Информационные технологии документационного обеспечения профессиональной деятельности товароведа

Тема 2. Информационные технологии документационного обеспечения профессиональной деятельности товароведа

Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.

Вопрос 2. Организация электронного документооборота. Средства создания электронного документооборота. Компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Компьютерные технологии подготовки иллюстраций деловой графики. Виды компьютерной графики. Средства работы с растровой и векторной графикой. Подготовка печатной продукции на компьютере. Особенности технологий подготовки текстовых документов на основе использования настольных издательских систем. Программы распознавания текстов.

Вопрос 1. Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. Требования к оформлению товароведной документации.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Рекомендуемые материалы

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

· документирование деятельности;

· организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа

Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:

1. Общая часть документа:

1. Титульный лист

2. Оглавление

3. Содержание (для документов более 30 страниц)

4. Аудитория документа

5. Назначение документа

6. Аннотация (краткое изложение содержания)

7. Сведения об авторах

8. Список использованных материалов

9. Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)

10. Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)

11. Список изменений (для версионных документов)

2. Тело документа

3. Приложения

Порядок следования разделов — ориентировочный.

Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.

Собственно требования к оформлению графических документов основываются на следующих нормативных ссылках:

ГОСТ 2.102 - 68. ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов.

ГОСТ 2.103 - 68. ЕСКД. Стадии разработки.

ГОСТ 2.104 - 68. ЕСКД. Основные надписи.

ГОСТ 2.105 - 95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

ГОСТ 2.106 - 95. ЕСКД. Текстовые документы.

ГОСТ 2.109 - 73. ЕСКД. Основные требования к чертежам.

ГОСТ 2.111 - 68. ЕСКД. Нормоконтроль.

ГОСТ 2.118 - 73. ЕСКД. Техническое предложение.

ГОСТ 2.119 - 73. ЕСКД. Эскизный проект.

ГОСТ 2.120 - 73. ЕСКД. Технический проект.

ГОСТ 2.301 - 68. ЕСКД. Форматы.

ГОСТ 2.302 - 68. ЕСКД. Масштабы.

ГОСТ 2.303 - 68. ЕСКД. Линии.

ГОСТ 2.304 - 81. ЕСКД. Шрифты чертежные.

ГОСТ 2.305 - 68. ЕСКД. Изображения-виды, разрезы, сечения.

ГОСТ 2.306 - 68. ЕСКД. Обозначения графических материалов и правила их нанесения на чертеж.

ГОСТ 2.307 - 68. ЕСКД. Нанесение размеров и предельных отклонений.

ГОСТ 2.309 - 73. ЕСКД. Обозначения шероховатости поверхностей.

ГОСТ 2.310 - 68. ЕСКД. Нанесения на чертежах обозначений покрытий, термической и других видов обработки.

ГОСТ 2.311 - 68. ЕСКД. Изображение резьбы.

ГОСТ 2.312 - 72. ЕСКД. Условные изображения и обозначения швов сварных соединений.

ГОСТ 2.313 - 82. ЕСКД. Условные изображения и обозначения неразъемных соединений.

ГОСТ 2.316 - 68. ЕСКД. Правила нанесения на чертежах надписей, технических требований и таблиц.

ГОСТ 2.701 - 84. ЕСКД. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению.

ГОСТ 21.101 - 97. СПДС. Основные требования к проектной рабочей документации.

ГОСТ 21.110 - 95. СПДС. Правила выполнения спецификаций оборудования, изделий и материалов.

ГОСТ 21.401 - 88. СПДС. Технология производства. Основные требования к рабочим чертежам.

ГОСТ 21.404 - 85. СПДС. Автоматизация технологических процессов. Обозначения условные приборов и средств автоматизации в схемах,

Часть этих ссылок может указывать на работу с конкретной группой товаров, например, изделий из древесины:

ГОСТ 6449.1 - 82. Изделия из древесины и древесных материалов. Поля допусков для линейных размеров и посадки.

ГОСТ 6449.5 - 82. Изделия из древесины и древесных материалов. Неуказанные предельные отклонения и допуски.

ГОСТ 7016 - 82. Древесина. Параметры шероховатости поверхности.

ГОСТ 7307 - 75. Детали из древесины и древесных материалов. Припуски на механическую обработку.

ГОСТ 9330 - 76. Основные соединения деталей из древесины и древесных материалов. Типы и размеры.

Говоря о существующих требованиях к бланкам документов, необходимо отметить, что бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, реквизиты которых варьируются в зависимости от учредительных документов организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.
Различают способы: центрированный (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) и
флаговый (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под отдельные реквизиты оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.

Для внутренних документов часть реквизитов может не воспроизводиться.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом отдельные реквизиты печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Для изготовления бланков предприятия применяется плотная бумага светлых тонов — плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а белизна — не менее 90%. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).

Изготовление и использование бланков предприятия с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) предприятия должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.
Бланки предприятия подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров.

Тема 3. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных данных (на примере табличного редактора Ехсе1)

Вопрос 1. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров. Рабочее окно табличного процессора и его элементы.

Вопрос 2. Типовая технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора.

 Вопрос 1. Основные функциональные возможности современных табличных процессоров. Рабочее окно табличного процессора и его элементы.

Назначение процессоров электронных таблиц – обработка и наглядное отображение данных, представленных в табличной форме. В целом, табличные процессоры обеспечивают:

- ввод, хранение, редактирование, сортировку, отображение и печать данных;

- построение графиков и диаграмм по данным таблицы и вывод их на печать.

- обработку данных с помощью встроенных (стандартных) математических, логических и иных функций;

- поиск в одной или нескольких таблицах данных, удовлетворяющих заданным критериям, в т.ч. выполнение функций баз данных, создание сводных таблиц, консолидация данных;

- моделирование – для оптимального решения поставленной задачи (Подбор параметра, Таблица подстановки);

- программирование (встроенный язык VBA) для задания процесса автоматической обработки данных в соответствии с требованиями пользователя (программирование макрокоманд).

