продаются услуги. Цены на услуги видны сразу, то есть Вам нужно только указать параметры и сразу можно оплачивать.
Отзывы студентов
Ставлю 10/10
Все нравится, очень удобный сайт, помогает в учебе. Кроме этого, можно заработать самому, выставляя готовые учебные материалы на продажу здесь. Рейтинги и отзывы на преподавателей очень помогают сориентироваться в начале нового семестра. Спасибо за такую функцию. Ставлю максимальную оценку.
Лучшая платформа для успешной сдачи сессии
Познакомился со СтудИзбой благодаря своему другу, очень нравится интерфейс, количество доступных файлов, цена, в общем, все прекрасно. Даже сам продаю какие-то свои работы.
Студизба ван лав ❤
Очень офигенный сайт для студентов. Много полезных учебных материалов. Пользуюсь студизбой с октября 2021 года. Серьёзных нареканий нет. Хотелось бы, что бы ввели подписочную модель и сделали материалы дешевле 300 рублей в рамках подписки бесплатными.
Отличный сайт
Лично меня всё устраивает - и покупка, и продажа; и цены, и возможность предпросмотра куска файла, и обилие бесплатных файлов (в подборках по авторам, читай, ВУЗам и факультетам). Есть определённые баги, но всё решаемо, да и администраторы реагируют в течение суток.
Маленький отзыв о большом помощнике!
Студизба спасает в те моменты, когда сроки горят, а работ накопилось достаточно. Довольно удобный сайт с простой навигацией и огромным количеством материалов.
Студ. Изба как крупнейший сборник работ для студентов
Тут дофига бывает всего полезного. Печально, что бывают предметы по которым даже одного бесплатного решения нет, но это скорее вопрос к студентам. В остальном всё здорово.
Спасательный островок
Если уже не успеваешь разобраться или застрял на каком-то задание поможет тебе быстро и недорого решить твою проблему.
Всё и так отлично
Всё очень удобно. Особенно круто, что есть система бонусов и можно выводить остатки денег. Очень много качественных бесплатных файлов.
Отзыв о системе "Студизба"
Отличная платформа для распространения работ, востребованных студентами. Хорошо налаженная и качественная работа сайта, огромная база заданий и аудитория.
Отличный помощник
Отличный сайт с кучей полезных файлов, позволяющий найти много методичек / учебников / отзывов о вузах и преподователях.
Отлично помогает студентам в любой момент для решения трудных и незамедлительных задач
Хотелось бы больше конкретной информации о преподавателях. А так в принципе хороший сайт, всегда им пользуюсь и ни разу не было желания прекратить. Хороший сайт для помощи студентам, удобный и приятный интерфейс. Из недостатков можно выделить только отсутствия небольшого количества файлов.
Спасибо за шикарный сайт
Великолепный сайт на котором студент за не большие деньги может найти помощь с дз, проектами курсовыми, лабораторными, а также узнать отзывы на преподавателей и бесплатно скачать пособия.
Популярные преподаватели
Нашёл ошибку?
Или хочешь предложить что-то улучшить на этой странице? Напиши об этом и получи бонус!
Бонус рассчитывается индивидуально в каждом случае и может быть в виде баллов или бесплатной услуги от студизбы.
Предложить исправление
Добавляйте материалы
и зарабатывайте!
Продажи идут автоматически
5057
Авторов
на СтудИзбе
456
Средний доход
с одного платного файла
Обучение Подробнее