Табличные процессоры предоставляют:

- справочную систему и контекстную подсказку;

- средства для оформления и модификации экрана и таблиц, которые могут быть определены в соответствии с требованиями пользователя (разбиение экрана на несколько окон, фиксирование заголовков строк, столбцов таблицы, ее форматирование);

- различные шаблоны для создания бланков и прочих документов.

Перед непосредственным освоением приемов работы с табличным процессором Ехсе1 необходимо усвоить ряд терминов.

§ Рабочая книга (или просто книга) – предназначенный  для обработки и хранения данных файл с произвольным именем и расширением .xls,  включающий набор листов, к которым могут относиться:  рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. По умолчанию рабочая книга содержит 3 рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью.

§ Рабочий лист (или просто лист) -  основная электронная таблица.

§ Активная ячейка – ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия. Активизация ячейки производится щелчком левой клавиши мыши, после чего ее контур выделяется черной рамкой. Ее адрес и содержимое отображаются в Строке формул.

§ Указатель ячейки – адрес ячейки, состоящий из названия (индекса) столбца и номера строки. Например, ячейка В4 находится на пересечении столбца В и строки 4.

§ Поле имени – область, отображающая адрес активной ячейки.

§ Строка формул – это отличительный элемент окна программы Excel (устанавливается при использовании пункта меню Вид→Строка формул), назначение которого состоит в:

- отображении содержимого выделенной ячейки полностью;

- просмотре формулы, установленной в ячейке (т.к. в ячейке на листе выводится результат вычислений по этой формуле);

- редактировании записанной в ячейке информации.

Как любая программа операционной системы Windows, Excel выполняет-ся в своем собственном окне, которое открывается после ее запуска.

Окно Excel содержит следующие элементы: строку заголовка, строку меню,  панели инструментов, строку формул,  рабочую область, ярлыки листов,  строку состояния и полосы прокрутки.

Рабочая область окна Excel — это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги. В верхней и левой части электронной таблицы находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, заданное буквами латинского алфавита: А, В, … Z, АА, АВ, … ZZ, а каждая строка – номер: 1, 2, 3,…65536. Разбиение рабочей области на ячейки является максимально возможным, т.е. разбить ячейку на более мелкие нельзя. Поэтому при формировании структуры таблицы используют только объединение ячеек исходя из положений минимальной ячейки.

В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму:

внутри ячейки - большой знак "плюс",  показывающий на возможность  выделения диапазона ячеек;

в нижнем правом углу текущей ячейки - черный крестик, так называемый «маркер автозаполнения», который используется для ввода различных списков, последовательностей и копирования формул;

на границе текущей ячейки - стрелка влево - для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек.

Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки.

В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки для смены листов и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться по щелчку левой кнопки мыши или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl + Page Down - перейти на следующий лист, Ctrl + Page Up - к предыдущему листу.

Находящаяся в нижней части экрана строка состояния содержит информацию о том, что в данный момент исполняется программой. Например, состояние Готово означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться результат вычисления суммы, среднего, максимума и др. функций, применяемых к любым выделенным числам.

Вопрос 2. Типовая технология подготовки табличного документа на основе табличного процессора.

Операции над рабочими книгами и листами Excel

Приемы работы с файлом книги Excel (создать, открыть, сохранить) выполняются аналогично Word.

Над рабочими листами можно выполнять операции удаления, добавления, скрытия, копирования, изменения названия листа и цвета его ярлычка (для удобства работы). Для этого следует выполнить следующие действия:

1. Выделить ярлык листа или группы листов (удерживая клавишу Ctrl для несмежных листов или Shift - для смежных).

2. Вызвать один из пунктов меню (в зависимости от операции)

§ Правка ®Удалить (Переместить / Скопировать).

§ Вставка ®Лист.

§ Формат® Лист ®Переименовать; Скрыть  или Цвет ярлычка.

Или  выполнить нужную команду, вызвав контекстное меню ярлычка листа.

При работе с большими таблицами бывает сложно определить, к какой строке и к какому столбцу относится информация, так как их названия отображаются лишь в начале таблицы. Воспользовавшись командой Окно → Разделить рабочий лист, можно разделить лист на два или четыре подокна с полосами прокрутки и зафиксировать в одном из них (либо в обоих) часть таблицы с заголовками строк или столбцов. Благодаря этому при просмотре любой области таблицы будет легко определить, к каким строкам или столбцам относятся данные в подокнах. Для этого перед вызовом команды активизируется ячейка, левее которой будет проходить вертикальная линия разбивки и выше – горизонтальная. При разбивке рабочего листа разделяются также полосы прокрутки. Разместив линии разбивки должным образом, их местоположение нужно зафиксировать, воспользовавшись командой Окно → Закрепить области.

Для изменения позиции зафиксированной линии разбивки следует активизировать команду Окно→ Снять закрепление областей и переместить линию с помощью мыши в другую позицию. Удалить линию можно посредством двойного щелчка на ней. Для того, чтобы удалить все линии разбивки сразу, нужно вызвать команду Окно→Снять разделение.

Ввод/удаление, копирование, редактирование  данных.

Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, тексты, даты, время, логические значения и значения ошибок), формулы и форматы (т.е. представление, в котором данное значение должно отображаться). При вводе значения в ячейку Excel устанавливает способ его форматирования и отображает введенное значение в клетке таблицы согласно установленного формата. Значения без установленного формата, введенные в ячейку пользователем, отображаются в строке формул.

Прежде чем произвести ввод данных в ячейку необходимо осуществить перемещение курсора к нужной ячейке. Для ускорения этой операции служат клавиши клавиатуры (изучается на практическом занятии).

Чтобы произвести ввод данных требуется произвести активизацию или выделение ячейки или блока ячеек. Такими блоками могут считаться также ячейки строки или столбца. Применяются следующие способы выделения ячеек:

- всего столбца: щелчок кнопки мыши на названии столбца в строке заголовка столбцов;

- всей строки: щелчок мыши на номере строки в столбце номера строк;

- всего листа: кнопка таблицы Exсel (самая верхняя левая);

- одной ячейки: щелкнуть по ней указателем мыши;

- нескольких отдельных (несмежных) ячеек: выделяются щелчком левой клавиши мыши при удерживаемой клавише Ctrl;

- блока ячеек: выделить верхнюю ячейку и, не отпуская указатель мыши, перетащить его на расстояние нужного блока. Смежные ячейки могут быть также выделены щелчками левой клавиши мыши в ячейках крайних позиций диапазона (по диагонали) при удерживаемой клавише Shift. Аналогично клавише Shift работает клавиша F8.

- ячеек, отвечающих определенному критерию: выделить диапазон, в котором будет осуществляться поиск, вызвать команду меню Правка ®Перейти и в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Выделить. В диалоговом окне Выделение группы ячеек активизировать переключатель, задающий критерий выбора ячеек (примечания, константы, формулы, пустые ячейки, отличия по строкам/столбцам, предусматривающие, что будут выделены строки, содержимое которых отличается от  содержимого активной ячейки  и т.д.), нажать ОК.

Ввод данных состоит из трех этапов.

1. Активизировать нужную ячейку.

2. Ввести данные. Все, что будет вводиться, отобразится одновременно в активной ячейке и в строке формул. В момент начала ввода в строке формул появляются две кнопки: Ввод и Отмена, а в строке состояния отображается слово Ввод. Значения также могут быть введены непосредственно в строку формул.

3. Завершить ввод: нажатием клавиш Enter, Tab или одной из клавиш управления курсором. Для окончания ввода в строку формул использовать клавишу Enter.

Замена содержимого ячейки производится автоматически при введении в ячейку новых данных.

Удаление данных в описанных ниже случаях может производиться следующими способами:

при  очищении содержимого ячейки использование  клавиши Dе1еtе.

- при удалении данных вместе с ячейкой производится выбором команды Удалить из контекстного меню или использованием пункта меню Правка, при этом происходит смещение смежных данных таблицы на освободившееся место.

- при удалении заполненных/пустых строк или столбцов производится выделение левой клавишей мыши номера (для строки) или названия (для столбца) и выбор команды Удалить из контекстного меню или пункта меню Правка.

Перед выбором команд для удаления следует активизировать соответствующие ячейки.

В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод наборов данных.

Если на рабочем листе используется повторяющаяся информация, то можно ввести эту информацию с клавиатуры один раз, а в дальнейшем при повторном вводе первых символов ячейки, автоввод внесет остальные символы самостоятельно. Если предложенный автовводом вариант не устраивает, необходимо продолжить ввод нужного варианта с клавиатуры, при этом символы, предложенные автовводом, исчезнут.

Выделив несколько рабочих листов, можно вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого нужно выделить группу рабочих листов и ввести данные в один из них.

Если создаются метки для генерации последовательностей (чисел, месяцев в году и т.п.) нужно ввести первые два значения последовательности и воспользоваться средством заполнения Excel, которое автоматически выполнит ввод следующих значений. Если ввести 110 и 120, то последовательность продолжится 130, 140 и т.д. После выделения первой пары меток, следует найти на ячейке, с которой будет продолжен ввод значений последовательности маркер автозаполнения и перетащить его в нужном направлении. В процессе перетаскивания каждая ячейка, в образовавшемся диапазоне очерчивается слабо выделенной рамкой и появляется экранная подсказка, сообщающая, что будет введено в текущую ячейку. Excel автоматически дополнит список, когда будет отпущена кнопка мыши.

Известные последовательности, которые могут быть воспроизведены подобным образом, можно узнать через пункт меню Сервис® Параметры®Закладки®Списки.

Если требуется заполнить блок ячеек одним и тем же словом или числом, входящим в список автозаполнения, то при перемещении маркера заполнения нужно удерживать кнопку клавиатуры Ctrl.

Способы копирования данных в Excel:

А) с помощью буфера временного хранения информации:

- выделить ячейку или диапазон ячеек, содержащих данные;

- Правка®Копировать или соответствующая команда контекстного меню или кнопка Копировать на панели инструментов Стандартная;

- выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка;

- Правка®Вставить или соответствующая команда контекстного меню или кнопка Вставить на панели инструментов Стандартная.

Б) с помощью маркера заполнения (удобно для копирования форматов или формул):

- выделить копируемую  ячейку и перетащить маркер заполнения таким образом, чтобы заключить все заполняемые ячейки в широкую серую рамку. После того, как кнопка мыши будет отпущена, диапазон заполнится скопированными данными, причем, если копировалась формула в ячейках, то будет отображаться результат вычислений по этим формулам, а адреса ячеек будут изменяться от типа ссылок, используемых в исходных формулах. 

В) вставка форматов, значений и преобразованных данных (удобно при копировании и вставке части атрибутов ячеек таких, как формат или значения, замене формул их значениями, т.е. «замораживание» результатов):

- выделить ячейку или диапазон ячеек;

- поместить их в буфер обмена (Правка®Копировать);

- выделить ячейку в верхнем углу той области, в которую следует скопировать данные;

- выполнить команду: Правка®Специальная вставка; в диалоговом окне выбрать нужную операцию:

В ячейке данные можно редактировать двумя способами:

1. выделить ячейку и, щелкнув на строке формул, отредактировать данные в строке формул (удобно, когда в ячейке находится текст или длинная формула);

2. редактировать данные прямо в ячейке – для этого дважды щелкнуть на ней, а затем, щелкнув, поместить текстовый курсор на место, куда вносятся изменения, при этом можно внести как новую информацию, так и удалить лишнее.

Оформление таблицы

Для оформления (форматирования) EXCEL располагает средствами, которые представляют результаты работы в удобном виде для чтения и понимания, придают документу четкость и выразительность. Таким образом, возможным является: изменение ширины столбцов, выбор стандартных форматов чисел и дат, включая создание собственных форматов, изменение высоты строк, атрибутов шрифтов, размера, цвета и начертания символов, регулирование размещения текста внутри ячеек, скрытие столбцов, строк и линий сетки, затенение, окрашивание и обрамление диапазонов, создание для листа подложки. Для упрощения задач форматирования могут быть использованы различные стили.

Для установки формата шрифтов в выделенном диапазоне следует воспользоваться пунктом меню: Формат, Ячейки..., вкладка Шрифт или использовать поля Шрифт и Размер шрифта на панели инструментов Форматирование.

Информация, внесенная в ячейку, располагается в ней по умолчанию в одну строку. Чтобы отобразить всю информацию, занесенную в ячейку необходимо произвести одно из следующих действий:

А) уменьшить размер шрифта;

Б) увеличить размер ячейки, что может быть осуществлено несколькими способами:

1. двойным щелчком левой клавиши мыши на правой границе названия столбца или при удерживании нажатой левой клавиши мыши и перемещении границы столбца, причем в обоих случаях указатель мыши должен иметь следующий вид.

2. при использовании пункта меню Формат→Столбец, если в нужном столбце предварительно выделена ячейка. При этом ширина столбца устанавливается из расчета среднего количества символов, умещаемого в ячейке, при стандартном шрифте 0-9.

В) установить в ячейке режим переноса по словам (Формат, Ячейки..., вкладка Выравнивание), чтобы расположить текст в пределах одной ячейки в несколько строк, при этом для вставки принудительного перехода к новой строке в пределах одной ячейки используется сочетание клавиш  <Shift + Enter>.

Для изменения высоты строк используются идентичные действия.

Чтобы автоматически изменить размер ячейки, чтобы текст отображался целиком, используется пункт Автоподбор высоты строки или Автоподбор ширины столбца меню Формат→Строка/Столбец или путь Формат→Ячейки→Выравнивание, где может быть отмечена и опция переносить по словам.

В неформатированных ячейках текст выравнивается по левому краю столбца, а числа по правому краю. Для улучшения вида рабочего листа можно:

• выравнивать значения или результаты вычисления формул по левому, или правому краю или по центру ячеек;

• выравнивать названия в выделенном диапазоне ячеек (например, размещать заголовок по центру таблицы);

• менять ориентацию текста внутри ячейки;

• переносить слова внутри ячейки, так чтобы внутри ячейки помещался удобочитаемый абзац;

• объединять ячейки.

Большинство из этих характеристик настраивается с использованием пункта меню: Формат, Ячейки..., вкладка Выравнивание или команд контекстного меню.

Excel располагает множеством стандартных форматов данных:

§ общий - отображает фактическое значение ячейки (например, 1200000,1);

§ числовой - позволяет задать число знаков после запятой, для отображаемого числа (например, 1200000,10);

§ денежный – вводит денежные единицы  ( 1 200 000,10р.);

§ экспоненциальный – для отображения очень больших или малых чисел (1,20Е+06);

§ процентный – вводит после знака числа % (1200000,10%);

§ время (например, 2:24:00);

§ дата (например, 26 июн) и др.

В пользовательские (собственные) форматы можно включить символы и знаки, любой из 16 цветов, устанавливать число знаков после запятой. Таким образом, например,  может быть установлено изменение форматов и цветов в зависимости от значений в ячейке.

Так, # ##0,00; [Красный] - # ##0,00 означает, что отрицательные значения будут выделены красным цветом, при этом  число в ячейке будет с дробной частью и с разделителем тысяч.

Формат отображения чисел устанавливается с использованием пункта меню: Формат, Ячейки..., вкладка Число. Действие, производимое над данным числом в случае установки того или иного формата можно прочитать в нижней части диалогового окна, а образец отображения - в правой части.

Также Exсel позволяет производить форматирование ячейки с учетом содержащихся в ней данных, имеющее название «условное», поскольку оно выполняется на основании проверки определенных условий, таких как значение в ячейке больше или меньше определенного числа или соответствует ли содержимое ячейки определенному слову. Таким образом, могут варьироваться атрибуты шрифта, границ и заливки ячеек.

Чтобы применить условное форматирование к выделенным ячейкам, нужно выбрать команду Формат → Условное форматирование. После того как откроется диалоговое окно Условное форматирование в первом его списке указывается  способ условного форматирования — значение или формула.

Если при форматировании должно учитываться значение ячейки (число, текст или дата), в первом списке выбирается пункт значение. В том случае если для формирования условия в окне Условное форматирование нужно использовать формулу, возвращающую значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, в первом списке окна слева требуется выбрать пункт формула.

Во втором раскрывающемся списке можно выбрать один из условных операторов: между,  вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно. Могут быть заданы два условия, чтобы разные данные имели отличающееся форматирование. Для этого после формирования первого условия, необходимо щелкнуть на кнопке «а также » и ввести второе условие. В оставшихся текстовых полях вводятся константы или формулы. После щелчка на кнопке Формат на экране появляется вариант диалогового окна Формат ячеек, где присутствуют только три вкладки: Шрифт, Граница и Вид для указания нужного шрифта, границ, параметров затенения и цветового оформления, которые должны быть применены в случае, если условие будет выполнено.

Если в качестве условия используется формула, например, в случае, когда необходимо выяснить, в какие месяцы наблюдался рост продаж данного товара, а именно, если необходимо выделить в одном столбце ячейки, где содержатся значения, которые отличаются в ту или иную сторону от значений из другого столбца. Для этого нужно выделить форматируемый столбец, выбрать в первом списке диалогового окна Условное форматирование пункт формула, во втором поле окна выбрать условный оператор больше или равно, а затем в третьем поле ввести формулу, например,  =А1*1,15, что означает: в данном столбце будут определенным образом форматированы ячейки, превышающие значения столбца А на 15%.

  Если необходимо, чтобы ячейка, например  Е8, выделялась цветом, если содержащееся в ней значение принадлежит диапазону, необходимо ввести такое условие: =И (Е8>120; Е8<160).

Следует обратить внимание на то, что лист рабочей книги Exсel представляет собой электронную таблицу, но разбиение листа на строки и столбцы не отображается при выводе документа на печать, а служит только для упорядочивания информации и удобного проведения расчета.

Чтобы при печати листа информация выводилась в виде таблицы необходимо задать линию сетки, для этого нужно выделить данные, выбрать пункт меню Формат ячейки→Граница и в появившемся диалоговом окне установить тип линии, ширину, цвет, диапазон границ (внутренние, внешние, верхние).

Для создания на рабочем листе подложки – изображения (переведенного в формат рисунка), тиражируемого на каждой  странице в пределах данного листа необходимо выбрать команду Формат →Лист→Подложка, после чего в появившемся диалоговом окне указать нужный рисунок.

Кроме поэтапной работы с оформлением ячеек таблицы Ехсе1 предоставляет возможность автоматического форматирования таблиц, т.е. применение предустановленных форматов к выделенным диапазонам-таблицам. Предлагаются шестнадцать различных вариантов формата, которые применимы для таблиц, в которых названия расположены в левом столбце и в верхних строках, а итоговые значения вычислений помещаются в нижней строке или правом столбце. Предустановленные форматы включают такие элементы, как форматы чисел, обрамления, шрифты, узоры, выравнивание, ширина столбцов и высота строк. Чтобы включить режим автоматического форматирования, нужно сначала выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем выбрать команду Автоформат (меню Формат). Для выбора отдельных элементов форматирования команды используют кнопку Параметры. По умолчанию форматирование производится по всем элементам формата.

Пользователь может произвести копирование формата. Оно осуществляется при использовании команды Специальная вставка, в диалоговом окне которой отмечается соответствующая опция, или производится автоматически вместе с копированием данных через буфер обмена или если используется маркер автозаполнения. Копирование данных может быть также осуществлено при использовании кнопки панели инструментов Копирование по образцу: один щелчок указателем мыши по ней позволяет произвести одно копирование, двойной щелчок – многократное копирование. Для отмены копирования по образцу используется клавиша клавиатуры Esc или повторный щелчок по кнопке.

Проведение вычислений

Для проведения вычислений Ехсе1 предлагается ряд возможностей:

А. Авто вычисление (АВЧ) - используется для быстрого анализа числовых данных и наиболее удобно, если промежуточные результаты не нужно располагать на имеющемся листе. Для использования АВЧ нужно выделить первую ячейку диапазона и перетащить указатель мыши к его последней ячейке. В строке состояния отобразится результат расчета. Выбор действий, производимых с данными, выбирается из контекстного меню строки состояния:

- среднее (выводит среднее значение диапазона);

- количество значений (показывает количество заполненных ячеек диапазона, содержащих текст или число);

- количество чисел (считает количество ячеек диапазона, содержащих числа);

- MAX, MIN;

- сумма ячеек диапазона.

Б. Авто сумма – быстрый способ получения суммы чисел  для диапазона ячеек: выбрать ячейку, в которой будет отображаться сумма, нажать на кнопку панели инструментов S (сумма), после чего Excel самостоятельно определяет в каком диапазоне нужно выполнить суммирование и показывает его в движущейся рамке и, если выделен нужный диапазон, нажать Enter, в противном случае необходимо выделить анализируемый диапазон самостоятельно и нажать Enter.

В. Формулы. При создании формулы ее выражение  следует начинать со знака “равно” или щелчка на кнопке “=” в строке формул. В качестве аргумента формулы записывается не значение ячеек, а их адреса. Адрес ячейки формулы можно ввести с клавиатуры (латинские буквы) или щелкнув мышью на нужной ячейке или выделив их диапазон. Знаки арифметических действий вводятся с клавиатуры. Например, = А1+В2-С3. Написанные формулы заканчиваются нажатием кнопки Enter. В формулах могут быть использованы комбинации встроенных функций и арифметических действий.

Г. Встроенные функции. Список функций Excel достаточно велик и является мощным инструментом для разного рода вычислений. Обращение к функциям осуществляется с помощью пункта меню Вставка→Функции. В диалоговом окне Функции содержится 2 поля: в одном выводится классификация имеющихся функций по типам: математический, финансовый, статистический и т.д., включая последние использовавшиеся, в другом - список функций, соответствующих типу выбранной функции. Предлагается также заполнить поле для поиска нужной функции по описанию. Ввод адресов ячеек в диалоговом окне выбранной функции можно осуществлять с клавиатуры или выделять мышью. Если в качестве аргумента формулы используется блок ячеек, то заполняется адрес первой и последней ячейки блока, в качестве разделителя используется двоеточие, например, А1:В10. В диалоговом окне функции диапазон 1 означает первую ячейку или блок смежных ячеек,  диапазон 2 – несмежную ячейку или блок ячеек к диапазону 1.   В диалоговом окне приводится описание функции, аргумента, вводимого в поле (в котором установлен курсор),  результат вычисления.

При проведении вычислений  важно учитывать как будет происходить копирование формул и функций, поскольку при копировании адреса ячеек заменяются в зависимости от типа используемой ссылки, в результате чего  выражение формулы может превратиться в некорректное. В Excel можно указать положение ячейки с помощью абсолютной, смешанной или относительной ссылок. Относительные ссылки (A1 или B1) используются в качестве имени ячейки по умолчанию и изменяются при копировании формул в другое место на шаг копирования от положения исходной ячейки. Чтобы избежать ссылок при копировании формул используют абсолютную адресацию (абсолютные ссылки). Абсолютные ссылки обозначаются “$” перед одной из составляющих адреса ячейки, например, $В$5, и используются для тех ячеек, которые должны оставаться неизменными. Иногда бывает нужно, чтобы при копировании менялась только строка или только столбец. В этом случае используют смешанную ссылку, которая содержит как абсолютные, так и относительные ссылки (например, $A6 или B$6). Установить “$” можно после окончания ввода формулы в ячейку, при этом в строке формул можно поочередно установить курсор перед каждой координатой ячейки и ввести этот знак с клавиатуры, а можно использовать клавишу F4, нажатие на которую приводит к смене типа ссылки (курсор при этом должен находиться непосредственно перед адресом абсолютируемой ячейки).

В формулах можно использовать ссылки на другие листы рабочей книги, например, чтобы сослаться на ячейку А1 листа 4 нужно включить формулу ссылки: ЛИСТ 4! А1. Если в имени листа содержатся пробелы, то ссылка на лист заключается в кавычки. Для ссылки на листы другой книги – указывается следующее: [имя_книги.xls] имя_листа!$А$1

Если при вводе формулы в ней обнаружена ошибка и Excel может предложить способ ее исправления, на экран выводится окно, в котором описано, как это сде­лать. Пользователь должен принять или отвергнуть предложение программы. Подобным образом можно исправлять ошибки, возникшие, например, из-за ввода лишней скобки или символа операции. Кроме того, в верхнем левом углу ячейки, где могут содержаться ошибки, появляется зеленый треугольник. Если данную ячейку выделить, то рядом с ней отобразится кнопка источник ошибки. Когда на нее помещается указатель мыши, рядом с кнопкой появляется описание предполагаемой ошибки, а также стрелка, которая служит для открытия меню действий кнопки. После щелчка на этой стрелке открывается список команд, предназначенных для проверки и исправления ошибок. Набор команд, предлагаемых в списке, зависит от типа ошибки. Следует отметить, что ячейки таблицы, указанные в формуле, при редактировании формулы выделяются одинаковым цветом как в выражении формулы, так и в самой таблице, что облегчает поиск соответствующей ячейки в таблице.

Значение ошибки зависит от типа ошибки, допущенной в формуле. Первым символом значения ошибки является диез (#), за ним следует текст. Этот текст может завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса. Ниже приведено описание значений ошибок:

1. ###### -это значение ошибки выводится в тех случаях, когда ширина столбца недостаточна для размещения результатов вычисления формулы и когда полученные значения даты или времени являются отрицательными числами. Для устранения ошибки необходимо увеличить ширину ячейки или установить числовой формат, позволяющий поместить значение в ячейку начальной ширины. Если полученные в результате вычисления формулы значения даты и времени явля­ются отрицательными, следует проверить правильность формулы и либо испра­вить ее, либо назначить для представления итогового значения другой формат.

2. «ССЫЛКА! - такое значение ошибки свидетельствует о том, что формула содержит ссылку на несуществующие (например, удаленные) ячейки. Подобные ошибки часто возникают после создания внешних ссылок или ссылок на другой лист рабочей книги, а также после копирования формул, когда при попытке изменить относительную ссылку программа создает ссылку на несуществующую ячейку. Следует проверить, правильно ли указан путь к документу и введено его имя, не был ли переименован или удален лист, на который имеется внешняя ссылка.

3. #ДЕЛ/О! - это значение ошибки появляется при делении на 0 (например, когда после создания ссылки удаляется содержимое ячейки, адрес которой указан в знаменателе). Необходимо внести исправления, заменив нулевое значение, или ввести значение в ячейку, если в ней не хранится никакое значение.

4. #ЧИСЛО! -такое значение ошибки появляется в случае нарушения правил, принятых в математике, или при некорректном определении аргументов функции (например, если в качестве аргумента функции, вычисляющей квадратный корень, указано отрицательное значение). Причиной появления ошибки может послужить то обстоятельство, что результат вычислений выходит за допустимый для Excel диапазон значений или функция не может рассчитать результат. Следует уточнить с помощью справочной подсистемы, каким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверить, соответствуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям.

5. #ИМЯ? - данное значение ошибки указывает на то, что при вводе имени ячейки (используется вместо адреса) допущена ошибка, и программа не может найти нужное имя ни среди имен функций, ни среди имен диапазонов. Сообщение об ошибке появляется и в том случае, если текстовое значение в формуле не заключено в кавычки или в ссылке на диапазон отсутствует символ двоеточия. Необходимо проверить правильность написания имени функции или ввести функцию заново с помощью панели формул.

6. #ПУСТО! - это значение ошибки программа выдает при неверном указании пересечения диа­пазонов, то есть если эти диапазоны не имеют общих ячеек. В этом случае нужно проверить  правильность указания диапазонов ячеек.

7. #Н/Д - такое значение ошибки появляется, когда не заданы один или несколько аргументов функции и когда происходит обращение к недоступной пользовательской функции. Пользователь может специально ввести во влияющую ячейку значение #Н/Д, которое отобразится в итоговой ячейке. Оно свидетельствует о том, что в таблицу еще будут вводиться данные. Необходимо проверить содержимое ячеек, адреса которых используются как аргументы, а также пользовательские функции и макросы.

8. #ЗНАЧ! – выводится в случае ввода аргумента или операнда недопустимого типа, следует проверить, являются ли операнды и аргументы используемого типа допустимыми.

При создании формул возможны также ошибки, заключающиеся в возникновении циклической ссылки, т.е. такой последовательности ссылок, при которой формула в ячейке через другие ссылки или напрямую ссылается сама на себя. При наличии циклической ссылки программа не может выполнить расчеты и отображает окно с предупреждением.

Для работы с циклическими ссылками в Excel предусмотрена специальная панель Циклические ссылки. Для того чтобы ее отобразить, нужно выбрать команду Сервис → Настройка и на вкладке Панели инструментов установить флажок, располо­женный слева от названия данной панели. Исправление циклических ссылок производится следующим образом: на панели инструментов Циклические ссылки отметить в списке Найти циклическую ссылку первую ячейку, затем проверить формулу, которая находится в этой ячейке, и если не она послужила причиной возникновения ошибки, выбрать в списке следующую ячейку. Проверка и правка формул должны продолжаться  до тех пор, пока в строке состояния отображается слово Цикл.

Для поиска ошибок Excel предоставляет вспомогательную функцию, с помощью которой можно графически представить связи между влияющими и зависимыми ячейками. Влияющими называют ячейки, данные которых оказывают влияние на значение текущей ячейки. Зависимой является ячейка с формулой, результат вычисления которой зависит от данных, находящихся в других ячейках.

Команды для отслеживания таких зависимостей вызываются из подменю Зависимости формул меню Сервис, а также с помощью кнопок панели инструментов Зависимости. Для того чтобы открыть данную панель, следует воспользоваться командой Сервис → Зависимости формул → Панель зависимостей. Функция отслеживания зависимостей позволяет графически обозначить связи между влияющими и зависимыми ячейками, расположенными как на одном, так и на разных листах. Если ячейка, зависимая от активной ячейки, находится на другом листе или в другой книге, она обозначается маленьким изображением таблицы. В результате двойного щелчка на линии связи открывается диалоговое окно Переход, в котором содержится ссылка на зависимую ячейку. Если необходимо отредактировать содержимое зависимой ячейки, следует выделить в данном диалоговом окне соответствующую ей ссылку и щелкнуть на кнопке ОК, вследствие чего произойдет переход в зависимую ячейку.

Для отображения формулы, содержащейся в ячейке, нужно использовать команду меню Сервис - Параметры, где на вкладке Вид диалогового окна установить флажок  Формулы. Чтобы пересчет формул осуществлялся автоматически после изменения данных на вкладке Вычисления отметить опцию Автоматически. Иначе должна быть отмечена опция Вручную, а пересчет будет осуществляться для конкретного листа при нажатии кнопки F9. Данная возможность может быть использована, когда автоматическое вычисление замедляет работу компьютера.

Установка параметров печати документа

Для установки параметров страницы выбирается соответствующая команда в меню Файл. В появляющемся диалоговом окне содержатся четыре вкладки: Страница, Поля, Колонтитулы и Лист. На каждой вкладке доступны три кнопки: Печать, Просмотр(для возможности просмотра документа в том виде, как он будет выведен на печать) и Свойства.

На вкладке Страница задается ориентация листа (книжная или альбомная), масштаб относительно оригинала (т.е. не только в натуральную величину, но и в уменьшенном или в увеличенном виде), формат бумаги и разрешение в точках на дюйм. Здесь же выбором переключателя Разместить не более чем на можно указать, как и на каком количестве страниц должен быть расположен документ.  Содержимое поля Номер первой страницы в значении «Авто» позволяет Excel автоматически выполнять нумерацию страниц, которые выводятся на печать. Однако страницы будут пронумерованы только в том случае, когда их номера включены в колонтитулы. Набрав в этом поле число, можно определить номер страницы, с которого будет начинаться нумерация.

Вкладка Поля позволяет задать размеры полей страницы и выровнять печатаемый документ по центру. Следует отметить, что поля страницы можно задавать сразу для нескольких листов рабочей книги Excel, если они были предварительно выделены. Для того чтобы выровнять документ по центру страницы, нужно установить флажки го­ризонтально и вертикально в области Центрировать на странице.

Вкладка Лист предназначена для определения сквозных строк и столбцов, используемых в качестве заголовков (для этого нужно щелкнуть на значке в правой части поля или на самом поле Сквозные строки/столбцы, затем выбрать нужные строки/столбцы в таблице), указания порядка вывода страниц на печать (вниз, затем вправо или вправо, затем вниз). Здесь также можно задать печать сетки, черно-белую или черновую печать, ввести комментарии. Если на этой вкладке установить флажок Заголовки строк и столбцов, то на печать будут выведены номера строк и названия столбцов. Кроме того, на этой вкладке может быть задана область печати.

На вкладке Колонтитулы можно выбрать стандартный колонтитул или создать новый. Для создания нового колонтитула предоставляется большой набор шрифтов и изображений.

Колонтитулы применяют с целью снабдить каждый лист информацией общего и специального назначения (название всего документа или его рубрик, имя автора, дата создания и т. д.). Колонтитулы позволяют пользователю легко ориентироваться в напечатанном документе. По умолчанию при выводе на печать в Excel колонтитулы отсутствуют, однако в случае необходимости их можно добавить на страницу.

Параметры колонтитулов задаются на вкладке Колонтитулы, которая содержит поля списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул, в которых можно выбрать один из встроенных колонтитулов (или  выбрать команду Вид → Колонтитулы)

Чтобы создать новый колонтитул, щелкните на кнопке Создать верхний/ нижний колонтитул в результате чего откроется окно, предназначенное для создания колонтитула, в котором имеются поля Слева, В центре и Справа. Содержимое колонтитула, введенное в левое поле, выравнивается по левому краю, в среднее – по центру, а в правое - по правому краю.

Текст колонтитула вводится и редактируется как в обычном текстовом редакторе; графические изображения и коды полей добавляются с помощью кнопок, расположенных в центре диалогового окна (номер страницы, всего страниц, дата, время, путь и имя файла и др.).

Коды полей представляют собой специальные символы, которые при печати документа заменяются определенными значениями. Например, код &[Файл] заменяется именем файла, код &[Дата] — текущей датой.

При необходимости отформатировать текст колонтитула, содержащего коды, нужно выделить нужный фрагмент текста, щелкнуть на кнопке Шрифт и установить требуемые параметры в одноименном диалоговом окне. Завершив форматирование колонтитула, щелкнуть на кнопке ОК, после чего на вкладке в области колон­титула появится его содержимое.

Если в колонтитул нужно вставить рисунок, нужно щелкнуть на кнопке Вставить рисунок и выбрать подходящий в открывшемся диалоговом окне. Дважды щелкнув на рисунке, он появится в текущем разделе колонтитула. Следует отметить, что в одно поле колонтитула можно поместить только один рисунок. Кнопка Формат рисунка позволяет производить форматирование вставленного рисунка.

Отдельно следует остановиться на возможности указания параметров печати через другие команды. Так, для того чтобы вывести на печать диапазон ячеек, нужно предварительно выделить его мышью, а затем вызвать команду Файл→ Область печати → Задать. Или чтобы задать область печати — щелкнуть на кнопке в правой части поля Выводить на печать диапазон вкладки Лист, а затем выделить мышью требуемый диапазон на рабочем листе. Отмеченный диапазон печати можно будет просмотреть, щелкнув на кнопке Просмотр.

Диапазон печати можно быстро выбрать и непосредственно перед печатью. Такой способ выбора имеет самый высокий приоритет, поэтому при его использовании все предыдущие установки будут отменены. Чтобы произвести данную операцию, нужно отметить требуемый диапазон, затем вызовать с помощью меню Файл диалоговое окно Печать и установить флажок Выделенный диапазон.

Если Вам понравилась эта лекция, то понравится и эта - Введение.

Нужно отметить, что по умолчанию в Excel выводимый на печать текст разбивается таким образом, чтобы полностью заполнить страницу. Компоновку печатаемых страниц, выполненную указанным способом, часто требуется изменить. Обычно это вызвано тем, что автоматическая разбивка страниц с точки зрения представления информации может быть сделана некорректно (например, имена полей будут оторваны от значений). Необходимо, чтобы распечатываемый документ был компактным и читабельным, а для этого он должен удовлетворять трем достаточно противоречивым условиям. Во-первых, логически связанные данные следует располагать рядом, а не на разных страницах. Во-вторых, при размещении информации на одной странице документ должен оставаться удобным для чтения и наглядным. В-третьих, нужно, чтобы все страницы документа по возможности были одинаково заполнены.

Для достижения такой цели можно устанавливать линии разрыва вручную: сначала выделить строку или столбец, сверху от которой или слева от которого требуется поместить линию разрыва,затем щелкнуть правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Добавить разрыв страницы. Переместив разрывы страниц за пределы области печати, можно изменить диапазон печати. При необходимости разместить на текущей странице дополнительные строки или столбцы следует перетащить горизонтальный или вертикальный разрыв страницы, в результате чего данные будут автоматически сжаты и поместятся на одной странице. Затем можно еще раз выполнить предварительный просмотр и проверить, не стал ли размер шрифта слишком маленьким. Чтобы указать, в каком месте должна заканчиваться одна страница и начинаться другая, следует установить дополнительный — принудительный разрыв страницы.

Чтобы получить представление о заполненности листа Ехсе1 и его разбиении на страницы (в т.ч. автоматическом) нужно установить режим разметки страниц (Вид→Разметка страницы или щелчок на кнопке Разметка страницы в окне Предварительный просмотр) В этом режиме выводимые на печать данные отображаются на белом фоне, а внутри каждого печатаемого диапазона, выделенного пунктиром (таким образом обозначаются разрывы страниц), указывается номер страницы, что позволяет контролировать не только размещение данных на печатаемых страницах, но и порядок вывода страниц на принтер.

Если же для указания количества страниц на котором должен быть выведен распечатываемый документ используется  переключатель Разместить не более чем на вкладки Страница диалогового окна команды Параметры страницы, то Excel подбирает масштаб документа автоматически. Для обеспечения компактности и наглядности документа Excel предоставляет такие возможности, как размещение выделенного диапазона или всего листа на одной странице либо размещение листа на заданном количестве страниц с его разбивкой по горизонтали и вертикали. Следует отметить, что программа автоматически разбивает таблицу на несколько прямоугольных диапазонов ячеек для вывода на печать на отдельных листах бумаги таким образом, чтобы каждый диапазон полностью помещался на листе. По умолчанию Excel выводит на печать прямоугольный диапазон от начальной ячейки (А1) до последней ячейки рабочего листа, содержащей текст или числовое значение. Несмежные диапазоны выводятся на отдельных страницах.

Экспорт данных из электронной таблицы в текстовый процессор Word.

Любой объект, созданный в электронной таблице (таблица или диаграмма) могут быть экспортированы в текстовый процессор. Для этого существуют две возможности: внедрение объекта и связывание. Первая предусматривает копирование объекта в буфер обмена, переход в текстовый процессор, установление курсора в место, на котором будет находиться внедряемый объект, и извлечение объекта из буфера посредством команды Вставить. Связывание объекта можно обеспечить, если в текстовом процессоре вместо команды Вставить использовать команду Специальная вставка, в диалоговом окне которой из предлагаемого списка выбирается нужный объект (таблица или диаграмма) и отмечается опция Связать. В этом случае изменения, вносимые в текстовом процессоре в объект, будут отражаться и  объекте, находящемся в исходном файле Ехсе1. Для того, чтобы эта возможность была доступна, необходимо обеспечить присутствие на носителе данных обоих файлов – исходного и в котором находится связанный объект.